高校人事管理信息化建設(shè)如何跳出效率“天花板”

范明++陳佳秀++鄭琎

摘 要：在信息化大數(shù)據(jù)的背景下，高校人事管理信息化建設(shè)想要跳出效率“天花板”，需要著重關(guān)注流程再造、數(shù)據(jù)集成和系統(tǒng)優(yōu)化，致力于教職工體驗(yàn)、構(gòu)建校院兩級(jí)人事系統(tǒng)鏈接、統(tǒng)籌規(guī)劃頂層設(shè)計(jì)等高校事務(wù)管理的改善。

關(guān)鍵詞：高校人事管理；信息化；系統(tǒng)優(yōu)化

“效率”只是人事管理信息化的初級(jí)目標(biāo)

1.初始階段—人事檔案電子化、數(shù)據(jù)化階段，能夠提供基本的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)功能

在人事管理工作中，高校教師專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、工資變動(dòng)等工作需要大量的信息存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)。在此背景下，高校人事管理工作的特點(diǎn)催生了人事管理信息化建設(shè)的開(kāi)端，旨在將繁雜的人事檔案電子化、數(shù)據(jù)化，初步形成可以提供基本查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)功能的數(shù)據(jù)庫(kù)。雖然，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以簡(jiǎn)化人工查找信息的工作量，實(shí)現(xiàn)了高校人事專(zhuān)員的第一次解放。但在這一階段，人事管理的信息化還停留在信息的數(shù)據(jù)化，人員管理系統(tǒng)化還是一個(gè)模糊的概念，在人事管理的分析決策方面還是要依靠人事專(zhuān)員，數(shù)據(jù)庫(kù)只起到輔助查詢(xún)的作用。

2.發(fā)展階段—過(guò)程管理規(guī)范化、流程化階段，能夠提供輔助決策功能

這一階段的管理工作逐步趨向于過(guò)程管理，流程化的特點(diǎn)能夠在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)高效率的管理，使原本依靠人事專(zhuān)員的管理工作更加簡(jiǎn)便、可操作，并且能夠提供輔助領(lǐng)導(dǎo)層決策的功能。它最明顯的特征是人事管理系統(tǒng)的建立在很大程度上規(guī)避了原來(lái)由特定人員管理的效率低、易出錯(cuò)的問(wèn)題，大幅度提高了人事管理工作的效率。目前，我國(guó)高校人事管理信息化大多停留在這一階段，有的高校甚至還處于初始階段。

3.成熟階段—融入教育管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)階段，為管理和決策提供媒介功能

在這一階段，信息管理的系統(tǒng)化能夠輔助教師解決常規(guī)事務(wù)，從根本上實(shí)現(xiàn)從初始信息化向大數(shù)據(jù)功能的轉(zhuǎn)變。提高效率的同時(shí)，高校的人事管理工作還應(yīng)進(jìn)一步思考信息化的根本目的，即作為一種手段輔助高校的人事管理和決策，所以信息化建設(shè)不能僅停留在建立管理系統(tǒng)的階段，數(shù)據(jù)信息還可以在管理系統(tǒng)中發(fā)揮更深遠(yuǎn)的作用。信息內(nèi)容固然重要，但更重要的是通過(guò)信息載體所傳達(dá)出的決策信號(hào)，在這個(gè)過(guò)程中，信息管理系統(tǒng)就成為輔助管理者決策的重要支撐。

在人事管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于可能存在人為因素或信息化建設(shè)平臺(tái)維護(hù)因素等，從而暴露出一些影響流程管理和協(xié)調(diào)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題。例如：在實(shí)際操作中存在人事專(zhuān)員對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)認(rèn)識(shí)不足、學(xué)習(xí)和執(zhí)行不到位；業(yè)務(wù)跨部門(mén)合作不暢，信息共享受到阻礙，管理流程有序性不能充分發(fā)揮；系統(tǒng)管理或流程優(yōu)化不能及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)生改變的現(xiàn)狀等問(wèn)題，這些對(duì)人力和物力資源管理來(lái)說(shuō)都是一種拖延和浪費(fèi)。

