大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理

侯 英 孫桂霞 于海峰青島大學附屬醫院

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大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理

侯 英 孫桂霞 于海峰
青島大學附屬醫院

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隨著信息時代的發展，大型綜合性醫療機構醫療設備逐漸增加，其檔案的電子化管理對醫院整體檔案管理具有相輔相成的作用。醫療設備檔案管理是醫院管理的重要組成部分和基礎部分，而電子化、無紙化、信息化是檔案管理現代化的標志。近年來隨著醫療設備電子檔案的快速增加，歸檔混亂、分類不科學、不及時、查找困難、丟失等不規范現象頻現。本文對大型綜合性醫療機構設備檔案的電子化管理的作用、現狀、內容及措施進行分析，以便提升設備檔案電子管理人員的職業素養和檔案管理效能，為大型綜合性醫療機構建立信息化、規范化、標準化的電子檔案管理提供參考。

醫療設備檔案電子化管理的作用

國內醫療機構設備檔案的電子化目前已在大型醫療機構全面普及，高科技新型診查治療設備日益增多，設備更新周期日益縮短。在引進技術、購置各種設備時，醫療設備的資料、圖紙的載體形式主要以電子文件方向為主，電子化趨勢和數量的激增為設備電子化檔案的管理提出了更高的要求。醫療設備的電子檔案管理應具有嚴格的規章管理制度，有章可循、信息安全共享、便于交流是醫療設備電子化檔案的基本條件。醫療設備電子檔案在醫、教、研以及醫院管理中起著重要的作用，也是當前處理醫患糾紛重要的法律依據和憑證。加強醫療設備電子檔案管理，健全電子檔案管理制度，支撐醫院信息一體化管理模式，使設備檔案的電子化管理資源在醫院發展過程中發揮其重要的作用。

醫療設備檔案電子化管理的現狀

醫療設備電子化檔案要體現其完整性，從設備的申請、選購、驗收、建檔、安裝、調試、使用、維修等的技術過程，以及設備的資金來源、經費預算、財務管理、經濟效益等經濟文檔，都應當建立并妥善保存，避免丟失。同時，能夠動態化，可再利用。然而，當前的醫療設備的電子檔案尚處在初期階段，存在著較大的不足。主要表現在對檔案管理不重視、內容不完整、管理人員素質不高、檔案利用度低、共享性差等多方面。

醫療設備檔案電子化管理的內容

醫療設備電子檔案的管理一般可分為采購、維修、保養、計量、使用記錄和轉贈或報廢等方面。

采購方面：主要包括可行性論證報告、計劃、審批文件、招標文件等原始性信息。

技術資料方面：主要包括設備樣本、使用說明、操作手冊、操作規程、注意事項、維修線路圖等信息。

維修保養方面：主要包括故障登記、報修、維修處理、驗收、維修費用統計、工作量統計、維修故障統計；保養計劃、實施保養、工作提醒、費用及工作量統計等信息。

計量強制檢驗：主要包括計量合格記錄、計量檔案查詢、設備巡檢、急救設備管理、不良事件上報、產品召回等信息。

日常使用方面：主要包括設備登記、使用單位、使用時間、使用對象等信息。

報廢贈送方面：主要包括報廢、贈送審批手續、技術人員鑒定記錄、報廢、贈送去向等信息。

醫療設備電子檔案管理的措施

根據工作需要建立醫療設備電子檔案。充分利用多渠道獲取各種資料，從而保證檔案的完整性，包括一般性資料、技術性資料及其它有關資料。將資料收集齊全后，專業管理人員立即進行整理編排，歸為一卷，然后根據設備的分類情況，建立相應的編碼檢索規范，逐一錄入。按照檔案管理規定，所有資料定位集中保存。

完善設備檔案管理制度，規范流程。根據大型醫院工作的特點，建立設備電子檔案規章制度，規范管理流程，有利于醫院各項工作的開展。

醫療設備電子檔案的開發

醫院可以通過LIS系統、計算機管理系統等現代化信息技術，實現醫院設備數據信息檔案的資源共享，同時也實現了對外醫療設備數據信息檔案的交流。在醫院局域網內的任何一臺電腦上，均可檢索和查詢多種內容形式的設備數據信息資料，極大提高了其利用率。

利用現代信息技術及LIS系統，以科學的分類方法設置設備數據信息檔案的檢索界面，便于不同人員的查詢使用。根據使用人員的不同要求，具有嚴格的操作查詢權限、保密協議，管理功能上具有可靠的數據庫資料備份、恢復和打印功能。

醫療設備電子檔案管理的運用，能夠達到自動化運行、信息化管理和無紙辦公的目的，并定期整理、統計、分析做好備份，為醫院決策提供科學的依據，從而提升醫院管理水平，降低運行成本。同時設備信息及時反饋給各科室，能夠為臨床各科室服務，充分發揮監督指導作用。

10.3969/j.issn.101- 8972.2016.12.002