村鎮建設檔案的規范管理與資源共享

賈建明（如皋市城建檔案館，江蘇如皋，226500）

村鎮建設檔案的規范管理與資源共享

賈建明
（如皋市城建檔案館，江蘇如皋，226500）

近年來，如皋市檔案局堅持頂層設計、典型引路、強化培訓、一線指導，將鎮（區、街道）黨委政府及各部門檔案，實行規范整理、集中管理。全市14個鎮（區、街道）檔案中心建設提前一年全面完成，檔案保管條件得到改善，檔案規范化整理水平得到提升，檔案資源得到有效整合。省檔案局長謝波、市委書記姜永華專門作了批示，予以肯定。2015年6月，省檔案局發專刊刊載做法和經驗，在全省推廣。市委、市政府先后兩次撥專項經費70萬元，對各“中心”進行獎補，極大地調動了各鎮（區、街道）積極性，為全市基層檔案工作規范化管理躍上新臺階提供強有力的保障。

作為城建檔案主管部門，如皋市住建局非常重視城建檔案的管理，指導如皋市城建檔案館做好基礎設施配備，強化基礎業務建設，促進檔案規范化管理，推進檔案信息化進程，檔案管理工作水平全面提升。2014年如皋市城建檔案館被評為“省示范城建檔案館”，2015年順利通過省4A級數字檔案館測評驗收。早在上世紀80年代，如皋就出臺了一系列加強村鎮建設檔案工作的文件，為村鎮建設檔案管理工作打下了較好的基礎。2015年，根據省住建廳和南通市城鄉建設局的統一部署，該局在全市推進了村鎮建設檔案室達標定級工作，與鎮（區、街道）檔案中心實行資源共享，建立了鎮（區、街道）村鎮建設檔案室，年內參加創建的10個鎮（區、街道）村鎮建設檔案室全部通過省特級考評驗收。

筆者從事城建檔案管理近20年，見證著如皋市城鎮（村鎮）建設檔案工作的發展和變革。本文就規范村鎮建設檔案管理，與鎮（區、街道）檔案中心實行資源共享，談一些個人認識。

一、建立村鎮建設檔案室的必要性

隨著經濟社會快速發展，村鎮面貌日新月異，村鎮基礎設施不斷完善，農民人居環境不斷改善，村鎮建設的相關資料也在逐漸增多。建設“強富美高”新如皋，離不開城市建設，也離不開村鎮建設，村鎮建設檔案資料的作用越來越突出，村鎮建設檔案的規范、完整、科學化管理尤為重要。

從近年來城建檔案館接收情況來看，工業項目檔案資料的接收比例逐年提升，而歸檔文件的質量越來越差。究其原因，主要是大部分的工業項目在建設時因為沒有土地指標，不可能按照建設的流程辦理各項手續，導致工程竣工以后因不滿足城建檔案的報送要求，而不能按時向城建檔案館報送工程資料。有些企業雖然辦理了前期手續，但沒有收集和報送檔案資料的意識，直到辦理相關事項如為融資而辦理產權登記時，需要提供城建檔案館的接收證明，才知道要辦理檔案的報送手續，可工程建設過程中產生的施工資料和監理資料因時間長而無法提供，有些施工單位甚至已經撤離、解散，或其他原因不存在、找不到了，而這些資料很多又不可彌補，給企業的融資造成了很大的麻煩。

因此，建立村鎮建設檔案室，加大對工業企業建房的管理力度，協助企業做好檔案資料的收集工

如皋市桃花園農民集中區作，督促企業在工程竣工驗收后將所有資料向市城建檔案館移交；對暫不符合市城建檔案館接收條件的工程，在工程竣工時先將施工資料和監理資料接收到村鎮建設檔案室，避免日后手續齊備向市城建檔案館移交時找不到資料，這對各鎮加強企業的建房管理、加快企業辦證速度都起到非常重要的作用。

二、村鎮建設檔案室的接收范圍

由于鎮（區、街道）范圍內建設工程的“一書三證”、房地產開發項目以及符合城建檔案館歸檔要求的工業項目的檔案文件材料，由市城建檔案館統一收集、保管，因此村鎮建設檔案室主要收集范圍為：居民個人建房、村莊規劃、集鎮規劃、鎮區市政基礎設施工程、村莊環境整治、農民集中居房建設、農村危房改造等檔案資料，以及因手續不齊全而無法向城建檔案館移交的工業項目檔案資料。

