國外個人檔案研究的理論與實(shí)踐

夏蓮春　戴旸（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽合肥，230039）

國外個人檔案研究的理論與實(shí)踐

夏蓮春戴旸
（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽合肥，230039）

個人在社會活動中產(chǎn)生的信息是社會記憶不可或缺的一部分，對其存檔是保存社會記憶的必然要求。20世紀(jì)70年代，國外學(xué)者就已提出對個人文件進(jìn)行存檔的要求，個人檔案研究已逐步成為國外檔案學(xué)領(lǐng)域的一個新的熱點(diǎn)。文章對國內(nèi)外個人檔案領(lǐng)域的文章進(jìn)行梳理，希望為國內(nèi)相關(guān)研究提供借鑒。

個人檔案數(shù)字檔案數(shù)字檔案存檔外國檔案研究計量分析

基于個人活動所形成的個人信息、個人檔案是社會記憶的重要內(nèi)容，這些個人信息、個人檔案的存檔是保存和追溯社會記憶的重要組成部分。以對社會歷史發(fā)展有重要影響力的歷史人物為主體而構(gòu)建的人物全宗，是我國檔案信息資源的重要組成部分；以信件、家譜、日記等為主要內(nèi)容的人物全宗，是歷史人物個人檔案的組成部分。然而，在全球重視保護(hù)個人數(shù)字遺產(chǎn)的大背景下，個人信息的存檔應(yīng)囊括每個社會人在其工作和生活中相伴產(chǎn)生的重要信息，作為公共文化資源重要組成部分的檔案資源建設(shè)，需要以廣大社會公眾為依托。

國外很早就開始重視個人檔案的建設(shè)，早在1971年，Walter Rundell就提出個人文件是否應(yīng)該被保存的問題[1]。Richard J.Cox則肯定地指出個人檔案是了解自己、家庭及時代的重要信息來源[2]；基于上述認(rèn)識，國外很早就開展了個人檔案存檔的相關(guān)項(xiàng)目，如美國的“Personal Digital Archiving Campaign”、“MyLifeBits Project”，英國的“The Digital Lives Research Project”及“The Paradigm Project”等，推動了國外個人檔案建設(shè)的進(jìn)程。實(shí)踐的進(jìn)步源于理論的指導(dǎo)與推動。本文中筆者將對國外個人檔案研究與建設(shè)做出梳理和分析，進(jìn)而對國內(nèi)相關(guān)研究提供借鑒和參考。

1　文獻(xiàn)分布統(tǒng)計分析

筆者選擇權(quán)威引文數(shù)據(jù)庫Web of Science作為數(shù)據(jù)源，以（'personal archives'OR'archives documentation'OR'archives records'）為檢索詞，在Web of ScienceTM核心合集中進(jìn)行主題檢索，截至2015年10月9日，共得外文文獻(xiàn)5451篇，剔除重復(fù)文獻(xiàn)和不相關(guān)文獻(xiàn)之后得到文獻(xiàn)1392篇。其年度分布如圖1所示。

由圖1可知，國外個人檔案的研究成果始于2004年，此后大幅度提升，分別在2008年、2013年出現(xiàn)了研究的小高潮，標(biāo)志著國外學(xué)者對個人檔案研究的關(guān)注。從研究領(lǐng)域而言，國外從事個人檔案的研究領(lǐng)域包括通信、計算機(jī)科學(xué)人工智能、電子工程、信息系統(tǒng)等（學(xué)科分類依據(jù)Web of Science數(shù)據(jù)庫而定）。上述領(lǐng)域都意識到個人檔案所具有的重要意義，并結(jié)合本領(lǐng)域?qū)嶋H對個人檔案建設(shè)進(jìn)行研究，如通信領(lǐng)域的學(xué)者認(rèn)為個人信息、個人檔案具有記錄友誼、導(dǎo)航新媒體和建設(shè)文化資產(chǎn)三種功能[3]。同時，人工智能、電子工程等領(lǐng)域的學(xué)者探討了個人日常駕駛經(jīng)驗(yàn)記錄在設(shè)計個人駕駛?cè)沼浵到y(tǒng)中的重要作用[4]。而計算機(jī)科學(xué)領(lǐng)域的學(xué)者則展示了手機(jī)多媒體功能在記錄個人數(shù)字檔案中的巨大潛能[5]。由此可見，個人檔案研究受到眾多領(lǐng)域的關(guān)注，建設(shè)意義重大。

