探討房地產(chǎn)檔案管理

姜站利

威海市住房保障房產(chǎn)管理局

探討房地產(chǎn)檔案管理

姜站利

威海市住房保障房產(chǎn)管理局

今年來，我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，房產(chǎn)檔案的數(shù)量逐漸增大、利用頻率不斷增長，對房地產(chǎn)管理的要求也越來越高。本文通過對房產(chǎn)檔案特點(diǎn)的分析，提出了目前我國房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，闡述了如何進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

房產(chǎn)；檔案；管理；分析

房產(chǎn)檔案是城市房產(chǎn)行政管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的歷史記錄，是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載與重要依據(jù)。房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案在權(quán)屬登記、交易評估，房管政策、舊城改造、房地征稅等工作中有著重要作用，提供了可靠的法律保障。所以，做好房產(chǎn)檔案工作對穩(wěn)定社會，解決民事糾紛，明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實(shí)意義，并做好房產(chǎn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。

1　我國目前房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的重要性日益凸顯，當(dāng)然房地產(chǎn)檔案管理過程中也存在亟待解決的問題。科學(xué)的認(rèn)識當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，對于我們的工作有一定的指導(dǎo)意義。房產(chǎn)檔案具有以下幾個特點(diǎn)：

1.1房產(chǎn)檔案數(shù)量大、形式多、分散。各級房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房產(chǎn)管理工作中都會形成大量的管理資料，因?yàn)樯婕暗礁鱾€鄉(xiāng)鎮(zhèn)，又和千家萬戶直接關(guān)聯(lián)，各個資料整理后，在一個區(qū)縣數(shù)量就有可能幾萬卷，形式又是多樣的，有文字，表，圖，光盤，錄像等等，在歸檔之前都在各個基層的房產(chǎn)管理、規(guī)劃部門，甚至在一些個人手中。這些特點(diǎn)就會給房產(chǎn)檔案管理工作帶來巨大的難度。

1.2房產(chǎn)檔案成套性。由于房產(chǎn)檔案的形成過程決定了房產(chǎn)檔案的成套性，根據(jù)各個部門的工作過程，只有將他們每個部門的工作中形成的材料收集整理，才能反映出專業(yè)的工作過程。

1.3房產(chǎn)檔案跨年度、形成周期長。房產(chǎn)管理中由于技術(shù)原因，一般歷經(jīng)的時間都比較長，跨年度是正常的事情，所以就導(dǎo)致房產(chǎn)檔案的跨年度、形成周期長的特點(diǎn)。

1.4房產(chǎn)檔案的動態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權(quán)屬和房產(chǎn)情況并不固定，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌，城市的建設(shè)發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的交換、繼承、贈與等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷產(chǎn)生，房產(chǎn)權(quán)屬處在不斷轉(zhuǎn)移與變更中，這樣房產(chǎn)權(quán)屬衍生的房產(chǎn) 檔案也隨之變化。

1.5房產(chǎn)檔案的兼容性。由于房產(chǎn)管理過程中運(yùn)用不同的技術(shù)，因此整理房產(chǎn)檔案就要理解這種兼容性，才能更加科學(xué)有效的對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。

根據(jù)房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，在對檔案管理過程中要科學(xué)分類、整理，集中保管，這樣就會更好的讓房產(chǎn)檔案發(fā)揮房產(chǎn)管理工作中的作用，為地方經(jīng)濟(jì)做貢獻(xiàn)。

2　房產(chǎn)檔案管理存在的問題

我國房產(chǎn)檔案管理中仍存在著許多問題。首先，房產(chǎn)檔案管理的形式單一，此問題也是目前較為突出的，根據(jù)房產(chǎn)檔案的數(shù)量大、形式多、分散的特點(diǎn)可以看出形式有文字，圖表，光盤，錄像等，目前的技術(shù)發(fā)展一般情況下要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理中去，要以手工管理和現(xiàn)代技術(shù)管理相結(jié)合，電子檔案是房產(chǎn)檔案的發(fā)展趨勢，然而電子檔案又是數(shù)字化信息，這個對存儲設(shè)備要求很高，電子設(shè)備容易修改，也容易壞，因此電子檔案保存有困難，為了保證檔案的永久性，也要借助更加新型的技術(shù)，如機(jī)讀檔案、影像檔案等，總之要構(gòu)建一個房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)。