三、村鎮建設檔案室建設過程中存在的問題

1.檔案收集不全。通過調查，目前，大部分鎮（區、街道）村建設檔案全部由各鎮（區、街道）建設服務中心保管，由于村鎮建設工作與國土資源管理、財政所等部門的工作存在一定的關聯性，對有些檔案資料的收集出現交叉現象。同一類的檔案，有的存放于建設服務中心，有的存放于國土資源所；同一個工程的檔案，由于各個階段（如招投標、工程管理、竣工決算等）分屬于各個部門管理，資料也分別存放于多個部門；有的鎮甚至有很多的檔案資料分散在個人手中。由于分散存放，未能真正實現收集齊全、集中保管，檔案資料的安全性得不到保證，同時也給檔案的利用帶來了極大的不便。

2.保管條件不佳。近年來，為改善辦公條件，部分鎮級機關拆除了老辦公大樓，由于國家政策的影響，新的辦公樓未能按期建設，造成鎮區機關辦公用房緊張，幾個部門擠在一個小的辦公樓內，有的甚至是借用其他部門的場所。有的鎮因合并，由原來的兩個鎮兩幢樓合并成一幢樓，辦公場所難以保證，更不談建設規范化的檔案室了。因此，大部分鎮建設服務中心只有兩三間辦公用房，檔案室只能和辦公室合用，檔案存放在辦公室內簡易的鐵皮柜、木質櫥中，保密工作無從談起，有的鎮檔案資料甚至出現了鼠咬蟲蛀等現象，達不到“八防”的保管要求；有的鎮雖然單獨設有檔案室，但往往因為辦公用房緊張，有用的、沒用的資料甚至于淘汰的機器設備都往檔案室放，把檔案室變成了雜物間、倉庫。

3.管理手續不完善。鎮級機關辦公經費原本就不富足，在檔案工作上的資金投入相對于其他工作更是少之又少。村鎮檔案室建設最基本的硬件，如電腦、打印機、掃描儀、檔案柜等都不能配備齊全。硬件設施的缺乏，嚴重制約了檔案管理工作的規范化和現代化。檔案接收沒有移交手續，也不規范整理，工程資料雜亂無章地堆放在一起，查檔只能憑借工作人員的記憶一堆一堆地翻，忙了半天有時也找不到、甚至根本就沒有接收到所需的檔案資料，檔案工作效率低下，不能真正實現服務中心、服務大局、服務民生的價值。

4.人員素質不高。村鎮建設檔案管理一般都沒有專職人員，大部分是由鎮建設服務中心工作人員兼任，由于基層的建設管理工作量大事雜，通過多輪次的區劃調整，轄區范圍不斷擴大，根本騰不出專門的人員來從事這項他們看起來并不重要的工作，因此往往是一人身兼數職，檔案工作也只能在工作空隙擠出時間來做。這些人員中多數未參加過任何形式的檔案業務培訓，更談不上具有檔案專業技術職稱，加上工作人員調動頻繁，部分檔案工作人員對檔案收集、整理、保管、利用等的基本要求，以及室藏檔案概況都不熟悉，檔案工作難以走上規范化的軌道。

開展村鎮建設檔案業務培訓

四、實行資源共享的優越性

鑒于村鎮建設檔案的特殊性，筆者建議：條件較好的鎮，單獨設立村鎮建設檔案室，本著節約的原則，可與檔案中心共享部分資源；辦公條件較差的鎮，與檔案中心合署辦公，實現資源共享的最大化。

1.實現檔案用房共享。一是檔案庫房共享。檔案庫房是保管檔案的場所，必須確保檔案資料的安全保管，庫房要配備相應的密集架或檔案柜、溫濕度控制、消防、監控等專業設備。相對于其他門類檔案而言，一個工程所產生的檔案量比其他門類檔案一年的量都大，因此，辦公條件較好的鎮（區、街道）可以單獨建立檔案庫房，辦公用房較緊的由檔案中心在檔案庫房內劃出相對獨立的區域作為村鎮建設檔案室的庫房，實行檔案資料的統一保管。二是閱檔室共享。閱檔室是提供檔案利用的場所，必須有相應的設施、設備，如檢索工具櫥、空調、電腦、復印機、桌椅等，各鎮（區、街道）檔案中心都設置了專門閱檔室，完全能夠滿足各類檔案的查閱利用工作。檔案管理用房的共享，大大緩解了鎮（區、街道）辦公用房緊張的情況，節約了村鎮建設檔案管理用房建設的成本。

