淺議基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢

熊雪蓮

（四川省地質礦產勘查開發局四〇二地質隊，成都 611743）

淺議基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革趨勢

熊雪蓮

（四川省地質礦產勘查開發局四〇二地質隊，成都 611743）

基于人力資源管理視角的現代人事檔案管理是在傳統檔案管理基礎上，結合事業單位的發展規劃，將人力資源視為事業單位發展的第一資源，對以往單純的檔案整理、保管等工作進行深層次開發，強調人事相宜、事職匹配，發揮增益作用。通過科學的人事檔案管理模式改革，可以促進事業單位的發展。本文就以人事檔案管理和人力資源管理的關系作為切入點，對事業單位人事檔案管理改革的具體路徑進行探討，旨在更好地通過人事檔案管理工作幫助事業單位實現持續發展的目標。

人力資源；管理；人事檔案；變革

知識經濟時代，人才已成為事業單位實現持續發展的首要資源，此種背景下，事業單位需要開展科學、高效的人資管理，從而不斷推動事業單位工作效率的提升。人事檔案管理是人資管理中的重要環節，通過檔案信息能夠有效挖掘人才的相關信息，并加以分析及利用，從而推動事業單位的發展。此種背景下，以往單純的檔案整理、保管等人事檔案管理工作顯然已經不能適應當前事業單位發展的需要。基于此，本文就從人事檔案管理和人力資源管理的關系出發，對事業單位人事檔案管理改革的具體路徑進行較為深入的探討。

1　人事檔案管理與人力資源管理間的關系

人事檔案管理工作以人事檔案作為管理對象，人事檔案涉及人員相關的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等。這些信息能夠為人力資源管理提供重要的參考依據，因此進一步拓寬、細化人事檔案所涉及的內容，挖掘信息價值，勢必會對人力資源管理工作起到一定程度的優化、增益作用。

2　基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析

2.1人事檔案的信息收集機制變革

從現代人力資源管理視角出發，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業技能、職業素養、職業道德等情況，這些相關信息就需要通過人事檔案管理人員積極收集，不斷發掘。為深度發掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定期考評，考評內容應涵蓋職業技能水平、工作完成情況、職業道德等方面，并將考核結果歸納到各人員的人事檔案中。除這些信息外，人員對事業單位的態度及意見等也應作為人事檔案中的重要信息，因為事業單位各級人員，特別是處在工作一線的基層人員，他們審視事業單位的視角與管理人員存在一定差異。而管理人員所制定的管理決策必須緊貼工作實際，才能發揮應有的效果，因此，事業單位基層人員往往能夠提出一些緊貼工作實際，并具有一定建設性意義的建議。故在人力檔案管理的工作中，不但要全面收集人員的基本資料，還應在此基礎上，收集利用人員對于事業單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的制定，提供重要參考，促進事業單位形成一種不斷優化的良性循環機制。這就需要人事檔案人員，加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。

2.2人事檔案管理機制變革

圖1　傳統人事檔案管理流程示意圖

傳統的人事檔案管理大多只是對人員的基本信息進行歸納及保管，并沒有深度發掘這些信息所含有的價值，通過圖1也可以看出，檔案管理人員的工作也無非就是資料收集、保管這些基礎性工作。針對這一問題，應當從檔案管理人員入手，重新規劃檔案管理流程，首先為檔案管理人員制定工作目標，如檔案細化、拓展的目標，由人事檔案部門縱觀進行工作監督，檢查目標完成情況，并將目標完成情況作為人事檔案管理人員的績效考核依據，與薪資獎金掛鉤，激勵檔案管理人員充分重視人事檔案管理工作，全身心投入到人事檔案的管理工作中。此外，要求檔案管理人員對現有人事檔案進行分類、匯總，如技能水平、知識成果等信息，并將分類信息進行綜合排序，同時人員在工作過程中，會持續提升自身技術、知識水平，相應的人員信息也是動態變化的，因此管理人員需要實時掌握人員的最新信息動態，并進行定期更新。人事檔案管理人員應當將被動變主動，主動收集人員信息檔案，歸納總結人員信息，提取重要的人員信息，如定期進行人員考核等，將考核結果歸入個人檔案中。綜上所述，基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理工作，必須以人事檔案管理人員作為改革對象，從目標、制度、考核、流程等方面，全面優化檔案管理機制，推動人事檔案信息的深度發掘。

3　構建完善的人事檔案信息管理系統

傳統的人事檔案主要采用紙質媒介，面對大量的人事檔案，這些紙質檔案不但增加了保管難度，同時在查找、提取、分析等方面，也帶來了極大困難，嚴重降低了這些信息的利用效率。基于此，很多事業單位都通過現代信息技術，構建了事業單位的人力資源信息管理平臺，將傳統紙質媒介的人事檔案移至網絡媒介中，不但節省了檔案保管空間，同時通過網絡信息技術，還可實現快速的信息收集、查詢、傳遞等，并利用網絡信息共享技術，滿足事業單位不同部門以及管理人員對信息的利用需求，大大提高了人事檔案的管理效率。以下就以某單位為例，對人事檔案的信息化管理進行具體探討。

圖2　人事檔案管理系統中管理人員與用戶間的邏輯關系

某基層機關單位為某城市下屬縣級事業單位，隨著當地經濟的不斷發展，以及城鄉一體化建設的不斷推進。近年來，周邊多個村鎮陸續并入該縣，事業單位管轄面積不斷擴大，日常事務增多，人員也得到陸續擴充，隨著城鄉建設進度的進一步跟進，此種發展趨勢仍在持續，基于事業單位規模不斷擴大，傳統的紙質人事檔案管理模式顯然已經不能適應當前事業單位發展需要。基于此，事業單位積極引入信息技術，構建信息化人事檔案管理系統。系統以Web 的B/S模式作為構建框架，通過網頁瀏覽器就能連接人事檔案管理的客戶端，大大方便了使用。檔案管理系統，設置管理權限，分為管理員和用戶，管理員賬戶由檔案管理人員登錄，事業單位員工可以用戶賬戶登錄系統，上傳、查詢個人資料。管理人員可設置用戶的使用權限，并管理用戶，同時還可以對用戶進行某種功能的授權，例如：將一些事業單位機密人事檔案，設置為普通用戶無法瀏覽，如果是事業單位管理人員想要瀏覽或查詢這些信息，可由檔案管理人員給予相關權限。

剛引入人事檔案管理系統時，需要將事業單位現有人事檔案錄入到系統中，錄入方式可采用手動輸入及掃描的方式。雖然這需要一定的人力、財力的投入，但通過系統錄入后，將大大提升人事檔案的管理效率，從遠期利潤角度來看，是利大于弊的。

4　結 語

人事檔案涉及人員相關的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等，這些信息能夠為人力資源管理提供重要參考依據。在知識經濟時代，為充分發揮人力資源對事業單位發展的重要價值，事業單位應當從信息主動收集、信息分類管理以及信息化檔案管理等方面實現人事檔案管理變革，充分發掘人事資源的信息價值，推動人資管理的進一步優化，助力事業單位實現可持續發展的戰略目標。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.118

F272.92；G275.9

A

1673-0194（2016）14-0165-02

2016-06-02