圖1　國外個人檔案研究文獻(xiàn)年度分布

為進(jìn)一步明確個人檔案的研究熱點(diǎn)，筆者借助CiteSpace4.0分析工具，通過分析文獻(xiàn)關(guān)鍵詞，運(yùn)用最小生成樹算法，繪制出個人檔案研究熱點(diǎn)分布圖譜，如圖2所示。由圖2可知，節(jié)點(diǎn)最大的關(guān)鍵詞為archives，其次是archive，表明檔案在學(xué)科結(jié)構(gòu)中應(yīng)用廣泛，是研究的重點(diǎn)；除此之外，依舊重視對歷史、文件和文件管理的研究。變革和文化也成為個人檔案新的研究范圍之一。而近幾年也出現(xiàn)許多新熱點(diǎn)，例如無形資產(chǎn)、信息科學(xué)以及數(shù)字檔案等等，逐漸成為個人檔案的研究重點(diǎn)。

2　檔案學(xué)及相關(guān)學(xué)科研究視域下的國外個人檔案研究概述

在概括梳理國外個人檔案研究的基礎(chǔ)上，筆者仍對檔案學(xué)領(lǐng)域內(nèi)的研究予以重點(diǎn)關(guān)注，并將其延伸拓展至“信息科學(xué)圖書館學(xué)”、“歷史學(xué)”等相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的研究成果主要集中在以下五個方面：

2.1個人檔案的概念、內(nèi)涵及建設(shè)意義

對于個人檔案概念及內(nèi)涵的研究，國外學(xué)者首先從個人文件的角度出發(fā)，Walter Rundell認(rèn)為個人文件是大學(xué)檔案館收集的能夠幫助個人從不同角度了解大學(xué)全貌的文件，包括個人的照片、信件、研究筆記等資料[6]。SteveWhittaker 和Julia Hirschberg從個人紙質(zhì)檔案的特性和價值角度對個人檔案進(jìn)行闡述，認(rèn)為個人檔案是人們保留的具有更高價值的那部分檔案，并且部分個人檔案具有獨(dú)特性[7]。20世紀(jì)后期，計算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展產(chǎn)生的信息爆炸影響了個人與組織對文件的轉(zhuǎn)移和保存方式[8]，也影響了個人檔案的概念和內(nèi)涵。Richard J.Cox研究了信息時代的個人檔案，認(rèn)為個人檔案是反映個人工作生活的信息，既包含日記、家譜等傳統(tǒng)記錄，又包含電子郵件、網(wǎng)絡(luò)日志等信息時代的記錄[9]。Peter W illiams等人認(rèn)為個人數(shù)字檔案是指由個人創(chuàng)建或獲取、積累和保存的非正式、多元化以及擴(kuò)展記憶的集合，反映個人生活，屬于個人本身[10]。而Donghee Sinn等人將個人存檔定義為用戶保存活動記錄的行為，包括電子郵件及博客記錄[11]。

對于個人檔案的建設(shè)意義，絕大多數(shù)的學(xué)者都予以肯定，Walter Rundell指出大學(xué)檔案館應(yīng)保存與大學(xué)密切相關(guān)的個人文件，首次表明對大學(xué)教授、教職工以及一些捐贈者的個人文件進(jìn)行存檔，對于全面展現(xiàn)校園活動具有重要意義[12]。Richard J.Cox則指出“收集是人類的本能”[13]。個人檔案是人們與過去聯(lián)通的橋梁，具有事務(wù)性、證據(jù)性和象征性的特征。他還對數(shù)字時代前的個人檔案——卡彭日記進(jìn)行解讀，認(rèn)為卡彭日記是記錄生活、職業(yè)、家庭以及敦促完成學(xué)術(shù)項(xiàng)目的記憶裝置[14]。Donghee Sinn等人認(rèn)為個人檔案提供了豐富的歷史資料，在個人層面上，個人檔案幫助創(chuàng)建者記住歷史，在檔案層面上，個人檔案為子孫后代提供一個重現(xiàn)歷史的機(jī)會[15]。

2.2個人檔案建設(shè)目標(biāo)

如上所述，正因個人檔案具有重要的建設(shè)意義，從而引發(fā)了一些學(xué)者對于個人檔案建設(shè)目標(biāo)的探索，總體而言，包括以下三個方面：

圖2　國外個人檔案研究熱點(diǎn)關(guān)鍵詞圖譜

首先，便于查找利用。在對個人檔案建設(shè)的探索過程中，Kaye和Vertesi等人認(rèn)為人們因便于查找而存檔個人信息，而小范圍的個人檔案具有快速檢索的優(yōu)勢。同時，他們還認(rèn)為個人文件的積累會產(chǎn)生次級檔案候補(bǔ)現(xiàn)象，不能全面快速檢索個人檔案[16]。Kerry Rodden和Kenneth R.Wood通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)人們查看照片的頻率隨時間遞減，如果不對個人照片進(jìn)行存檔整理，將會更難查找到這些照片[17]。可見，對個人檔案存檔可以提高檢索能力，方便快速查找內(nèi)容。

