輕松設置頁眉頁腳

聶靜

一篇完整的Word文檔，特別是長文檔，如大論文、學術報告或工作手冊，它們不僅有正文，還需要有封面、目錄、頁眉頁腳以及附加說明等。文章有了這些內容的襯托，會顯得更加規范，讀者也容易從結構上把握文脈，增加閱讀的清晰感。但是在排版過程中，如果不進行特殊處理，在文檔創建頁眉頁腳時，會默認整篇文章從頭至尾的頁眉頁腳顯示都是一樣的。而我們真正需要的打印效果可能是：封面和目錄不能有頁眉和頁腳；正文部分要求奇偶頁的頁眉不同，或偶數頁的頁眉需要顯示當前正文所處的章節標題；目錄及附錄部分的頁眉與正文中的又有不同；等等。

● Word中的頁眉頁腳

在Word文檔中，頁眉頁腳的設置對統一整篇文章的脈絡是非常關鍵的。如果您對頁眉頁腳了解得甚少，但為了應急，可選擇把一份文檔的封面、目錄和正文分別保存成不同的文件。然后，在每個文件中分別設置默認狀態的頁眉頁腳，實在不行就用文本框逐一代替設置頁眉頁腳，最后打印文檔裝訂成冊。雖然拿到手中的效果近乎相同，但文檔的設置過程繁瑣且容易出錯，造成文件管理的混亂。因此，筆者認為很有必要做一個相對系統的闡述。下面是使用Office 2016對長文檔進行排版所涉及的難點及注意事項。

1.分隔符

如果文章的正文部分已經完成，現在需要插入封面頁和目錄頁，此時使用“布局→頁面設置→分隔符”最合適不過了。分隔符能讓封面、目錄、正文部分及附錄部分分別處于不同的節當中。其中的“分節符→下一節”功能，使得前一頁中文字的增減對后續頁的文字的位置不發生任何改變。有時為了省事，可能會用到回車鍵來增加前序頁的空白，從而多出封面頁。如果是這樣，隨著前頁內容的輸入，后續頁的文字在頁面中的位置一定會隨之改變，這就是使用回車鍵增加頁面的弊端。所以，再遇到此類問題時正確插入分隔符即可解決。

2.頁眉頁腳

假設您撰寫的文章題目是《中小學電子書包應用情況調研報告》，要求奇數頁的頁眉顯示為“電子書包調研報告”，偶數頁的頁眉顯示的內容與當前頁的文章內容所對應的各篇標題一致。具體操作如下。

（1）設置正文的頁眉

在已插入分節符的前提下，首先，選擇“頁面設置”中“版式”下的“奇偶頁不同”選項，確保正文所有頁面的設置均為奇偶頁不同。接下來便是設置頁眉頁腳的關鍵及難點。先將光標定位于正文的首頁中，通過插入頁眉選項或在頁眉處雙擊讓光標位于頁眉區。選擇“頁眉和頁腳→設計→鏈接到前一條頁眉”，使該按鈕處于彈起狀態，取消該頁“與上一節相同”。這意味著取消本節與前一節奇數頁（封面）頁眉的鏈接關系。然后在該奇數頁中輸入“電子書包調研報告”，并對頁眉文字進行修飾。這一操作十分關鍵，如有不當，則正文的前一頁便會顯示與正文首頁一樣的內容。

其次，設置偶數頁與當前頁的章節標題一致的頁眉。這里要用到Word域功能，Word的域包含多個類別，每一個類別又含有多個域名，所以Word域中便有許多個域名。讓頁眉中顯示章節內容時僅需用到StyleRef域名。具體設置過程為：選擇“導航→下一節”切換到正文首張偶數頁，讓“鏈接到前一條頁眉”按鈕處于彈起狀態，像奇數頁的設置那樣，取消本節與前一節偶數頁頁眉的鏈接關系。接著將光標置于正文首張偶數頁的頁眉中，選擇“插入→文本→文檔部件→域”，彈出“域”對話框，如上圖所示。從“類別”列表框中選擇“鏈接與引用”類型，從“域名”列表框選擇“標題1”，單擊確定即可完成域的應用。其中“樣式名”中所顯示的“標題1”，是因為《中小學電子書包應用情況調研報告》中的章節標題使用了“樣式”中的“標題1”格式。以上應用的StyleRef域名，文章中偶數頁的頁眉內容是動態顯示的，它會隨著您對正文內容的修改，在偶數頁的頁眉區總會顯示當前的章節名稱，這一點充分體現了頁眉顯示的靈活性。

