ERP系統(tǒng)使用提高事業(yè)單位管理效率初探

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【摘 要】ERP是一個龐大、復雜的管理系統(tǒng)，已被廣泛的運用到現(xiàn)代企業(yè)信息化管理中，本文通過分析比較企業(yè)和事業(yè)單位在日常管理上的差異，得出結論并提出改進的措施，與此同時ERP系統(tǒng)也存在一定的短板和缺陷，為了穩(wěn)固提高管理效率，事業(yè)單位應結合自身條件，研究出合理的措施消除短板，彌補缺陷，使ERP系統(tǒng)能夠高效的體現(xiàn)其“管理工具”的本質，提高事業(yè)單位的核心競爭力和應變能力。

【關鍵詞】科研事業(yè)單位；ERP；管理效率

ERP系統(tǒng)建立在信息技術基礎上，是企事業(yè)單位在信息時代生存、發(fā)展的基石，它是把一切資源整合集成管理，形成完整性的規(guī)劃和控制系統(tǒng)[1]。為了提高科研事業(yè)單位的創(chuàng)新能力，國家不斷加大對科研事業(yè)的投入力度，因此需要提高對科研單位的管理要求，通過對比企業(yè)和科研事業(yè)單位管理方面的異同，參照企業(yè)的管理方法，實施ERP系統(tǒng)管理模式。

1 分析對比企業(yè)和事業(yè)單位在管理方面的異同

企業(yè)的經(jīng)營流程猶如生態(tài)食物鏈一樣環(huán)環(huán)相扣缺一不可，從原輔材料的供應到生產(chǎn)制造再到銷售和客戶。相對于企業(yè)流程的繁復，科研事業(yè)單位的運營流程較為簡潔，主要是和政府及其他企事業(yè)科研單位的協(xié)作[2]。

企業(yè)為了提高應變能力、管理效率，需要高效管理整個供應鏈上涉及到的所有步驟。科研事業(yè)單位因為受到科研政策和合同特殊性的束縛，使科研管理擁有了更多的強制性而缺乏變通的可能性，同時科學研究項目存在很高的不確定性因素，因此在某些方便又具有任意性。

企業(yè)通常是由高層決策，統(tǒng)一計劃領導，然后任務層層分解下達，同時進行資源的配置。而科研事業(yè)單位往往在相對寬松的環(huán)境下，以固有的運營機制為基礎，在既定的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃下，調(diào)整分配內(nèi)部資源。

科研事業(yè)單位把順利完成科研項目作為唯一的目標。顧名思義，企業(yè)是將實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化作為管理目標。

企業(yè)可以精準計算和量化在生產(chǎn)過程中所需要的物料和產(chǎn)能，而科學研究具有很大的不確定性，屬于人的創(chuàng)造性行為，在科學研究項目過程中產(chǎn)生的物資需求和科研人員的專業(yè)能力都很難精確地計算和給出量化的數(shù)據(jù)[3]。

企業(yè)的生產(chǎn)工藝是一個循環(huán)往復的過程，既定產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售都有固定的模式和周期，具有相對穩(wěn)定的資源規(guī)劃和配置控制?？蒲惺聵I(yè)單位的主業(yè)就是一個個科研項目，不同的科研項目具有各自的生產(chǎn)周期，所需要的物資經(jīng)費也各有不同，因此很難把握物資的規(guī)劃分配和控制，基本無規(guī)律可循。

2 使用ERP系統(tǒng)提高科研事業(yè)單位管理效率的方法

如何使科研事業(yè)單位運用ERP系統(tǒng)提高管理效率，徹底脫離傳統(tǒng)的管理方法，應當注意以下幾方面的問題。

2.1 制定明確的購買和使用計劃

首先，對不同類型的ERP系統(tǒng)做充分的市場調(diào)研，大概了解各自的優(yōu)缺點，然后根據(jù)單位自身的實際條件和運營情況，購置最符合本單位未來發(fā)展規(guī)劃的型號。其次，根據(jù)購買到的ERP系統(tǒng)類型結合自身發(fā)展制定詳實的使用目標和計劃，保證遵循計劃步驟實施ERP系統(tǒng)，在使用過程中應當及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，必要時通過信息反饋來調(diào)整使用計劃[4]。

2.2 提高硬件基礎的配置

為了給ERP系統(tǒng)提供優(yōu)良的運行環(huán)境，保證ERP系統(tǒng)高速高質的實施。首先，要全面了解掌握單位目前的信息化程度，淘汰落后的電腦等相關的硬件基礎設施，清除老舊過時、運行效率低的軟件系統(tǒng)，進一步提高計算機網(wǎng)絡配置等[5]。顯而易見，以上事務均需要大量的資金作支持，所以，對實施ERP系統(tǒng)進行經(jīng)濟、技術可行性分析很有必要，把契合成本效益作為單位各項決策的實施原則。

2.3 搭建符合自身發(fā)展的業(yè)務流程

為了使單位的ERP系統(tǒng)符合所處行業(yè)目前的信息化管理系統(tǒng)，更好的服務于各項科研活動，通過構建流程改良平臺，發(fā)現(xiàn)運行效率低的流程將其改建，妨礙運行的就廢止，效率一般的再優(yōu)化，最后搭建一套完整的業(yè)務流程[6]。除此之外，在必要的情況下，購買ERP系統(tǒng)后，可依據(jù)單位自身的發(fā)展情況進行再開發(fā)，即根據(jù)自身運營環(huán)境改寫ERP系統(tǒng)的部分模塊。

