ERP系統使用提高事業單位管理效率初探

夏維　姚金玲　趙長海　宋曉龍　朱曉昱

【摘 要】ERP是一個龐大、復雜的管理系統，已被廣泛的運用到現代企業信息化管理中，本文通過分析比較企業和事業單位在日常管理上的差異，得出結論并提出改進的措施，與此同時ERP系統也存在一定的短板和缺陷，為了穩固提高管理效率，事業單位應結合自身條件，研究出合理的措施消除短板，彌補缺陷，使ERP系統能夠高效的體現其“管理工具”的本質，提高事業單位的核心競爭力和應變能力。

【關鍵詞】科研事業單位；ERP；管理效率

ERP系統建立在信息技術基礎上，是企事業單位在信息時代生存、發展的基石，它是把一切資源整合集成管理，形成完整性的規劃和控制系統[1]。為了提高科研事業單位的創新能力，國家不斷加大對科研事業的投入力度，因此需要提高對科研單位的管理要求，通過對比企業和科研事業單位管理方面的異同，參照企業的管理方法，實施ERP系統管理模式。

1 分析對比企業和事業單位在管理方面的異同

企業的經營流程猶如生態食物鏈一樣環環相扣缺一不可，從原輔材料的供應到生產制造再到銷售和客戶。相對于企業流程的繁復，科研事業單位的運營流程較為簡潔，主要是和政府及其他企事業科研單位的協作[2]。

企業為了提高應變能力、管理效率，需要高效管理整個供應鏈上涉及到的所有步驟。科研事業單位因為受到科研政策和合同特殊性的束縛，使科研管理擁有了更多的強制性而缺乏變通的可能性，同時科學研究項目存在很高的不確定性因素，因此在某些方便又具有任意性。

企業通常是由高層決策，統一計劃領導，然后任務層層分解下達，同時進行資源的配置。而科研事業單位往往在相對寬松的環境下，以固有的運營機制為基礎，在既定的發展戰略規劃下，調整分配內部資源。

科研事業單位把順利完成科研項目作為唯一的目標。顧名思義，企業是將實現經濟效益最大化作為管理目標。

企業可以精準計算和量化在生產過程中所需要的物料和產能，而科學研究具有很大的不確定性，屬于人的創造性行為，在科學研究項目過程中產生的物資需求和科研人員的專業能力都很難精確地計算和給出量化的數據[3]。

企業的生產工藝是一個循環往復的過程，既定產品的生產、銷售都有固定的模式和周期，具有相對穩定的資源規劃和配置控制。科研事業單位的主業就是一個個科研項目，不同的科研項目具有各自的生產周期，所需要的物資經費也各有不同，因此很難把握物資的規劃分配和控制，基本無規律可循。

2 使用ERP系統提高科研事業單位管理效率的方法

如何使科研事業單位運用ERP系統提高管理效率，徹底脫離傳統的管理方法，應當注意以下幾方面的問題。

2.1 制定明確的購買和使用計劃

首先，對不同類型的ERP系統做充分的市場調研，大概了解各自的優缺點，然后根據單位自身的實際條件和運營情況，購置最符合本單位未來發展規劃的型號。其次，根據購買到的ERP系統類型結合自身發展制定詳實的使用目標和計劃，保證遵循計劃步驟實施ERP系統，在使用過程中應當及時發現問題并解決問題，必要時通過信息反饋來調整使用計劃[4]。

2.2 提高硬件基礎的配置

為了給ERP系統提供優良的運行環境，保證ERP系統高速高質的實施。首先，要全面了解掌握單位目前的信息化程度，淘汰落后的電腦等相關的硬件基礎設施，清除老舊過時、運行效率低的軟件系統，進一步提高計算機網絡配置等[5]。顯而易見，以上事務均需要大量的資金作支持，所以，對實施ERP系統進行經濟、技術可行性分析很有必要，把契合成本效益作為單位各項決策的實施原則。

2.3 搭建符合自身發展的業務流程

為了使單位的ERP系統符合所處行業目前的信息化管理系統，更好的服務于各項科研活動，通過構建流程改良平臺，發現運行效率低的流程將其改建，妨礙運行的就廢止，效率一般的再優化，最后搭建一套完整的業務流程[6]。除此之外，在必要的情況下，購買ERP系統后，可依據單位自身的發展情況進行再開發，即根據自身運營環境改寫ERP系統的部分模塊。

