大數據背景下高校檔案管理提升策略

李麗

摘要：文章介紹了大數據的概念及其特征，結合高校檔案工作特點，分析了大數據背景下高校檔案工作面臨的挑戰和機遇，并從完善基礎設施建設、夯實工作基礎、加強人才培訓等方面提出了應對策略。

關鍵詞：大數據 云計算 檔案管理

隨著計算機技術、互聯網技術的迅猛發展，數字化、信息化手段突飛猛進。近年來大數據、云計算的運用和飛速發展，全方位改變了人們的生產和生活方式。

一、大數據及其特點

2015年8月，國務院印發了《促進大數據發展行動綱要》，指出“大數據是以容量大、類型多、存取速度快、應用價值高為主要特征的數據集合”。文件從戰略全局高度，明確了頂層設計，是指導我國未來大數據發展的綱領性文件。

按照麥肯錫全球研究所的定義，大數據是在獲取、存儲、管理、分析等方面大大超出了傳統的數據庫軟件工具處理能力范圍的數據集合，是以體量巨大（Volume）、類型繁多（Variety）、存取速度快（Velocity）、價值密度低（Value）為基本特征的數據集。根據大數據的概念界定及其“4V”特征，大數據并不直接或者完全意味著大價值，其應用本質是披沙瀝金，關鍵是數據的分析、挖掘過程，以求釋放大數據潛在的價值。

隨著近幾十年來我國高等教育事業的發展，高校信息化日益完善。高校檔案具有種類多樣、內容廣泛，存儲形式多，資源體量大、數據冗余度較高，調閱頻繁、綜合利用率較高等特點，與大數據特征比較吻合。大數據的海量信息、多數據類型、快速存取、低價值密度特征為高校檔案信息資源的數據挖掘與數據分析提供了技術支撐。

二、大數據時代檔案管理面臨的挑戰與機遇

互聯網技術、計算機技術的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的變革。特別是大數據、云計算的快速發展，檔案管理工作既需要應對嚴峻的挑戰，又面臨嶄新的發展機遇，有廣闊的發展前景。

1.大數據時代檔案管理面臨的挑戰

（1）網絡安全、數據安全的挑戰。一定程度上說，信息技術是一把雙刃劍。復雜系統和海量數據的存在，網絡安全、信息安全、數據安全問題也日趨緊迫。從實踐看，黑客攻擊、系統漏洞、網絡癱瘓層出不窮，數據外泄、個人信息泄露、隱私非法傳播等也時常發生。檔案錄入、存儲、復制的信息化手段越高，安全風險越大，沒有安全保障的信息化是沒有存在價值的，檔案管理工作尤其如此。

（2）檔案處理技術與標準的挑戰。與傳統檔案相比，數字化檔案面臨著歸檔難和分類存儲問題，尤其是多媒體技術的發展，電子檔案成為復雜的多種檔案信息的混合物，很難明確歸類，相關標準亟待完善。如電子文本檔案可以圖文批注，可以插入音頻、視頻、圖像等，其歸屬較難區分。同時，電子檔案信息與載體分離，既具有可控性，又有可變性特點，數據的更改、復制等很難被察覺，電子檔案在復制、傳播過程中，與傳統檔案相比，原件和復制件較難區分，給檔案管理工作增加了難度。

（3）人才缺乏。大數據和云計算的快速發展和在檔案管理方面的廣泛應用，對從業人員提供了更高的要求，檔案管理工作面臨人才緊缺的挑戰。特別是在高等院校中，專業檔案人員本身就缺乏，從業者屬于教輔人員，在崗位設置、職稱評聘、個人發展、待遇薪酬等方面難以與教學一線相比，本身缺乏吸引力，難以引進高素質人才。另外，傳統檔案管理者往往信息技術水平不高，系統軟件、工具軟件不熟練；而掌握信息技術的網絡、系統方面人才往往不懂檔案，既懂檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才非常缺乏。隨著信息化手段的日新月異，大數據的飛速發展和應用，檔案管理的人才瓶頸將日益突出。

2.大數據時代檔案管理面臨的機遇

（1）信息化技術和大數據的發展優化提升了檔案的儲存保管手段。數字化、信息化的檔案管理是對傳統檔案儲存、保管方式的根本性變革，大數據、云計算的發展更是使檔案管理有了質的飛躍。電子檔案既能客服傳統檔案保管易受外界環境影響的弊端，也能減少因檔案反復查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患，檔案保管的時效性甚至能無限期延長，查詢、借閱、復制等的成本甚至能忽略。信息化發展給檔案管理帶來革命性的變革。

（2）易于查詢、復制，更能充分發揮檔案的信息資源功能。檔案是重要的信息資源，這自然已成共識。隨著信息化手段的運用，檔案的重要性不僅體現在提供佐證和相關資料，促進規范管理和科學決策，而且隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”將變成“活數據”，其重要性、使用價值將獲得極大提高，檔案作為寶貴的信息資源，在經濟社會發展中將發揮越來越大的作用。

（3）大數據與云計算的應用將為檔案管理帶來革命性的飛躍。孤立的檔案價值再大，往往只是自身價值，發揮的是“點”的效應。在互聯網平臺上通過聯網共享，“點”聯接成線，“線”編織成“網”，發揮的將是“網”的巨大效應。特別是大數據、云計算技術的應用，數據挖掘與數據分析更加方便，從海量數據中去偽存真，去粗存精，發現蛛絲馬跡，產生一加一大于二的效果，檔案管理和檔案功能將產生質的飛躍，其重要性如何評價都不為過，而且將隨著信息技術、計算機技術、互聯網技術的快速發展而逐步顯現。

三、大數據時代高校檔案管理提升策略

地方院校雖然在財力、基礎設施等方面有局限，但在大數據時代，在檔案管理信息化方面一樣能有所作為。

1.高度重視檔案信息化工作，完善基礎設施建設

高度認識、加強領導是加強檔案信息化工作的前提。首先從思想上重視檔案信息化工作，認識到檔案信息化是檔案工作的必由之路和發展趨勢。真正重視檔案信息化工作才能舍得投入，完善檔案場館、管理系統等基礎設施建設，配備必需的軟硬件設備，為檔案信息化提供必要條件。

2.因地制宜，從易到難，夯實信息化工作基礎

結合辦學基礎和學校實際，首先做好紙質檔案的管理工作，建章立制，完善標準，實現管理的規范化、科學化。提高信息化處理率，逐步開展紙質檔案的數字化加工和信息化處理，實現紙質文件、照片圖紙、音像資料的數字化存儲，然后從校內查詢、檢索、共享到網絡共享和在線利用，為檔案信息化打好基礎。

3.強化人才培訓，建設高素質人才隊伍

人才是檔案信息化工作的基礎。通過人才引進和繼續教育、職業培訓，提高從業人員信息化水平。營造從業者專業發展的良好環境，既能引進人才，又能留住人才。

參考文獻

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