其次，建立“遺產(chǎn)”檔案。Kaye 和Vertesi等人認(rèn)為“遺產(chǎn)”檔案是個人畢生事業(yè)的證明，是對個人成就自行建立的永久記錄[18]。Richard J.Cox則認(rèn)為有遠(yuǎn)見的個人會塑造文獻(xiàn)“遺產(chǎn)”檔案，保存自己和家庭的檔案，這種“遺產(chǎn)”檔案通過隱藏和公開兩種方式進(jìn)行保存[19]。Oscar Nalesini在分析Tucci的照片檔案時指出，Tucci的個人“遺產(chǎn)”檔案對于亞洲研究具有重要作用[20]。可見“遺產(chǎn)”檔案不僅對于個人本身具有重要意義，對于社會研究同樣重要。

最后，實(shí)現(xiàn)資源共享。Kerry Rodden和Kenneth R.Wood認(rèn)為個人照片收藏應(yīng)該為更多用戶所熟悉，實(shí)現(xiàn)共享[21]。Kaye和Vertesi等人通過昆蟲實(shí)驗(yàn)室案例向人們展示了個人檔案的資源共享，個人收集的昆蟲檔案屬于個人，并非公共資源。這種檔案因其具有可訪問性而成為“共享”資源，但其所有權(quán)及屬性使其在根本上還維持個人檔案的本質(zhì)[22]。PeterWilliams等人指出個人檔案關(guān)注個人，但是也包含政府信息或工作信息以及由第三方維護(hù)的信息[23]，這些信息涉及的范圍不僅與個人有關(guān)，應(yīng)該被共享。

2.3個人檔案的數(shù)字化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，個人檔案的數(shù)字化研究逐漸成為更多國外學(xué)者研究的重點(diǎn)，他們從數(shù)字化存儲模型、保存方式以及保存價值等方面深入研究了個人檔案。在存儲模型方面，Eric Freeman 和David Gelernter提出“人生流”的模型[24]。Karger等人則提出“干草堆”的理念[25]。在個人檔案的保存方式方面，Toby Burrow s指出多數(shù)人將其通信、照片、視音頻等個人文件保存在電子郵件、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上[26]。而PeteWilliams等人認(rèn)為收藏變得越來越“數(shù)字化”[27]，人們將文檔、數(shù)字圖像以及視音頻等數(shù)字信息保存在計算機(jī)系統(tǒng)之中，更加便于瀏覽和檢索[28]。在個人檔案的保存價值方面，Richard J.Cox認(rèn)為個人數(shù)字檔案存儲、檢索、獲取方便，個人數(shù)字檔案在個人和家庭中比在檔案機(jī)構(gòu)庫中具有更大價值，發(fā)揮的作用更加明顯[29]。Marshall按照來源、行動、處置這三種指標(biāo)鑒定個人數(shù)字檔案的相對價值，認(rèn)為環(huán)境是區(qū)分個人檔案是否有相對價值的重要指標(biāo)；價值的形態(tài)隨時間的變化而變化；同時，內(nèi)在元數(shù)據(jù)才是決定個人檔案價值的基本要素[30]。

此外，還有一些學(xué)者從個人數(shù)字檔案的存儲角度進(jìn)行研究。其中，Toby Burrows認(rèn)為個人數(shù)字檔案的保存應(yīng)建立數(shù)字信息庫，將所有文件傳輸?shù)綆熘校?guī)范文件的數(shù)據(jù)格式，即類似于紙質(zhì)檔案的排序、歸檔和裝盒過程[31]。Marshall認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)存儲廉價化使人們可以保留一切文件。而個人數(shù)字財產(chǎn)由于備份、共享等多種原因，會進(jìn)行分布式存儲[32]。正因如此，Marshall認(rèn)為應(yīng)該建立分布式存儲目錄，這包含兩方面：記錄任何文件副本版本和文件出處[33]。

2.4個人檔案的管理

在對個人檔案進(jìn)行管理時，檔案機(jī)構(gòu)中的檔案工作者應(yīng)如何發(fā)揮自身優(yōu)勢？Cunningham指出檔案工作者應(yīng)同個人檔案創(chuàng)建者建立“持久合作關(guān)系”，從而使檔案工作者傳授專業(yè)知識給個人檔案創(chuàng)建者[34]。Richard J.Cox則指出檔案工作者應(yīng)編寫和出版?zhèn)€人及家庭檔案管理指南，指導(dǎo)公眾管理個人檔案，并同個人檔案創(chuàng)建者或保管人保持溝通[35]。

