組織會議活動切忌“想當然”

劉崢鵬+劉琳娜

會議活動組織得多了，往往會發現，出錯的經常是那些“想當然”的地方。比如，籌備過程中發現問題時，“想當然”地認為有人解決；籌備過程中有關方面提出要求時，“想當然”地全盤接受；實施過程中出現疑問時，“想當然”地任其發展。這些情況難免導致差錯和失誤。只有用非常謹慎的態度，“較真”到底，才能保證會議的順利進行。這里跟大家分享幾個案例。

案例一：前幾年，市里的季度工作會要求現場直播。第一次籌備時，我們就想到如果會議期間停電怎么辦。當時有關部門都說沒事，有備用電源，短時間內就可以切換。但牽頭領導繼續追問：“‘短時間到底是多久？”這一問，沒人回答了。供電公司實地查看后才發現備用線路根本就沒接上，即使有發電車也供不上電。為此，牽頭領導召集有關部門進行專題研究，越研究發現問題越多：即便備用線路接上了，轉換也要十幾分鐘，想要快速供電必須對線路進行改造，而改造成功后，轉換也需要3至5分鐘。所以后來的會議直播采用了延后播出的方式，為萬一停電留出了轉換時間。另外，電視臺還準備了一組短片和標語，以便在線路轉換不過來時備播。

案例二：某次籌備與外商的會見活動，前期溝通時，外商提出會談內容涉及商業敏感話題，新聞媒體不能參加，因此活動方案是按照媒體不參加的情況擬定的，領導也已經簽批。但就在外商到達的前一天，突然有人提出，之前某個活動因為沒有新聞媒體參加，無法達到領導提出的保留照片等資料的要求，導致工作被動。我們重新審視這次會見，感覺對方不讓新聞媒體參加的主要原因可能是不想對外宣傳報道。我們再次與外商溝通，對方表示確實是出于此種考慮，忽略了留存資料的問題，感謝我們的提醒。我們將溝通情況報告領導并經同意后，及時通知新聞媒體參加，并強調僅作資料留存不作相關報道。

案例三：某次召開全市性會議，主持領導一人，發言領導四人。第二位發言領導開始講話時，音控室的工作人員突然問我們：“有幾個領導需要講話啊？話筒可是只能同時開三個。”聽后大家都有些懵了，以前在這個會場開會從未出現過這種情況。還是科長臨場經驗豐富，他迅速了解了會場情況：一是主持領導和前兩位發言領導的話筒都沒有關閉；二是我們手頭沒有主持詞，只知道有哪些領導發言，不確定發言順序；三是會議正在進行，已經無法告知每位領導；四是目前發言的第二位領導和接下來發言的其中一位分別坐在主席臺東、西兩側。為此，三名工作人員做了兩手準備，一位向有關人員電話詢問領導發言的順序；另兩位分坐臺下兩側，注意聽主持領導講話，確定下一位發言的領導，如果電話反饋不及時，可根據情況上臺關閉或打開領導面前的話筒。結果不錯，沒有出現領導講話時話筒不響的情況。

每一次會議活動都是“現場直播”，無論在籌備階段還是在實施階段，都不允許有任何的“想當然”。如果在籌備過程中發現問題，應及時解決、不留隱患；如果有關方面提出要求，應勤于溝通、妥善應對；如果實施中出現突發狀況，應沉著冷靜、積極補救。唯有如此，才能把服務做到位，事后不留遺憾。

（摘自《秘書工作》）endprint