其次，責(zé)任和權(quán)力模糊，職能擴(kuò)大化。其產(chǎn)生原因分為兩點(diǎn)：一是對房產(chǎn)檔案管理的職能認(rèn)識不夠。隨著社會的進(jìn)步，工作分工細(xì)化，職能也在細(xì)化，因此房產(chǎn)管理部門對職能定位上就出現(xiàn)了問題，形成職能的擴(kuò)大化。二是房產(chǎn)檔案管理部門并不是單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，很多都是隸屬于房產(chǎn)管理部門的，由于不是獨(dú)立的部門，就會產(chǎn)生職能不清的問題。

第三，重視窗口服務(wù)，忽視房產(chǎn)檔案的管理。現(xiàn)在房產(chǎn)市場比較活躍，導(dǎo)致很多檔案管理部門都很重視對外的窗口服務(wù)，而忽視了房產(chǎn)檔案的管理，其實(shí)檔案的管理應(yīng)當(dāng)占據(jù)比較重要的比例。只有找到窗口服務(wù)和檔案的管理兩者之間的平衡點(diǎn)，才能更好的讓房產(chǎn)檔案的真正作用得到充分的發(fā)揮，才能更好的為房產(chǎn)市場以及城市經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

第四，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用中的誤區(qū)。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都在引進(jìn)和應(yīng)用，但是如果不能很好的結(jié)合房產(chǎn)檔案部門自身的特點(diǎn)就盲目的強(qiáng)調(diào)新技術(shù)的應(yīng)用，會使得房產(chǎn)管理部門的改革變得與技術(shù)發(fā)展不相同。再者，信息技術(shù)的發(fā)展經(jīng)常面臨著升級，由于升級就會產(chǎn)生一些問題，如，電子數(shù)據(jù)丟失，紙質(zhì)材料丟失等。因此，技術(shù)引進(jìn)必須和本部門的發(fā)展相適應(yīng)，使得部門工作改革和技術(shù)改革相適應(yīng)。

最后，房產(chǎn)檔案數(shù)量急劇增加。由于現(xiàn)在房產(chǎn)市場活躍，檔案也會在短時間內(nèi)增加很多，再者，部門和部門之間的交接工作增多，交接過程對于材料不加以整理，這也使得房產(chǎn)檔案日益增多。

3　提升房產(chǎn)檔案管理水平

首先，創(chuàng)新房產(chǎn)檔案服務(wù)形式。隨著房產(chǎn)市場的活躍，檔案利用次數(shù)的增加，房產(chǎn)檔案管理必須要能跟上時代的發(fā)展，要提高服務(wù)的意識，讓服務(wù)滲透到每個服務(wù)對象。

其次，建立系統(tǒng)的登記質(zhì)量管理。為了保證產(chǎn)權(quán)證沒有問題，最好能做到自查、互查、部門查等各個層次的檢查與驗(yàn)收，對于有問題和錯誤的案例進(jìn)行通報和整改，這樣就能保障整個登記質(zhì)量管理的體系完整。

第三，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建。房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，可以從幾個方面進(jìn)行考慮，信息采集標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化使用等等，只有全方位的進(jìn)行考慮和實(shí)施，才能更好的發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。具體應(yīng)該從幾個實(shí)處落實(shí)工作：（1）作為政府管理部門要對自己的文件標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；（2）檔案管理立卷要“以我為主”為原則進(jìn)行歸檔；（3）保障房產(chǎn)檔案的質(zhì)量，通過歷年來的經(jīng)驗(yàn)，檔案質(zhì)量越高，它起到的作用越大，或者說利用率越高；（4）數(shù)字化的程度越高，檔案作用越大，房產(chǎn)本身自然信息、房產(chǎn)原始登記信息、房產(chǎn)變更信息、房產(chǎn)限制信息都應(yīng)該準(zhǔn)確化，數(shù)字化，合理的利用數(shù)據(jù)庫才能得以保證； （5） 科學(xué)開發(fā)房產(chǎn)檔案的信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；（6）網(wǎng)絡(luò)化是房產(chǎn)檔案管理信息化中最終成果和形式，隨著信息化程度的進(jìn)步，房產(chǎn)檔案管理也應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)化程度越高，對于檔案管理中就更加的準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，變更速度也提升，管理的效率也提高了，關(guān)鍵是是對于檔案完整性就更有優(yōu)勢。

［1］歐其健，《中國房地產(chǎn)》，《當(dāng)前房產(chǎn)檔案工作的幾個誤區(qū)》，2008年11期

［2］楊清平，《改革與開放》，《論如何提升房地產(chǎn)檔案管理水平》，2010年10期

［3］何曉玲，《福建建設(shè)科技》，《淺析房地產(chǎn)檔案管理》，2011年6期