與此同時，部分學(xué)者認(rèn)為個人檔案創(chuàng)建者或保管人應(yīng)參與個人檔案的管理。PeteW illiams等人發(fā)現(xiàn)對個人數(shù)字存檔的關(guān)注會使個人從中獲益。個人檔案材料的管理、篩選應(yīng)由個人檔案創(chuàng)建者開展，他們與整個流程息息相關(guān)[36]。另外，Richard J.Cox則指出應(yīng)授權(quán)個人管理個人檔案文件。人們在個人利益、好奇心和自我認(rèn)同的驅(qū)使下，會學(xué)習(xí)專業(yè)知識來管理其個人檔案，個人所發(fā)揮的作用越來越明顯。因此，讓個人參與個人檔案的管理不僅有利于自身專業(yè)知識建設(shè)，同時在機(jī)構(gòu)庫之外延伸了檔案工作者的管理工作[37]。

面對數(shù)字化個人檔案，Kerry Rodden和Kenneth R.Wood強(qiáng)調(diào)以高效、可靠和良好的方式管理個人照片系統(tǒng)，該方式包括兩個方面：按時間順序和縮略圖分類展示照片，通過這兩種功能，可簡單瀏覽尋找目標(biāo)[38]。Toby Burrows認(rèn)為數(shù)字檔案必須通過載體才能進(jìn)行初步訪問，數(shù)字檔案必須保存在提供合適的瀏覽、搜索和顯示功能的可訪問存儲庫中[39]。Marshall指出不斷增長的存儲容量促使我們不斷更新原有文件[40]，這種無形的管理負(fù)擔(dān)是個人數(shù)字檔案面臨的一個重大挑戰(zhàn)，因此她提出管理數(shù)字檔案的三種活動，即日常活動、社會活動和個人活動[41]。Donghee Sinn指出電子郵件是一種重要的管理工具，用戶使用附件的形式給自己發(fā)送文件，并使用電子郵件元數(shù)據(jù)來保存、編目、組織和檢索重要數(shù)據(jù)[42]。

2.5個人檔案的具體實(shí)踐研究

與個人檔案研究相關(guān)的項(xiàng)目也相繼開展，一些學(xué)者紛紛對這些項(xiàng)目進(jìn)行研究。PeterWilliams對The Paradigm（Personal ARchives Accessible in DIGital Media）Project和The Digital Lives Research Project兩個項(xiàng)目進(jìn)行分析，他認(rèn)為Paradigm項(xiàng)目專注于調(diào)查接收少數(shù)英國政客的個人檔案，承擔(dān)探索保存數(shù)字化個人檔案的責(zé)任。項(xiàng)目管理者研究了政客個人檔案的結(jié)構(gòu)以期描述混合的個人檔案，同時還思考了技術(shù)對個人檔案在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上產(chǎn)生的影響[43]。另外，他指出Digital Lives項(xiàng)目旨在探索個人如何使用、組織和管理數(shù)字信息集合，并要求管理者和個人保管個人與家庭檔案。該項(xiàng)目將數(shù)字手稿、網(wǎng)絡(luò)存檔及歷史科學(xué)等領(lǐng)域內(nèi)的專家和實(shí)踐管理者與高校研究員聯(lián)系起來，在世界各地出版其階段性研究成果[44]。

同時還有其他學(xué)者也對Paradigm項(xiàng)目及Digital Lives項(xiàng)目進(jìn)行研究。Toby Burrows認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)時代不僅要獲取、組織和保存?zhèn)€人檔案，還必須方便研究人員使用，Paradigm項(xiàng)目很好地將獲取、組織、保存和利用個人檔案進(jìn)行融合，宗旨在于開發(fā)最佳準(zhǔn)則處理數(shù)字格式的個人文檔及制度規(guī)范模板[45]。而Richard J.Cox則認(rèn)為Paradigm項(xiàng)目意識到了研究和保護(hù)個人檔案中的明顯缺陷，認(rèn)為該項(xiàng)目的資料主要還是來源于企業(yè)和國家檔案館[46]。Donghee Sinn等人認(rèn)為Digital Lives項(xiàng)目解釋了個人數(shù)字收藏與存儲庫之間的關(guān)系，并強(qiáng)調(diào)日常生活中個人檔案的角色及其潛在價值。同時該項(xiàng)目還展望了存儲庫網(wǎng)絡(luò)的兩個任務(wù)：對機(jī)構(gòu)、本地、區(qū)域以及國家收藏和學(xué)術(shù)領(lǐng)域個人檔案的建設(shè)，以及由公眾及其家庭成員保留的系列檔案的推廣[47]。

