Wford模板在航天技術文件中的應用

周國濤　張小波　吳思　郭曉蕾　張曉娟

（北京宇航系統工程研究所，北京，100076）

Wford模板在航天技術文件中的應用

周國濤張小波吳思郭曉蕾張曉娟

（北京宇航系統工程研究所，北京，100076）

文摘：闡述企業對Word文件樣式的細化要求，總結歸納航天Word文件模板定制的具體做法，介紹模板的應用效果。

航天技術文件；文件標準化；定制模板。

在航天產品研制過程中，需要編制大量各種格式的技術文件。從文件數量上看，一半以上是Doc格式。為提高航天技術文件的編寫效率和規范性，我們結合QJ 1714《航天產品設計文件管理制度》標準規定的技術文件格式要求，采用多級自動編號、雙頁模板自動換頁等技術，對Word技術文件模板的外觀樣式、書簽、段落樣式、字體樣式進行了統一，規范了航天技術文件的編制，提高了信息化管理水平。

1　航天技術文件的形式

航天企業承擔的航天產品從預研到批產的整個研制過程，涉及機械、電子、化工等多個領域，與其它制造類單位相比，航天產品技術文件的種類繁多，格式要求嚴格，編寫要求更加細致。

1.1技術文件的表達方式

航天技術文件按表達方式可以分為各類研究試驗文件、圖樣文件、文字內容設計文件、表格內容設計文件等，各類文件還包含對應的更改單、技術通知單 （偏離單）等。每個類別一般還會進一步細分為一級或兩級子類，每類文件的文件編碼、審簽流程、生命周期不一樣。不同文件類別對應的管理方式、文件屬性、電子文件格式不同，可以作為各類信息系統中技術文件的建模依據。

1.2技術文件的電子格式

初步統計，我單位每年編制各類技術文件約5萬份，其中用Word軟件編制的Doc格式的技術文件占了一半以上。各類技術文件常用的電子格式見表1。

表1　航天技術文件的電子格式

其中，表格內容設計文件、更改單和技術通知單 （偏離單）曾經采用Dwg格式，方便與相關的圖形文件一起管理。但由于Autocad的編輯功能遠不如Word方便，這類文件早已經統一為Doc格式。

1.3技術文件的簽署

文件簽署的信息是可以利用信息化工具寫入到文件中的信息，包括文件屬性和審批流程信息。文件屬性主要包括文件名稱、代號、型號（產品）代號、階段、密級等屬性，一般在文件封面或頁面底部標題欄區。審批流程信息文件審簽單位、人員、時間等記錄，位置在文件的封面或首頁底部的標題欄，會簽信息在左側裝訂區空白位置。

2　技術文件模板的定制要求

2.1格式標準化

在用Word軟件編輯Doc格式技術文件時，如果沒有統一段落樣式的模板文件，技術人員會在系統默認樣式的基礎上修改或增加，Word會自動記錄修改的樣式并自動命名，造成文件中的樣式很多、名稱不一致，基本無法重用。

在不同文件之間復制粘貼內容時，同名樣式會以目標文件為準，也就是源文件的同名排版樣式可能丟失，新樣式帶入到目標文件，目標文件樣式增多，都會造成使用中樣式混亂。

因此，合理規劃模板中的段落樣式名稱是非常重要的。按統一的標準在模板中建立完整的規范命名的段落樣式庫，包括中英文字體、段落間距、行間距以及對應的多級編號。樣式庫的定制修改是一項繁瑣的工作，需要多年的持續改進和磨合才能在單位內部統一。

2.2簡化編輯操作

在模板定制過程中，還需要考慮根據技術人員的使用習慣，簡化文件編輯的操作步驟，提高文檔編制效率，如自動進行章節編號、圖表編號、預先定義后續的段落樣式等。在模板預先定義默認的后續樣式方便操作，如技術通知單 （偏離單）的基本屬性是由系統自動回寫的，正文區第一行的樣式默認為 “技術通知單標題”樣式，回車后自動調整為正文樣式。

