OA系統在科研院所辦公中的應用

孫亞男

中國醫學科學院北京協和醫學院藥物研究所

OA系統在科研院所辦公中的應用

孫亞男

中國醫學科學院北京協和醫學院藥物研究所

孫亞男，女，碩士研究生，中國醫學科學院藥物研究所，主要研究方向為衛生管理。

隨著計算機信息化的發展，辦公自動化逐漸成為趨勢。本文詳述藥物所OA系統的前期設計及在辦公室管理中的應用，主要在 “用印管理”、“公文管理”及“歸檔管理”三個方面。利用OA系統實現無紙化網上辦公，提高工作效率，規范辦公流程，節約辦公成本，實現信息共享。

隨著計算機和網絡技術的快速發展，辦公室信息化及自動化的步伐也日益加快。科研院所作為知識開發和技術創新的重要基地，集教學、科研、產業化于一身，其辦公室的工作內容紛繁復雜、工作量不斷增大，在日常工作中要努力加強電子政務建設。利用現代計算機信息技術手段，將辦公室部分工作逐步物化于各種現代化設備中，使信息的傳遞、獲取、處理等更為及時和便捷，提高工作效率，進一步提升辦公室的工作水平。

OA辦公系統（office automation，以下簡稱“OA系統”），是充分運用計算機技術和互聯網優勢，利用電腦、手機等終端進行網絡操作，實現系統多人異地共同完成一件工作，從而實現無紙化、移動辦公目的的信息管理系統。作為信息化建設的重點項目之一，OA系統被各級政府、高校、企業所采用。利用OA系統可以提高工作效率、規范辦公流程、節約辦公成本、實現信息共享。本文以藥物所為例，闡述OA系統在科研院所辦公室管理中的設計與應用。藥物所建立了OA辦公系統，包含用印管理、公文管理、歸檔管理、科研管理和信息管理等，科研人員可以在網上提交相關申請，管理人員網上審批移動辦公，方便快捷，改變了過去復雜和低效的辦公方式，節省了科研人員的寶貴時間。

OA系統的模塊設計

OA系統的核心功能是公文流轉和信息處理。工作流程制定的科學合理是公文、信息順利流轉的重要保障。工作流程的制定要考慮到幾個環節：①系統整體設計能實現后臺一體化管理，②系統的規范性，遵循統一的國家規范公文格式，③辦公電子化后需要調整的辦公環節，每一環節可操作的崗位限制，④人性化設計，⑤數據的安全性等。

按照藥物所管理內容分類進行設計，充分考慮藥物所目前和未來開發和利用的信息資源，重視資源整合；考慮不同管理部門之間的協同辦公；考慮科研人員的需要，以在規定的要求下簡化程序，減少操作步驟，界面清晰易懂為原則。

結合藥物所的實際需要，在充分考慮管理部門工作人員和科研人員的不同需求后，設計了藥物所OA系統，包括七個模塊，分別為：工作流程、信息管理、科研管理、公文管理、歸檔管理、個人辦公、內部郵件和論壇。具體詳見圖1所示。

OA系統在科研院所辦公室管理中的應用

辦公室是科研院所行政工作的運轉中心，承擔著上傳下達，溝通左右的樞紐作用。針對繁多的工作任務，OA系統的使用，簡化和優化了工作流程，改進了工作方法，提升了辦公質量。藥物所辦公室OA系統的工作模塊有：所辦用印工作流程、公文管理和歸檔管理。以下就上述三個工作模塊的應用進行分析。

圖1　藥物研究所的OA系統結構簡圖

所辦用印的工作流程

科研人員申請：科研人員進入系統后，點擊所辦用印流程，自動彈出用印審批單，審批單的內容包括申請人、申請人部門、用印材料及數量、申請日期、印章種類。為了方便科研人員，系統自動顯示申請人的姓名和部門，科研人員只需填寫用印材料和數量，以及印章種類，上傳用印材料的電子版。下一步默認管理人員審批。

