關于成人教育學籍檔案優化管理的對策研究

陳偉泉

摘要：就廣東地區成人教育學籍檔案管理現狀進行分析，提出成人教育中學籍檔案管理過程中的難點，其中包括學籍內容繁雜、學籍管理人員缺乏專業能力等。針對這些問題，在成人檔案管理過程中，相關人員需要完善學籍信息、保證學籍內容的準確性和規范性，進而使學籍檔案管理工作得到優化。

關鍵詞：成人教育 學籍檔案優化 檔案信息

隨著社會的進步，“繼續教育”越來越受到人們的關注，成人教育為“繼續教育”的發展做出了重要貢獻。但是在實施過程中，也出現了一些問題，例如學籍檔案管理落后等。因此相關管理人員需要加大對這一問題重視力度，并制定出切實可行的管理政策，為成人教育的發展奠定堅實的基礎。

一、成人教育學籍檔案管理的難點

成人教育屬于組織中的一個教育過程，不管是否正規，在社會上均被視為成年人增長能力的方式。成人教育的辦學形式中，如學習形式、學歷層次、學習方式等存在著多樣性特點。因此需要記載的材料復雜多樣，各種資料的收集具有一定的難度，具體表現為：

1.學習檔案管理中漏洞較多，管理較為混亂

在這種問題下，成人教育學籍檔案中存在較多的漏洞，使學籍材料不夠齊全。同時由于因為辦學周期較長，涉及的方面較廣，導致建檔和歸檔困難。辦學層次和辦學種類的繁多，造成時間的編目和組卷工作十分混亂。

2.管理人員專業能力不足

在檔案管理過程中，人員隊伍素質不高，很多管理人員并不是相關專業畢業的，這就造成檔案管理工作十分薄弱。

3.學籍檔案管理手段不夠完善

部分辦學機構管理層，對于現代化檔案管理技術手段不是十分了解，導致管理難以滿足社會的需要。有些院校還沒有使用檔案管理相關軟件，這就導致檔案信息存在重復勞動現象，檔案管理工作效率低下。

二、優化成人教育教學檔案管理對策

1.補充學籍檔案信息，完善學籍材料

為了完善成人學籍檔案內容，管理人員要對材料進行嚴格要求，具體內容如下：第一，當學生入學后，要及時將檔案收回，作出適當整理后，交給學校學籍部保存。這樣做的主要目的是為了防止學籍遺失，以便日后建檔。第二，當學生入學進行學籍表格填寫時，要求學生統一貼上彩色尺寸照片，禁止學籍無照片現象出現。第三，每份學籍檔案中必須具備學生的入學通知書、考生信息、學生成績單、登記表、學習卡以及實習考核鑒定等所有與學生相關的材料，從而保證有據可查。

2.保證學籍檔案的準確性和規范性

（1）嚴肅成績管理。學生成績直接反映學生的學習情況，嚴肅學生成績管理主要通過以下方面著手：一是對管理手段做出適當的改進，開發并充分利用具有專業性的學籍管理軟件。二是加強監管力度，禁止任何人員或者單位對學生學籍中信息進行改動或者取消。三是對網絡安全進行嚴格管理，禁止非法人員通過網絡途徑對學生成績做出惡意改動或者破壞。

（2）對學籍檔案的書寫規格進行統一。學籍的書寫不僅要清晰美觀，其規格也要統一。對于學籍檔案的規范需要從以下幾點入手：一是在學籍中的表格必填項目不能留白。二是必須使用黑色碳素筆填寫學籍內容，禁止使用藍色墨水和鉛筆進行書寫。三是學生出生日期必須填寫，內容要和學生身份證一致。四是文字要采用簡體中文。

（3）依照法定程序對學籍信息進行修改。對于涉及到學生個人信息，例如學生姓名、身份證號等，在原則上是不允許更改的。如果有必要，需要遵循以下幾個步驟進行更改：一是學生本人填寫，并向有關部門提交《學籍信息變更申請表》。二是以公安機關提供的戶籍證明為依據，并提供相關材料和復印件。三是對證明材料做出嚴格審核和驗證。四是將申請交由學院領導審批，如果學院不同意進行更改，需要及時通知學生。五是如同意更改，需要將文件抄送上級部門進行備案。六是向學生下發同意修改文件，同時將文件進行上報，并將有關信息進行掛網處理。如果學籍檔案中的信息正確，學生已領取完畢業證書，則不允許進行修改。

（4）保證學籍檔案的正確性。學籍檔案中最為重要的就是其真實性。成人教育的學生畢業之后，只有學籍卡是保留在學校的，其他先關文件均被加蓋公章后，交由原單位的人事部門人員管理，或者將其存放在當地的人才交流中心。近幾年，各個用人單位對學生的學籍檔案越來越重視。學籍檔案中的內容如果缺乏一定的針對性特點，不利于人才的選拔。因此，相關教師或者管理者需要實事求是的對學生的各方面行為、能力等做出綜合評價。學籍檔案的相關管理部門需要充分發揮其監督功能，對班主任填寫內容作出嚴格監督，禁止學生本人對檔案進行填寫，防止虛假行為的出現，進而保障成人教育學籍檔案的真實性。

總而言之，在實施成人教育學籍檔案管理過程中，相關管理部門首要加強管理人才隊伍的建設，同時嚴格管理程序，建立健全的管理體系。另外，在管理過程中，要加強對學生成績的管理，規范學籍書寫格式，進而保證學籍檔案的真實、有效。

參考文獻

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