模板應具備完善規范的樣式庫，如正文章節段落樣式、章節編號、附錄編號、圖表編號等，采用多級編號的樣式庫可以大大簡化格式設置操作，在文檔編輯過程中可以快速刷新格式，在章節變化時實現編號的自動更新。

2.3便于管理文件信息

Word技術文件模板中應包含完整規范的信息標記，如書簽、域，這樣在信息系統中創建、修改、審簽時，可以對文件信息進行提取和回寫。模板文件應定義完整規范的書簽，如型號代號、文件代號、文件名稱、階段、密級、各級簽署的位置等，明細表和更改單等表格也需要用書簽標記，便于信息的提取和回寫。

3　Word文件模板的定制

Word編輯功能強大，一般不需要開發即可實現模板的大部分要求。但是Word本身在樣式定制上具有方法多樣、功能分散、操作繁瑣、功能不穩定等特點，需要進行長期的摸索總結和持續改進。

3.1外框元素模塊化

根據QJ 1714.4B《設計文件的格式》，技術文件由附加欄和標題欄組成，附加欄通常由版本號、密級、會簽、底圖登記號、頁碼等組成。定制技術文件外框元素有3種常用方式：表格、線條和文本框。表面上看，表格最容易實現，在早期技術文件封面和技術通知單 （偏離單）模板中大量使用表格拆分合并的方式定制，但實踐表明，不同表格間容易產生干涉，導致復雜表格的拆分合并和調整困難。由于表格在頁眉頁腳中定位困難，早期模板使用線條組合定制頁眉頁腳中的附加欄，調整起來也比較麻煩。

在定制QJ 1714.4B模板時，采用模塊化定制技術，構建常用外框、標題欄、會簽欄等模塊，每個模板是一個內部嵌入表格的文本框，表格單元格內可以直接插入書簽。文本框的定位非常準確，避免了嵌套表格編輯困難和表格間互相影響的問題以及設計師誤操作引起的模板樣式變更。模塊化模板示例如圖1所示。

圖1　模塊化模板示例

圖1為定義了書簽的標題欄模塊，文檔屬性和審簽信息等按規則定義書簽標識位置，內部線條使表格便于繪制，外邊框使文本框不受其它表格干擾。在定制不同幅面和不同格式的模板時，標題欄模塊可作為一個整體，與圖框、會簽欄等模塊組合而成，提高了定制模板的效率。

3.2樣式標準化

QJ 1714.8B-2011《文字內容設計文件的編制》對文字內容設計文件封面、正文、標題欄的的字體、字號有了明確規定。實際在正文編輯時還涉及到更多的段落和文字樣式。我單位內部標準對QJ 1714.8B進行了進一步補充說明，詳細規定了：封面、正文、目次、附錄的樣式，包括章節的中英文字體、字號、段落間距、行間距，正文編號，圖、表編號；公式、引用、注等編寫要求。

如果沒有統一的文件模板，設計師在編輯文件時按標準調整格式的工作是非常繁瑣的。我們把各級樣式定義在模板文件中，形成標準的樣式庫，包括引言、章標題、章標題無標題、某級無標題頭、某級有標題頭、表格字號、參考文獻編號、附錄、附錄標題、附錄表、附錄圖、公式等格式，設計師在編輯時可以方便地選用樣式刷新。另外，目次 （目錄）的樣式，也需要直接定義在模板目次樣式中，編輯時可以直接生成符合要求的目錄格式。

3.3多級自動編號

技術文件中的編號主要包括段落編號、圖表編號、附錄編號、附錄圖表編號、公式編號等。Word中可以使用段落編號、題注、域等方式實現自動編號，使用模板實現多級章節的自動編號。經過驗證，除公式編號需要使用Mathtype外，其它編號都可以使用Word的樣式定制實現，與其它段落樣式一樣使用樣式庫刷新，操作簡單。