管理人員審批：考慮到主任工作的繁忙，因此用印審批表首先發至普通的管理人員進行初審，符合規定的審批單會傳送至主任進行復審；涉及到其他的管理部門的，需要其他管理部門共同會簽，例如購置儀器，儀器合同需要加蓋公章，需要經費管理部門、法務部門及設備管理部門會簽通過；對于一些重大事項的蓋章，需要請示主管領導。審核同意之后就可以到所辦用印。

所辦用印：所辦的工作人員登陸OA系統，查閱電子轉單是否完整，審核的內容與待蓋章的文件是否一致，仔細閱讀管理部門的相關審核批注后，可以給相關材料蓋章用印。

圖2　OA系統中辦公室用印流程示意圖

圖3　OA系統中發文流程示意圖

圖4　OA系統中收文流程示意圖

公文管理

公文管理，是OA系統的主要功能之一，被較多使用。早期的公文，使用紙質文件，手寫擬稿，送文、取文、審核文件等均須相關人員簽字確認，一層層，一級級，整個流程既復雜又耗時長，辦公人員很難動態掌控整個運轉過程，特別是遇到管理部門人不在或是領導外出的情況，公文往往會卡在流程的某個環節而運行不下去。應用OA系統上的公文管理，可以網上操作，實現無紙化，移動辦公，管理人員可以根據文件的動態傳閱流程進行監督、催辦管理，節省時間和人力成本。公文管理分為兩個部分：收文管理和發文管理。

發文管理

所內的發文管理流程，主要處理所內各職能部門以所名義發布的文件。流程圖如圖3所示。OA系統設置了多種公文文單模板（上行文、平行文），發文稿紙及正文均可以在電子模板中編輯，方便快捷，規范了公文格式，減少了人為因素等產生的問題。

OA系統預設了發文傳遞流程。發文文件首先由某職能部門在“發文擬稿”操作環節中起草。該環節設置下一步默認處理的為職能部門的主任，文件傳送至部門主任核稿，部門主任如果認為擬稿不通過即可退送至原擬稿人，部門主任也可以在系統中修改，然后發送至主管所領導進行審簽，領導審簽通過后，即可編號登記，然后到所辦用印，分發后歸檔。

收文管理

所內的收文管理流程，主要處理上級機關（衛計委或是院校）等來文文件。按照《中國共產黨機關公文處理條例》（中辦發【1996】14號）及《國家行政機關公文處理辦法》（國發【2000】23號）的相關規定，對所內收到的各類公文要登記分類，傳至辦公室主任擬辦，相關領導傳閱，具體的承辦部門承辦，辦復，歸檔，流程圖如圖4所示。采用OA系統，所內的多個行政部門可以同時處理同一文件；如果事情緊急，根據流程追蹤獲知公文流轉、批示情況，也可發催辦指令，從而提高辦事效率。

檔案管理

OA系統的建立，為檔案管理提供了科學化的管理平臺。應用掃描儀器進行文書檔案的掃描和識別，把文件以數字化形式統一規范的錄入計算機設備中，再加以分類，編目、排序、保存、檢索等。利用OA系統進行檔案管理工作，改變了傳統檔案收集、整理、歸類的方式，使檔案的管理更加科學規范。

藥物所過去采用飛狐系統進行檔案管理，所以在OA系統中增加了與飛狐系統的對接。OA系統錄入的文件可以轉入飛狐系統中保存和查閱，方便有效的解決了兩次錄入和缺少文件傳閱信息的問題。

在OA系統中，電子檔案可實現在不同地點和相同時間中供多人查閱和處理，并具備多用戶精細檢索的功能，方便了信息共享。此外，根據辦公對象的不同，給予不同的權限和操作范圍，并設置防火墻、異地備份等安全防護措施防止數據泄露和丟失，提升系統的安全性。

結語

設計藥物所OA系統是為了提高行政管理效率，有效的解決和處理行政管理中各種事務性問題。OA系統針對藥物研究所管理需求提供統一的軟件系統和網絡支持環境，計劃不斷推進和完善OA系統的使用，實現藥物所大多數日常辦公的電子化。應用OA系統一定程度上提高了管理的辦公效率，規范了辦公處理流程，實現了資源的有效共享，大大減少了人力成本與時間成本的浪費。綜上所述，充分的應用OA系統必將有力的推動科研院所辦公室管理的科學化發展。