Jim Gemmell等人則對M yLifeBits項(xiàng)目進(jìn)行分析，M yLifeBits項(xiàng)目由微軟公司創(chuàng)建，是Vannevar Bush提出的Memex設(shè)想的實(shí)現(xiàn)，該項(xiàng)目包含兩個部分，一部分是畢生存儲試驗(yàn)，另外一部分是軟件研究工作。Jim Gemmell等人認(rèn)為MyLifeBits項(xiàng)目處理的是消息、電話、照片和音樂等文件的文件夾，這些文件夾具有內(nèi)在的或潛在的元數(shù)據(jù)，而元數(shù)據(jù)通常是用戶記憶的關(guān)鍵[48]。

3　國外研究對國內(nèi)研究的啟示與思考

國外對個人檔案的概念及實(shí)踐都進(jìn)行了深入的研究，并且取得一定的研究成果，這些研究成果對于國內(nèi)個人檔案研究具有豐厚的借鑒意義。

筆者對國內(nèi)個人檔案研究進(jìn)行了梳理。其中，鄭里首次提出個人檔案的概念，但并未給出具體定義[49]。王大德首次具體闡述個人檔案的范圍、作用及整理方法[50]。在個人數(shù)字檔案研究方面，國內(nèi)才剛剛起步，尹雪梅指出個人數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案共同構(gòu)成個人檔案[51]。此后，周耀林和趙躍提出個人存檔的具體定義[52]。王海寧和丁家友則對M yLifeBits項(xiàng)目進(jìn)行闡述，指出該系統(tǒng)所反映的檔案思想包括前端控制和事由原則[53]。除此之外，與“個人檔案”研究的相關(guān)文獻(xiàn)少之又少。

可見，國內(nèi)學(xué)者對于個人檔案的研究關(guān)注熱度較低，研究成果較少，同國外研究相比，還存在一定差距。筆者認(rèn)為國內(nèi)個人檔案研究應(yīng)側(cè)重于三個方面。首先，重視個人檔案理論研究。理論指導(dǎo)實(shí)踐，目前國內(nèi)尚未形成系統(tǒng)的個人檔案管理理論，但個人檔案作為檔案事業(yè)的一部分，其理論建設(shè)應(yīng)隨檔案事業(yè)發(fā)展同時進(jìn)行，建立一套適合國內(nèi)個人檔案發(fā)展的理論是必然要求。其次，加強(qiáng)對個人數(shù)字檔案的探索。國內(nèi)個人數(shù)字檔案研究起步較晚，現(xiàn)有研究成果較少，尚未形成整體、系統(tǒng)的研究框架，應(yīng)構(gòu)建系統(tǒng)全面的研究框架，做好個人數(shù)字檔案的應(yīng)用研究，將個人數(shù)字檔案應(yīng)用于實(shí)際生活之中。最后，加快個人檔案管理人才培養(yǎng)。信息時代的個人檔案建設(shè)不僅要收集相關(guān)信息，還要進(jìn)行處理及分析，針對個人檔案管理人員的不同需求，對他們進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)教育，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員。

個人檔案研究涉及多學(xué)科的交叉，目前在國內(nèi)已經(jīng)吸引了一些專家學(xué)者的關(guān)注，但其研究尚未發(fā)展壯大。可以預(yù)見未來對于個人檔案的研究可以運(yùn)用不同學(xué)科的優(yōu)勢，為前期研究框架填充更加充實(shí)的內(nèi)容，其研究成果也將更加豐碩。

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夏蓮春，女，安徽大學(xué)管理學(xué)院碩士研究生。研究方向?yàn)閭€人檔案建設(shè)。

戴旸，女，武漢大學(xué)管理學(xué)博士，安徽大學(xué)管理學(xué)院副教授，碩士生導(dǎo)師。研究方向?yàn)闄n案信息資源建設(shè)，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)。

The Study on PersonalArchives and DevelopmentAbroad

Xia Lianchun,DaiYang
（SchoolofManagementof AnhuiUniversity,Hefei,Anhui,230039）

The information and records that individuals produced in the society is an indispensable part of social memory.An inevitable requirement of preserving social memory is archiving the information and records.In 1970s,the scholar of abroad had put forward the requirement of archiving the personal documents.The research of personal archives has become a new topic in the field of archive in abroad.This paper analyzes the articles of personal archives in home and abroad, and hope to provide some references to the relevantdomestic research.

Personal Archives;Digital A rchives;Digital Archiving;Foreign Research Progress; Bibliometrics

G279.1