人事管理需求導(dǎo)向設(shè)計(jì)和信息化建設(shè)難點(diǎn)尚需突破

1.人事管理工作特點(diǎn)的多元導(dǎo)向性作用給信息化建設(shè)帶來(lái)一定難度

高校人事管理業(yè)務(wù)具有特殊性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性特征，學(xué)科領(lǐng)域差異明顯、教職工個(gè)性化需求多樣、成果業(yè)績(jī)體現(xiàn)多元，很難形成標(biāo)準(zhǔn)化的衡量體系。人事管理工作由管理者主導(dǎo)轉(zhuǎn)向真正意義上的制度化規(guī)范運(yùn)行還有一個(gè)調(diào)適的過(guò)程，相對(duì)靈活的政策設(shè)定、人才特區(qū)服務(wù)決策等，在一定程度上打破了傳統(tǒng)人事政策框架，形成了人事常規(guī)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)于信息化系統(tǒng)建設(shè)整體性和穩(wěn)定性來(lái)說(shuō)是一大挑戰(zhàn)。可見(jiàn)，高校人事管理工作的特殊性不僅體現(xiàn)在工作人員對(duì)技術(shù)操作的熟練程度上，更應(yīng)體現(xiàn)在把握人事工作系統(tǒng)化整體管理的意識(shí)上。

2.人事工作精細(xì)化管理要求信息化建設(shè)由粗放式向集約式轉(zhuǎn)型

隨著高校人事工作綜合改革不斷深入，管理者逐漸認(rèn)識(shí)到分類(lèi)管理和精細(xì)化管理的重要性，高校的人事管理也逐漸完成了從“管人”向“管事”的過(guò)渡，越來(lái)越多的事務(wù)性工作可以借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化和有序管理。分類(lèi)管理注重的是有序的分類(lèi)化，精細(xì)化管理則是在分類(lèi)管理的基礎(chǔ)上，更加注重個(gè)體間的差異、更加注重細(xì)節(jié)和溝通。例如：高校人事管理信息化建設(shè)中引入師資評(píng)價(jià)模塊，從分類(lèi)管理的角度側(cè)重于評(píng)價(jià)對(duì)象的崗位類(lèi)型劃分，從精細(xì)化管理的角度側(cè)重于成果評(píng)價(jià)的手段和標(biāo)準(zhǔn)，從而更易于體現(xiàn)發(fā)展性評(píng)價(jià)效果。

3.業(yè)務(wù)能手和技術(shù)行家存在需求—研發(fā)工作壁壘

目前，一些具體人事工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與信息化技術(shù)銜接不暢的問(wèn)題仍然存在。高校作為一種相對(duì)特殊的組織，人事管理的標(biāo)準(zhǔn)、手段和方法不能完全套用企業(yè)人力資源管理模式，高校間同一項(xiàng)業(yè)務(wù)的差異性也非常明顯，存在信息技術(shù)人員不了解人事工作、人事專(zhuān)員不了解技術(shù)的問(wèn)題，所以基于用戶(hù)個(gè)性化需求的信息系統(tǒng)研發(fā)工作就會(huì)存在較大的難度，推行進(jìn)程相對(duì)緩慢。可見(jiàn)，技術(shù)問(wèn)題是高校人事管理信息化工作的一個(gè)壁壘，想要緩解這個(gè)問(wèn)題，需要提高人事專(zhuān)員的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用能力，同時(shí)也要完善與技術(shù)研發(fā)人員的溝通工作流程。

4.注重交互和用戶(hù)體驗(yàn)是信息化管理和使用的發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)科學(xué)領(lǐng)域的迅速發(fā)展使信息化的含義早已不再是單純將數(shù)據(jù)的分析處理自動(dòng)化，發(fā)展方向和趨勢(shì)將更加注重人與系統(tǒng)之間的交互和用戶(hù)體驗(yàn)。高校人事管理信息化建設(shè)的最終目的是通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代的信息化管理工具，實(shí)現(xiàn)高校人事人才管理的進(jìn)一步優(yōu)化，從而更好地服務(wù)于高校發(fā)展?，F(xiàn)有的人事管理系統(tǒng)能夠完成教職工信息的查詢(xún)、整合、統(tǒng)計(jì)，但在信息的實(shí)際應(yīng)用、信息交互與共享等方面，還有很大的發(fā)展空間。

