優化重大建設項目檔案驗收工作的對策與建議

文/朱紅宇

優化重大建設項目檔案驗收工作的對策與建議

文/朱紅宇

本文從建設單位重大項目檔案驗收的實踐中，發現問題，提出相應的對策思考，期望能夠對檔案驗收工作的優化和提升提供一些借鑒和參考

重大建設項目檔案是項目建設過程中的重要無形資產，也是對重大建設項目進行改造、維護、稽查、驗收、管理、監督、審計的重要依據，更是國家檔案的重要組成部分，既為本項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又為國家的經濟建設服務，做好重大項目建設的建檔工作，具有利國利民利單位、功澤后人的深遠意義，重大建設項目檔案的驗收工作也在當前經濟發展和社會生活中發揮著越來越重要的作用。

重大建設項目檔案驗收的重要意義

重大建設項目檔案是項目立項、設計、施工到監理整體建設活動的原始記錄，是評價工程質量的信用依據，也是今后工程運行、改造、維護不可替代的權威憑證。重大建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。隨著重大建設項目管控的力度和質量要求不斷加強，建設項目檔案管理和驗收工作面臨更加嚴格的要求和新的挑戰。

重大項目驗收存在的共性問題

在重大建設項目檔案管理的實踐中，部分企業尤其是國有企業的項目檔案驗收中，普遍存在一些共性問題。

1.前期檔案的成套性和完整性不足

重大建設項目或技改項目工期有長有短，缺失的文件主要是在工期較長的項目當中，由于企業對檔案資料收集重視不夠或者由于配備不足或者人員變動，檔案管理人員在早期沒有注重文件材料的收集，導致集中歸檔過程中前期文件缺失嚴重，特別是一些重要的批復文件缺失，對以后的檔案利用工作造成了不可彌補的損失。

2.編制案卷不規范質量差

建設單位重大建設項目檔案的整理或者未嚴格執行國家規范進行編制，或者按照老規定老辦法整理項目檔案，使得整理的項目檔案達不到驗收標準；施工單位、監理單位移交給建設單位的工程檔案中，原件和復印件并存，簽字蓋章手續不齊全，案卷中頁碼編寫不全，有的案卷甚至沒有編寫頁碼，竣工圖缺少竣工章及簽字，保管期限填寫不準確，卷盒填寫隨意、卷內封皮、卷內目錄及卷內備考表填寫不完整，聲像材料較少或缺失，特別是隱蔽工程驗收記錄和映像資料缺失嚴重等。

3.管理人員業務素養有待提高

檔案管理人員的業務素質層次不齊。有些企業檔案管理人員新手較多，缺乏工作經驗、平時的學習和積累不夠，在組卷時無從下手，不知道哪些材料該歸檔，哪些不該歸檔。更深層次的原因是有些建設單位對檔案管理工作重視度不夠，缺乏對項目檔案管理人員的系統培養，致使部分管檔人員沒有經受過系統的檔案培訓，甚至還存在管檔人員無證上崗的情況。

對策與建議

針對存在的問題，筆者認為要始終堅持問題導向，從目前暴露出的突出問題和薄弱環節入手，牢固樹立檔案意識和責任意識，從組織領導、制度建設、管理提升、經費投入、檔案宣傳、人員培訓、信息化建設等多個方面下功夫，既確保了重大項目檔案驗收順利通過，為項目順利通過整體驗收進而盡快投產奠定了基礎，又不斷增強檔案管理能力，提高檔案管理質量，不斷促進企業檔案驗收工作邁上新臺階。

1.注重管理的體系化

制定科學的檔案管理辦法是實現體系管理的先決條件。在啟動重大建設項目伊始，明確項目檔案管理組織體制，確定項目各參建方在項目建設過程中承擔的責任，對建設單位與施工單位、監理單位都提出明確的文件資料歸檔范圍和歸檔要求，明確責任人。參建管理人員要重視并且做好前期檔案的收集工作，把前期重要的立項批復文件按照項目分類存放。參建單位要設專職管檔人員，全程負責項目檔案資料的收集和整理工作。建設單位與設計單位、施工單位、監理單位簽訂設計合同、施工合同、監理合同時，明確提出檔案的歸檔要求并納入合同，三方單位移交的檔案應遵循項目文件自然形成規律，確保檔案齊全完整，對不符合歸檔要求的檔案建設單位拒絕接收，并令其整改直至達標；對不符合要求的檔案歸檔單位不予支付工程尾款加以約束。