2.4 提高全體員工對ERP系統的認識

首先，單位從上到下應當對ERP系統有一個全面、系統的認識，尤其是高管層更應有深刻的認知，了解ERP系統運行的核心內容；其次，應該在整個系統中廣泛宣講ERP系統的主旨思想，使員工對ERP系統有全面的了解，引導其清楚在整個ERP系統中自身所承擔的責任，目標更加明確的參與到完善ERP系統搭建中，眾志成城，使ERP系統高效的實施運行；再次，為了保證ERP系統運行的精準度，需要對相應的工作人員進行運營前的學習培訓，減少他們工作失誤率，為ERP系統運行時的數據輸入工作提供堅實的基礎[7]；最后，假如個別部門因為使用ERP系統成為部門重要改革或者內部人員因為認知不夠，思想技術落后不能完成ERP系統的操縱和執掌工作，單位高層決策部門應該考慮從外部引入具有專業性的信息化人才，為了使其對單位的文化和業務流程有一定程度的了解，應當進行簡單快速的培訓。

2.5 強化維護，做好應急準備

只有安全、穩健的運行環境才能良好的保證ERP系統高效工作。相應的操作人員應時刻做好相關數據的準備工作，系統管理工作人員應當及時對系統運行過程中產生的錯誤數據、無效數據和垃圾數據進行相應的處理，同時對數據進行備份處理，保障系統健全、穩定的運行。

3 事業單位高效運行ERP系統的關鍵因素

科研事業單位順應潮流實現信息化管理的途徑是使用ERP系統，保證其高效運行關鍵應當落實好以下兩個方面。

3.1 制定合理的ERP系統運行計劃

ERP整體的運行規劃不能只依靠信息中心的一己之力，更不能采用缺少調查的主觀判斷，它必須與科研事業單位的未來發展戰略高度結合，因此出臺制定合理的ERP系統運行計劃需要成立一個專門的工作部門，保證信息中心和其他業務部門的相關人員同時參與[8]。大部分單位可能會出現由于缺乏相關人才資源而聘請外部專業公司咨詢規劃，由于外部公司對單位的文化和業務流程了解欠缺，給出的方案與實際相差甚遠，因此在做ERP系統規劃時，實施單位要作為主體聘請外部公司或者專業人員提供支持。隨著計算機技術和自身業務的快速變化，單位應當實時優化和改善ERP系統，不能有一勞永逸的思想，一個運行規劃使用周期過長是不可取的，當前最佳的ERP整體規劃時間為三到五年[9]。

3.2 優化管理ERP系統的運行周期

任何系統的運行關鍵在于過程管理，實施ERP系統亦如此，多數單位因諸多因素導致系統實施周期過長而遭遇困擾，這種情況引發軟件商和使用方關系緊張，進而影響到ERP系統的實施過程，嚴重者形成惡性循環。當雙方出現意見不同時，要以合作共贏的態度，為了統一的目標——ERP系統高效運行，共同商討解決問題的辦法，化解危機。同時，為了更好的掌控整個項目的進度，要挑選具備優秀協調和組織能力的人員擔任項目管理者[10]。能否成功實施ERP系統取決與于兩方面：購買的軟件和單位的管理能力。假如產品有漏洞，功能存在缺陷，則企業ERP系統運作難度系數增加不少，同樣地，若單位的基礎管理薄弱，又缺少創新能力，ERP系統實施會寸步難行。

總之，科研事業單位管理擁有復雜的背景環境和形態各異的自身因素，不能把高效管理簡單的寄希望于“系統化”的變革，想要使用ERP系統提高單位的管理效率，首先要夯實管理基礎、整合優化業務流程，其次創新改革管理制度、加大力度培養信息化人才，構建出符合自身發展的ERP系統運行規劃和周期，更快更好地實現科研事業單位資源集成化管理。

【參考文獻】

[1]趙文杰.ERP系統在企業信息管理中的應用[J].科技向導，2011（12）.

[2]張桂新.ERP環境下企業內部控制存在的問題和對策分析[J].財經界（學術版），2011（06）.

[3]梁奎，郭順生.基于SPC的EPR質量管理系統的研究與實現[J].機械研究與應用，2011（03）.

[4]王欣.ERP實施能力評價體系設計與研究[A].第六屆（2011）中國管理學年會—信息管理分會場論文集[C].2011.

[5]方開紅.一種安全可靠的ERP系統的設計與實現[J].電腦開發與應用，2012（10）.

[6]吳建苗.動態企業建模技術實現及其在ERP中的應用[J].浙江大學學報（理學版）；2000（04）.

[7]黃嫚麗，藍海林.談ERP的實施與企業戰略的匹配[J].經濟師，2003（02）.

[8]李燕，劉魯.基于知識管理的ERP系統[J].合肥工業大學學報（自然科學版），2004（03）.

[9]常靜.我國企業實施ERP系統管理的風險與防范[J].陜西經貿學院學報，2001（03）.

[10]蔡海鵬.ERP實施要素及內涵[J].中國制造業信息化，2006（15）.

[責任編輯：王偉平]