立足頂層設(shè)計(jì)拓展人事管理信息化建設(shè)內(nèi)涵

1.以信息技術(shù)手段應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)和功能擴(kuò)展

構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)的目的是運(yùn)用信息技術(shù)手段輔助支持業(yè)務(wù)管理工作，可以實(shí)現(xiàn)：一是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)端口的權(quán)責(zé)，同時(shí)增設(shè)預(yù)警提示功能，面對(duì)繁雜的人事工作，提高工作效率和降低出錯(cuò)率，同時(shí)降低由于工作人員崗位變動(dòng)對(duì)工作質(zhì)量的影響；二是發(fā)現(xiàn)管理不規(guī)范、業(yè)務(wù)連接不緊密的問(wèn)題，使信息達(dá)到有序化、透明化、可操作化、有參考性；三是為業(yè)務(wù)和功能擴(kuò)展預(yù)留可持續(xù)發(fā)展的空間，在過(guò)程管理中能夠及時(shí)修正，滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

2.以校院兩級(jí)管理模式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息交互使用

20世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著國(guó)內(nèi)高校合并重組和逐年擴(kuò)招，高校資源規(guī)模和招生、人員錄用規(guī)模逐漸擴(kuò)大，在一定程度上給高校內(nèi)部管理增加了難度。規(guī)模擴(kuò)大后，管理環(huán)節(jié)會(huì)增多，溝通及協(xié)調(diào)困難加大，對(duì)信息處理和流程優(yōu)化造成一定影響。從目前國(guó)內(nèi)高校內(nèi)部管理方式和內(nèi)容來(lái)看，校、院兩級(jí)管理的目的是幫助高校管理者較好地細(xì)分和區(qū)別對(duì)待管理對(duì)象，采用不同的管理手段，有針對(duì)性地提高優(yōu)化配置資源的效果。人事信息管理與使用的校院兩級(jí)管理模式可以通過(guò)分類(lèi)管理和精細(xì)化管理，進(jìn)一步將管理權(quán)限細(xì)化分工和下放，員工自助、院級(jí)常規(guī)業(yè)務(wù)提交審核、校級(jí)審核和增值業(yè)務(wù)辦理形成流轉(zhuǎn)閉環(huán)，更全面服務(wù)于教職工需求。

3.以信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)籌優(yōu)化人事業(yè)務(wù)管理

人事管理信息化建設(shè)服務(wù)于學(xué)?？傮w戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。信息化建設(shè)是人事管理的手段，不是最終目的，而是借助于信息化技術(shù)完成人事業(yè)務(wù)優(yōu)化和流程再造，優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務(wù)形成的條塊分割、各自為政、重復(fù)建設(shè)、信息孤島、應(yīng)用水平低等問(wèn)題。人事業(yè)務(wù)的更新、增減和業(yè)務(wù)范圍的拓展，必然會(huì)形成大量相關(guān)信息的組合和聚集，這些信息通過(guò)信息系統(tǒng)平臺(tái)與業(yè)務(wù)部門(mén)鏈接，構(gòu)成更大范圍服務(wù)教職工校內(nèi)流動(dòng)、職務(wù)晉升、考核測(cè)評(píng)、工資待遇、增值服務(wù)等業(yè)務(wù)辦理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)集成、信息訪(fǎng)問(wèn)以及業(yè)務(wù)管理上支持跨部門(mén)協(xié)同，根本目的是為了不斷增強(qiáng)電子化、信息化業(yè)務(wù)的實(shí)用性，通過(guò)技術(shù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)制度和管理的創(chuàng)新。所以，信息化建設(shè)并不是萬(wàn)能的，單憑信息技術(shù)解決不了業(yè)務(wù)的本質(zhì)問(wèn)題，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理規(guī)范和制度化建設(shè)是關(guān)鍵，同時(shí)還要注意加強(qiáng)信息化建設(shè)的安全性。

本文系北京市社會(huì)科學(xué)基金研究基地（首都工程教育發(fā)展研究基地）項(xiàng)目“首都高校工科教師專(zhuān)業(yè)化發(fā)展績(jī)效評(píng)價(jià)體系構(gòu)建研究”（項(xiàng)目編號(hào)：15JDJGB013）階段性成果

（作者單位：北京工業(yè)大學(xué)人事處）

[責(zé)任編輯：陳 栓]endprint