2.實現硬件設備共享。檔案信息化，需要使用電腦、打印機、掃描儀等設備，對紙質檔案和其他載體的檔案進行數字化處理，以有效地延長紙質檔案的使用壽命，在實現檔案異質備份提高安全性的同時，也大大提高了檔案的利用效率。在檔案保管中，需要的密集架、檔案柜、空調、去濕機、消毒機、監控設備、溫濕度記錄設備、防光窗簾等，各鎮（區、街道）檔案中心基本都配備齊全，實行硬件設備共享，大大地節約了開支。

3.實現執法檢查共享。為進一步提高各鎮（區、街道）做好村鎮建設檔案工作的意識，市檔案局切實履行監督指導和執法職能，將村鎮建設檔案管理工作列入對鎮（區、街道）檔案工作經常性檢查和年度檢查的重點內容，確保村鎮建設檔案收集齊全、規范整理、及時移交、有效利用。由于城建檔案工作的特殊性和專業性，為確保檔案整理的質量，在進行檔案檢查時，檔案局可以吸納市城建檔案館相關人員一起參加，共同將鎮（區、街道）所有門類、所有載體檔案工作做得更好，全面提升基層檔案工作水平。

五、推進資源共享的幾點措施

1.設定管理權限。檔案資源共享、特別是檔案庫房共享之后，帶來的主要問題就是檔案的安全保密和有效利用。若檔案中心只有一個庫房，各部門檔案集中保管于同一庫房，如果采用檔案柜還好，各使用部門對自己的檔案可以單獨加鎖，一套鑰匙由部門檔案人員備用；如果是使用密集架的庫房，由于密集架不同于檔案柜，不可以單獨用鎖，這樣檔案的保密安全問題則凸顯出來。因此，除了加強對檔案人員的素質教育之外，還必須采取切實有效的措施加強對人員的管理，比如嚴禁無關人員進出庫房、對檔案人員進出庫房進行嚴格登記、在庫房內增加攝像頭等，避免出現檔案的泄密和缺失損毀情況。

2.堅持長效管理。定期做好檔案資料的收集、整理，按時做好移交，完善移交手續，按要求做好目錄電子化和全文數字化，做好安全保密、查閱利用等工作，對涉及民生和服務中心、服務大局的利用實例，要及時記錄，向相關媒體報送，進一步提升檔案的社會知曉度和美譽度，確保村鎮建設檔案管理常態化、規范化、科學化。

3.強化業務培訓。提高檔案人員的業務水平是做好村鎮建設檔案工作的關鍵。近年來，作為全市村鎮建設檔案室的業務主管部門，省、市、縣各級建設行政主管部門都加強了對村鎮建設檔案管理人員的業務培訓。在平時的業務工作中，作為基層的縣（市）級建設檔案館是業務指導的主要力量，除正常的集中式業務培訓外，還需組織專業人員定期到各檔案室進行面對面、手把手的指導，時常檢查檔案整理等工作的開展情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題，避免出現大量錯誤后再返工，造成人力、物力的浪費，挫傷檔案人員的積極性。同時，要指導各鎮（區、街道）做好檔案的收集工作。為確保檔案資料的收集到位，各鎮（區、街道）要由主要領導或分管領導牽頭，成立專門的組織領導機構，制定相應的文件歸檔制度，協調產生城建檔案的各個部門，最終將村鎮建設檔案交由村鎮建設檔案室統一管理。

村鎮建設檔案數量多、利用率高，規范村鎮建設檔案勢在必行。規范化檔案室建設只是一個手段，更重要的是要以創建為契機，不斷拓展村鎮建設檔案室接收檔案的門類，暢通收集渠道，加強對鎮區范圍內新建工程類項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，對多年積存的數量巨大的歷史檔案按照統一標準重新規范整理到位，按照要求移交統一保管，著力提升科學化、規范化管理水平，努力使村鎮建設檔案工作水平全面提升。