2.4 提高全體員工對ERP系統(tǒng)的認識

首先，單位從上到下應當對ERP系統(tǒng)有一個全面、系統(tǒng)的認識，尤其是高管層更應有深刻的認知，了解ERP系統(tǒng)運行的核心內(nèi)容；其次，應該在整個系統(tǒng)中廣泛宣講ERP系統(tǒng)的主旨思想，使員工對ERP系統(tǒng)有全面的了解，引導其清楚在整個ERP系統(tǒng)中自身所承擔的責任，目標更加明確的參與到完善ERP系統(tǒng)搭建中，眾志成城，使ERP系統(tǒng)高效的實施運行；再次，為了保證ERP系統(tǒng)運行的精準度，需要對相應的工作人員進行運營前的學習培訓，減少他們工作失誤率，為ERP系統(tǒng)運行時的數(shù)據(jù)輸入工作提供堅實的基礎[7]；最后，假如個別部門因為使用ERP系統(tǒng)成為部門重要改革或者內(nèi)部人員因為認知不夠，思想技術落后不能完成ERP系統(tǒng)的操縱和執(zhí)掌工作，單位高層決策部門應該考慮從外部引入具有專業(yè)性的信息化人才，為了使其對單位的文化和業(yè)務流程有一定程度的了解，應當進行簡單快速的培訓。

2.5 強化維護，做好應急準備

只有安全、穩(wěn)健的運行環(huán)境才能良好的保證ERP系統(tǒng)高效工作。相應的操作人員應時刻做好相關數(shù)據(jù)的準備工作，系統(tǒng)管理工作人員應當及時對系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的錯誤數(shù)據(jù)、無效數(shù)據(jù)和垃圾數(shù)據(jù)進行相應的處理，同時對數(shù)據(jù)進行備份處理，保障系統(tǒng)健全、穩(wěn)定的運行。

3 事業(yè)單位高效運行ERP系統(tǒng)的關鍵因素

科研事業(yè)單位順應潮流實現(xiàn)信息化管理的途徑是使用ERP系統(tǒng)，保證其高效運行關鍵應當落實好以下兩個方面。

3.1 制定合理的ERP系統(tǒng)運行計劃

ERP整體的運行規(guī)劃不能只依靠信息中心的一己之力，更不能采用缺少調(diào)查的主觀判斷，它必須與科研事業(yè)單位的未來發(fā)展戰(zhàn)略高度結合，因此出臺制定合理的ERP系統(tǒng)運行計劃需要成立一個專門的工作部門，保證信息中心和其他業(yè)務部門的相關人員同時參與[8]。大部分單位可能會出現(xiàn)由于缺乏相關人才資源而聘請外部專業(yè)公司咨詢規(guī)劃，由于外部公司對單位的文化和業(yè)務流程了解欠缺，給出的方案與實際相差甚遠，因此在做ERP系統(tǒng)規(guī)劃時，實施單位要作為主體聘請外部公司或者專業(yè)人員提供支持。隨著計算機技術和自身業(yè)務的快速變化，單位應當實時優(yōu)化和改善ERP系統(tǒng)，不能有一勞永逸的思想，一個運行規(guī)劃使用周期過長是不可取的，當前最佳的ERP整體規(guī)劃時間為三到五年[9]。

3.2 優(yōu)化管理ERP系統(tǒng)的運行周期

任何系統(tǒng)的運行關鍵在于過程管理，實施ERP系統(tǒng)亦如此，多數(shù)單位因諸多因素導致系統(tǒng)實施周期過長而遭遇困擾，這種情況引發(fā)軟件商和使用方關系緊張，進而影響到ERP系統(tǒng)的實施過程，嚴重者形成惡性循環(huán)。當雙方出現(xiàn)意見不同時，要以合作共贏的態(tài)度，為了統(tǒng)一的目標——ERP系統(tǒng)高效運行，共同商討解決問題的辦法，化解危機。同時，為了更好的掌控整個項目的進度，要挑選具備優(yōu)秀協(xié)調(diào)和組織能力的人員擔任項目管理者[10]。能否成功實施ERP系統(tǒng)取決與于兩方面：購買的軟件和單位的管理能力。假如產(chǎn)品有漏洞，功能存在缺陷，則企業(yè)ERP系統(tǒng)運作難度系數(shù)增加不少，同樣地，若單位的基礎管理薄弱，又缺少創(chuàng)新能力，ERP系統(tǒng)實施會寸步難行。

總之，科研事業(yè)單位管理擁有復雜的背景環(huán)境和形態(tài)各異的自身因素，不能把高效管理簡單的寄希望于“系統(tǒng)化”的變革，想要使用ERP系統(tǒng)提高單位的管理效率，首先要夯實管理基礎、整合優(yōu)化業(yè)務流程，其次創(chuàng)新改革管理制度、加大力度培養(yǎng)信息化人才，構建出符合自身發(fā)展的ERP系統(tǒng)運行規(guī)劃和周期，更快更好地實現(xiàn)科研事業(yè)單位資源集成化管理。

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[責任編輯：王偉平]