對于工期長的重大建設項目，檔案的收集可采用分段操作。從重大建設項目的立項、請示、批復、設計、施工、監理及各單項驗收所形成的檔案，及時收集，分類存放；在日常工作中設立項目檔案登記臺賬，按照項目名稱分類存放，為以后的集中歸檔整理工作打好堅實的基礎。

2.注重管理的規范化

嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28-2002進行整理，摒棄過去不適宜的老規定老辦法，制定出新的管理辦法來整理重大建設項目檔案，確保整理的項目檔案達到驗收要求。

在實際工作中，檔案工作人員還要經常深入現場具體指導幫助。檔案人員應當在工程建設初期深入現場幫助指導施工單位、監理單位，向他們宣傳、指導檔案工作的相關知識及要求，增強各管檔人員的責任心，確保檔案管理標準統一，并做好項目檔案人員的培訓工作。

在重大建設項目的全過程中，為確保檔案管理標準統一，整理標準一致，建設單位的檔案部門應依據項目檔案的分類和規范要求，分別編制出一卷完整的檔案工作規范，交給施工單位和監理單位實施，制定與施工單位、監理單位協同合作的檔案工作流程，重點說明檔案資料管理中容易出現的問題，不重復問題，不遺漏工作。掌握重大項目建設的工程進度。項目檔案的貫徹落實必須要使檔案工作與工程項目建設同步開始、同步進行、同步驗收；建設單位的檔案人員應按照項目時間進度和工程節點定期到施工、監理單位的檔案部門監督、檢查、指導、提供幫助，發現問題及時整改；對施工單位、監理單位所交的項目檔案，建設單位應仔細檢查核對歸檔的檔案是否原件，對原件和復印件混放的檔案拒絕接收，簽字蓋章手續是否齊全，案卷中頁碼編寫是否齊全，竣工圖中的竣工章及簽字是否齊全等，并要求施工單位和監理單位在交紙質檔案的同時，還必須再交一套完整的與紙質檔案同版的電子檔案，為實現“數字檔案室”提供便利。

3.注重管理的信息化

大型建設項目涉及勘查、設計、施工、監理、業主和建設行政主管部門等多方主體，資料多、類型全，傳統的檔案保管模式已經不適應當前需求。檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置管理，為項目提供服務，加速實現檔案管理現代化進程，將管理模式從檔案實體為重心向檔案信息為重心轉變。在項目建設初步設計階段，應該明確提出檔案管理設備設施的建設要求和標準，并納入到項目建設投資中，從設計源頭抓好信息化平臺建設，不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，進一步提高檔案管理和利用的現代化水平。

信息化是提升檔案管理效率的重要手段，項目檔案的建立是一個漫長和復雜的過程，從項目立項到項目驗收的各個環節，檔案資料的收集整理都是由不同的單位或部門實施完成。檔案的信息化管理無疑會提高項目檔案管理的效率，實現檔案信息化，應當完善計算機、掃描儀、照相機等硬件設備，選用好檔案管理軟件，同時檔案管理人員要學習計算機和信息化管理知識，參與到檔案管理軟件和檔案信息開發工作中。

4.管理建議

企業應該在重大建設項目檔案管理人員方面給予一定政策鼓勵，形成獎勤罰懶的良好工作氛圍。讓想干事、能干事、干得好事的同志有施展的機會和舞臺；讓安于現狀，不思進取的人提高危機意識，及時自省，提高工作效率和績效水平，保持良好的工作狀態，從而加強和提升重大建設項目檔案管理。

綜上所述，項目檔案管理貫穿于重大項目建設整個過程，作為項目檔案管理重要一環，檔案驗收工作最終保證項目檔案工作的質量與效率，因此檔案驗收的實踐中，注重管理的體系化、規范化、信息化，并認真執行，促進重大建設項目檔案管理水平不斷提高，為建設項目全壽命周期的安全高效運行提供堅實基礎。

（作者單位：陜西有色金屬控股集團有限責任公司）