（2）設置正文頁腳

與頁眉相比，頁腳的設置較為簡單。緊接以上頁眉的設置，此時光標還處在頁眉區域。所以，單擊“導航→轉至頁腳”按鈕，切換到頁腳區，靈活使用“上一節”和“下一節”命令，確保光標位于正文首張奇數頁的頁腳區，單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，仍然讓該按鈕處于彈起狀態，取消與前一節的鏈接關系。接著設置頁碼位于“頁面底端”顯示，然后通過“設置頁碼格式”命令，打開“頁碼格式”對話框，將起始頁碼編號設置為“1”，點擊確定即可生成正文中所有奇數頁的頁碼。最后，借助“下一節”命令切換至首張偶數頁的頁腳區，再次執行在頁面底端插入頁碼。此時，正文奇偶頁頁碼的設置全部完成。

（3）設置目錄頁的頁眉

在長篇文檔中，目錄頁是必不可少的部分。在文檔的正文完成后，可以利用Word的“自動生成目錄”功能，充實目錄頁內容。然后，為目錄頁添加頁眉。將光標移至目錄頁的頁眉區，點擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，使其處于彈起狀態，在頁眉中輸入文字“目錄”，然后關閉“頁眉和頁腳”視圖即可。如果需要設置頁眉的目錄頁有多張，則需要將光標移至首張目錄頁，設置取消該頁與前一節頁眉的鏈接關系，接著輸入頁眉的內容便可完成。

在設置頁眉和頁腳的過程中，多次用到同一個命令——“鏈接到前一條頁眉”按鈕處于彈起狀態。該命令扮演著重要的角色，需要在理解了頁面之間的前后關系的基礎上，靈活掌握其用法。伴隨日常使用Word編輯應用的深入，我們肯定還會接觸到其他域名的使用。其實所有域名的選擇方式都相同，目的也相同，體現了Word域的功能在排版中的靈活性，并能實現多種復雜的工作要求。

（4）頁眉區的補充說明

常常在添加頁眉后，頁眉的文字是有了，但會出現兩個段落標記，且頁眉區的最下面有一條長長的橫線。如果不需要頁眉內容了，頁眉區也會留下一條橫線。其實，段落標記容易處理，使用DEL或退格鍵刪除一個段落即可，但那條橫線怎么辦呢？方法是：選定頁眉區僅有的段落符號，單擊“開始→邊框”側邊的下拉按鈕，從彈出的選項中選擇“無框線”，此時那條橫線就自動消失了。

多數情況下，總是為Word文檔的頁眉或頁腳添加文字說明，其實，該區域不僅支持文本內容，通過“頁眉→編輯頁眉”還可以為其插入圖片，如公司的LOGO、個人的標識等，以使Word的頁眉頁腳更加豐富。

● 其他軟件中的頁眉頁腳

頁眉和頁腳的應用不僅在Word中發揮著重要的作用，在Excel和PowerPoint軟件中同樣也能看到它的身影。

先說Excel軟件，我們經常使用Excel處理和分析一些復雜的數據，在打印表格之前，您也許很少為表格添加頁眉頁腳。事實上，帶有頁眉頁腳的Excel文件會讓整個表格顯得更美觀，也更規范嚴謹。與舊版本一樣，在Excel 2016中添加頁眉頁腳的操作也較為簡單。單擊頁面設置區域的擴展按鈕，在頁面設置對話框中切換至“頁眉/頁腳”標簽，此時，您會發現這里的設置和Word比較相似，也有奇偶頁不同、首頁不同等。另外，在自定義頁眉和自定義頁腳的設置中會比較靈活，因為頁眉和頁腳里可以包含很多東西，如單位名稱、聯系電話、圖片、頁碼以及時間等控件。所以，在公司或單位的正規文件中，為Excel表格插入頁眉和頁腳就顯得十分必要。

其次就是PowerPoint軟件，當您在演講中所使用的幻燈片頁數很多時，突然想起有重要頁面需要講述，卻忘記了具體在哪一頁。遇到這樣的場景是不是太尷尬了？關于這點下面就簡單介紹一下怎樣在幻燈片中添加頁眉和頁腳。首先通過“視圖”切換至“幻燈片母版”，選擇“插入→頁眉頁腳”，接著便是根據自己的需要，對“頁眉和頁腳”對話框中所需內容進行設置，這一環節并不復雜。有了頁眉和頁腳的PPT，不管是放映還是預覽，每一張幻燈片的頂部都會有頁眉內容顯示，底部都會有頁碼或時間顯示。PPT的頁眉通常會添加公司或學校的名稱、LOGO等重要信息，用以突出顯示自己的所屬單位，起到宣傳和推廣的作用。PPT頁腳區域的頁碼能方便閱讀者或演講者快速翻閱和定位查找幻燈片。

在上述文字中，筆者重點介紹了在帶有封面、目錄的Word文檔中，怎樣合理設置頁眉和頁腳的方法。其實，無論是哪一款辦公軟件，頁眉和頁腳的顯示都傳遞著文檔的附加信息，對整篇文章起到了襯托作用，特別是打印后的文檔，如果帶有頁眉和頁腳會顯得更規范、更專業。