探討房地產檔案管理

姜站利

威海市住房保障房產管理局

探討房地產檔案管理

姜站利

威海市住房保障房產管理局

今年來，我國房地產業發展迅速，房產檔案的數量逐漸增大、利用頻率不斷增長，對房地產管理的要求也越來越高。本文通過對房產檔案特點的分析，提出了目前我國房產檔案管理中存在的問題，闡述了如何進一步提升檔案管理的水平。

房產；檔案；管理；分析

房產檔案是城市房產行政管理部門在房產權屬管理工作中直接形成的歷史記錄，是城市房產權屬登記管理工作的真實記載與重要依據。房產產權檔案在權屬登記、交易評估，房管政策、舊城改造、房地征稅等工作中有著重要作用，提供了可靠的法律保障。所以，做好房產檔案工作對穩定社會，解決民事糾紛，明確產權具有現實意義，并做好房產檔案工作為領導決策、研究房產政策，搞好房產管理。

1　我國目前房產檔案的特點

隨著經濟和社會的發展，房產檔案的重要性日益凸顯，當然房地產檔案管理過程中也存在亟待解決的問題。科學的認識當前房產檔案管理的特點，對于我們的工作有一定的指導意義。房產檔案具有以下幾個特點：

1.1房產檔案數量大、形式多、分散。各級房地產管理部門在進行房產管理工作中都會形成大量的管理資料，因為涉及到各個鄉鎮，又和千家萬戶直接關聯，各個資料整理后，在一個區縣數量就有可能幾萬卷，形式又是多樣的，有文字，表，圖，光盤，錄像等等，在歸檔之前都在各個基層的房產管理、規劃部門，甚至在一些個人手中。這些特點就會給房產檔案管理工作帶來巨大的難度。

1.2房產檔案成套性。由于房產檔案的形成過程決定了房產檔案的成套性，根據各個部門的工作過程，只有將他們每個部門的工作中形成的材料收集整理，才能反映出專業的工作過程。

1.3房產檔案跨年度、形成周期長。房產管理中由于技術原因，一般歷經的時間都比較長，跨年度是正常的事情，所以就導致房產檔案的跨年度、形成周期長的特點。

1.4房產檔案的動態性。房產檔案形成后，房產權屬和房產情況并不固定，隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌，城市的建設發展，房地產市場的活躍，房屋的交換、繼承、贈與等權屬轉移不斷產生，房產權屬處在不斷轉移與變更中，這樣房產權屬衍生的房產 檔案也隨之變化。

1.5房產檔案的兼容性。由于房產管理過程中運用不同的技術，因此整理房產檔案就要理解這種兼容性，才能更加科學有效的對房產檔案進行管理。

根據房產檔案的特點，在對檔案管理過程中要科學分類、整理，集中保管，這樣就會更好的讓房產檔案發揮房產管理工作中的作用，為地方經濟做貢獻。

2　房產檔案管理存在的問題

我國房產檔案管理中仍存在著許多問題。首先，房產檔案管理的形式單一，此問題也是目前較為突出的，根據房產檔案的數量大、形式多、分散的特點可以看出形式有文字，圖表，光盤，錄像等，目前的技術發展一般情況下要將現代信息技術融入檔案管理中去，要以手工管理和現代技術管理相結合，電子檔案是房產檔案的發展趨勢，然而電子檔案又是數字化信息，這個對存儲設備要求很高，電子設備容易修改，也容易壞，因此電子檔案保存有困難，為了保證檔案的永久性，也要借助更加新型的技術，如機讀檔案、影像檔案等，總之要構建一個房產檔案管理的信息化系統。

其次，責任和權力模糊，職能擴大化。其產生原因分為兩點：一是對房產檔案管理的職能認識不夠。隨著社會的進步，工作分工細化，職能也在細化，因此房產管理部門對職能定位上就出現了問題，形成職能的擴大化。二是房產檔案管理部門并不是單獨的機構，很多都是隸屬于房產管理部門的，由于不是獨立的部門，就會產生職能不清的問題。

第三，重視窗口服務，忽視房產檔案的管理。現在房產市場比較活躍，導致很多檔案管理部門都很重視對外的窗口服務，而忽視了房產檔案的管理，其實檔案的管理應當占據比較重要的比例。只有找到窗口服務和檔案的管理兩者之間的平衡點，才能更好的讓房產檔案的真正作用得到充分的發揮，才能更好的為房產市場以及城市經濟服務。

第四，現代技術的應用中的誤區。由于現代技術的發展，各行各業都在引進和應用，但是如果不能很好的結合房產檔案部門自身的特點就盲目的強調新技術的應用，會使得房產管理部門的改革變得與技術發展不相同。再者，信息技術的發展經常面臨著升級，由于升級就會產生一些問題，如，電子數據丟失，紙質材料丟失等。因此，技術引進必須和本部門的發展相適應，使得部門工作改革和技術改革相適應。

最后，房產檔案數量急劇增加。由于現在房產市場活躍，檔案也會在短時間內增加很多，再者，部門和部門之間的交接工作增多，交接過程對于材料不加以整理，這也使得房產檔案日益增多。

3　提升房產檔案管理水平

首先，創新房產檔案服務形式。隨著房產市場的活躍，檔案利用次數的增加，房產檔案管理必須要能跟上時代的發展，要提高服務的意識，讓服務滲透到每個服務對象。

其次，建立系統的登記質量管理。為了保證產權證沒有問題，最好能做到自查、互查、部門查等各個層次的檢查與驗收，對于有問題和錯誤的案例進行通報和整改，這樣就能保障整個登記質量管理的體系完整。

第三，加強房產檔案管理的信息化系統構建。房產檔案管理的信息化系統的構建，可以從幾個方面進行考慮，信息采集標準，檔案數字化，系統數據庫應用，網絡化使用等等，只有全方位的進行考慮和實施，才能更好的發揮房產檔案的作用。具體應該從幾個實處落實工作：（1）作為政府管理部門要對自己的文件標準和規范；（2）檔案管理立卷要“以我為主”為原則進行歸檔；（3）保障房產檔案的質量，通過歷年來的經驗，檔案質量越高，它起到的作用越大，或者說利用率越高；（4）數字化的程度越高，檔案作用越大，房產本身自然信息、房產原始登記信息、房產變更信息、房產限制信息都應該準確化，數字化，合理的利用數據庫才能得以保證； （5） 科學開發房產檔案的信息管理系統數據庫；（6）網絡化是房產檔案管理信息化中最終成果和形式，隨著信息化程度的進步，房產檔案管理也應網絡化，網絡化程度越高，對于檔案管理中就更加的準確記錄相關信息，變更速度也提升，管理的效率也提高了，關鍵是是對于檔案完整性就更有優勢。

［1］歐其健，《中國房地產》，《當前房產檔案工作的幾個誤區》，2008年11期

［2］楊清平，《改革與開放》，《論如何提升房地產檔案管理水平》，2010年10期

［3］何曉玲，《福建建設科技》，《淺析房地產檔案管理》，2011年6期