基于“大地測量檔案管理及服務模式”的新思考

文/劉敏

基于“大地測量檔案管理及服務模式”的新思考

文/劉敏

國家測繪檔案資料館大地測量檔案分館是我們國家唯一個管理大地測量檔案的部門，館內長期收集、存儲、處理及分發各種形式的大地測量成果，館藏著解放以來（其中有部分為民國時期）全國范圍內各等級與種類的大地測量成果檔案資料，它是測繪歷史的真實記錄和寫照，是我國幾代測繪工作者的汗水乃至生命換取來的，是國家寶貴財富和地理空間信息的資源。大地測量成果廣泛用于我國載人航天飛船發射、橋梁隧道建設、礦藏勘探和發掘等各項建設之中，如何科學管理和有效利用大地測量檔案成果是檔案管理工作中的重點。

一、大地測量檔案形成特點及基礎分類

大地測量是確定地面點位、地球形狀大小和地球重力場的精密測量。其內容包括有三角、精密導線、水準、天文、衛星大地、重力和大地測量計算等。

（一）檔案形成及特點

大地測量檔案是測繪機構在大地測量活動中所形成的應當歸檔保存的觀測記錄、計算、成果、成圖資料以及技術設計書、工作報告、技術報告、檢驗報告、數據處理報告等文檔資料。大地測量檔案除了具有一般科技檔案屬性外還有其成果資料的地域性、測繪數據的唯一性、地理信息的保密性、檔案載體的復雜性、表現形式的多樣化等自身特點。故檔案管理者在工作中要根據其特點及分類進行使用。

（二）檔案基礎分類

做好大地測量檔案基礎分類，是檔案管理工作有序不紊進行的前提保證。檔案可以分為兩大類即基礎測繪成果和非基礎測繪成果檔案，基礎測繪檔案成果是指為建立全國統一的測繪基準和測繪系統而進行的天文測量、三角和導線測量、長度測量、水準測量、空間大地測量、重力測量所獲取的數據和圖件；其它測繪成果則屬于非基礎測繪成果。

基礎檔案又按記錄的其內容不同、性質不同、載體形式不同、范圍及比例尺不同而進行的分類。檔案管理工作者區分檔案分類的目的是便于檔案保管機構分類存儲、保管、檢索和提供利用，便于庫房管理和統計。

二、建立數據庫及服務新模式是實現大地測量檔案信息化管理的關鍵

我國檔案管理信息化發展已進入全方位、多層次推進的新階段，而現有的大地測量檔案管理和分發服務模式，已不能滿足行業的需求。建設和開發大地測量檔案數據庫系統及新的服務模式是測繪成果檔案信息化管理的核心和關鍵。

大地檔案室的服務工作是我們檔案業務的思想、領域、方式方法和提高管理水平等著手，工作的中心環節，檔案的服務工作不僅僅指整理加工、提供和利用，更重要的是要從改變檔案服務，從而達到提高檔案服務之目的。

1、建立大地測量管理部門的網頁，開展網上使用和查詢服務。隨著檔案館內部局域網的建立，檔案管理部門應充分本單位網站來制作檔案管理部門的網頁，積極建立組織網頁的數據和信息，逐步實現檔案信息的網上檢索，為使用者提供更好的服務。

目前我檔案館正積極采取措施，做好大地測量檔案目錄信息數字化數據庫建設。建立的該系統具有信息發布、共享、檔案資料存儲、查詢、檢索、分析處理、影像掃描、數據提供與備份、信息開發等功能。使用者可以通過區域計算機網絡終端提出需求，完成由數字檔案系統查找和調檔、歸檔使用。

2、建立電子檔案數據庫管理中心。集中管理網站內各數據科室歸檔的電子文件，并且在建立網站上提供有限制性及非保密性的電子文件查詢和利用功能，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋大地測量數據處理中心各科室，利用率高。

3、實現電子文件自動上傳的收集。目前檔案室是在單機上完成的電子文件的收集工作，這已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質文本檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成是通過上傳完成的。因此，檔案管理部門可以改變傳統工作模式，在網頁上設立電子文件自動上傳的工作窗口，管理者可以在第一時間將其收集并在檔案館的服務器上歸檔。

4、展開在線服務模式。當前網絡信息化改變了人們工作的環境，使用者更注重信息的時效性。查詢使用者可在線通過網絡發送使用資料的請求，通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得所需要的信息。并且檔案部門還可以在網頁上提供數據庫查詢、電子信箱等不同的服務方式，讓利用者與檔案管理部門使用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流和回答，及時提供查詢和資信服務。因此，當前檔案管理部門被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代信息化的新檔案服務方式所代替。

三、建立規章制度是檔案管理的基礎

做好大地測量檔案管理工作，就要嚴格執行《檔案法》、《測繪法》、《保密法》、《中華人民共和國測繪成果管理規定》以及《科技檔案資料管理工作暫行規定》等相關法律和法規。檔案管理部門應結合實際工作，制定相關檔案業務工作、技術方法、庫房管理以及設備等方面的管理原則和規范細則，如：保密制度、借閱制度、銷制度等，使大地測毀制度、使量檔案管理工作用、收費制者有法可依、有章度及獎罰可循。

四、提高檔案管理工作者業務素質和思想道德水平

大地測量檔案管理人員不僅要有精湛的業務素質和愛崗敬業的品格，還要具備較高的政治素養和職業道德。在新形勢下檔案管理工作者不再是單純意義上的庫房保管員，而是檔案信息的科學組織、分類、開發和安全利用工作者。管理者要認真學習和熟練掌握計算機網絡技術，具備開發和維護計算機電子檔案的能力，在知識和技能方面能應對更高的挑戰能力，成為既掌握測繪專業知識又有檔案管理經驗的工作者。

五、大地測量檔案的保密與利用

檔案管理工作者要嚴格遵守有關法律法規的規定，確定檔案的秘密范圍和等級，做好密級檔案的管理工作，處理好大地測量檔案的保密與利用關系。在滿足人們對檔案使用便捷、實用和多樣化需求的同時，還要重視檔案的保密和限制利用工作。對于有密級的電子檔案，要用密鑰加以控制，采用穩妥的保密技術措施，并定期對網絡安全性進行檢查，確保網絡的通暢和安全使用。并做好檔案的審查工作使管理人員能科學而準確地區分、判定大地測量檔案的開放利用與控制使用的范圍。

我們保存大地測量成果資料檔案的最終目的就是為了滿足開發和利用的需要。目前，大量有應用價值的測繪成果檔案普遍存在著重保輕用或利用不足的現象，大批檔案得不到有效的利用，由此造成了人力、物力、財力等資源的浪費，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。因此，要轉變傳統觀念，更新知識，創新思維，按照相關規范和標準，做好成果檔案的利用工作。檔案利用要加強監督工作，有效地發現并糾正檔案利用過程中不利于密級檔案的各種不良行為，從而做到既能合法利用大地測量檔案，又能保證檔案的安全利用。所以，對檔案管理工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在我國“十三五”規劃和創新、協條、綠色、開放、共享五大發展理念的新形勢下，實現大地測量檔案的管理服務方式和信息利用領域的最大化已經是勢在必行。檔案管理人員要認真學習測繪專業知識及測繪檔案有關法律法規，不斷提高管理自我綜合素質、檔案管理及服務水平，處理好保密與利用的關系，依法進行對檔案的管理和利用，滿足新形勢下發展的需要，為國家經濟建設和決策機關及各級政府提供更加方便、快捷、準確、及時、有效和全方位的大地測量成果檔案信息服務。

（作者單位：國家測繪地理信息局大地測量數據處理中心）