技術文件模板編號的難點主要有兩處：①章節的編號，一般需要定義4～5級編號，每一級又分為有內容條和無內容條，都需要實現連續編號；②附錄圖表編號，需要按附錄順序實現圖表自動編號，如 “附圖A.1”，“附圖B.1”。Word本身的多級段落編號定制界面不夠友好，操作繁瑣且功能不穩定，但一旦定制好以后，使用起來比其它編號方式方便，使用時還比較穩定。

3.4定位技術

Word常用的定位方式有域、書簽、章節編號。書簽有基于全文管理的唯一標識，無論在正文還是頁眉頁腳、在文本框中或者表格中，都可以通過書簽名實現定位。通過在文件模板做定位標記，可以實現信息系統和Word文件之間的信息集成，通過書簽提取和回寫文件的屬性信息、電子審簽流程信息，實現技術文件關鍵信息的檢索查詢。

定制Word模板時，書簽一般定義在表格中，相當于給表格增加了個標記，對表格內的內容進行管理，而且書簽定義在表格中不容易被誤刪除。我們把明細表等表格內容設計文件的內容區的第一行也按列定義書簽，結合自動換頁的模板，程序可以判斷表格和列的位置，使信息系統自動生成的報表文件可以直接打印到Word報表模板中。

3.5自動換頁

技術通知單 （偏離單）、更改單等文件，首頁與續頁的標題欄不一樣，首頁標題欄有簽署區，續頁標題欄沒有簽署區。因為技術原因，以前只能把這類定制為兩種模板：單頁模板和多頁，在使用時，需要先判斷使用單頁模板還是多頁模板。兩個模板帶來了成倍的管理工作，文件內容的增減則需要增減續頁模板，兩種模板之間更換操作繁瑣。

經過研究發現，利用 “連續的分節符”代替“下一頁分節符”，可以把首頁和續頁的格式做到同一個文件中，定制不同的頁面設置和頁眉頁腳（首頁續頁格式）。編輯時默認只顯示首頁文件，當首頁寫滿后Word會自動調出續頁模板；同樣文件內容減少后，Word會自動隱藏續頁，只顯示首頁。難點是首頁和續頁的編輯區范圍靠頁邊距控制，尺寸精度較差，需要多次調整驗證。

4　模板的應用

Doc格式的技術文件模板在我單位得到廣泛應用，段落和字體樣式已經基本固化。近年，結合QJ 1714B的貫標工作，按新標準重新定制了模板外觀，并針對原模板的使用不足進行改進，包括外框元素模塊化，雙頁模板自動換頁，段落樣式規范化，附錄圖標自動編號。新模板的使用為設計人員提高技術文件版面質量和文檔編制效率發揮了重要作用，設計師可以把更多的時間用到技術創新上。

4.1段落樣式規范化

按QJ 1714B重新定制了模板打印格式，線條元素由復雜表格修改為內嵌表格的模塊化文本框。以往用表格定制的外框，編輯時容易與其它表格線干涉，復雜表格的累計顯示誤差明顯，編輯、預覽時的尺寸與打印結果相差3mm～5mm。而用模塊化的文本框嵌入表格的方式，減少了編輯過程中對格式的干涉和誤操作，顯示誤差控制在1mm以內。

對模板樣式庫進行統一，增加附錄圖表樣式，去除無用樣式。結合設計師、標準化人員等的意見，修改大量細節設置，如對有內容條的段落樣式中的中英文字體、段落編號的字體等進行了統一等。

4.2編制效率提高

技術文件模板大量采用了段落樣式定制，操作簡單，使用方法一致。使用模板時，條文、圖、表等的編號及附錄標題、編號等不需要手工輸入數字，應用模板內的 “樣式庫”自動生成相應級別的編號，或采用 “格式刷”的方法給定同級別的編號。以前無法實現附錄圖表的自動編號，通過設置特定列表級別的編號，也可以用樣式庫實現。

充分考慮設計師編寫文件的習慣，在模板中預先設置好常用的設置，如某個樣式后續的樣式，表格常用的對齊方式。模板中每個可能編輯或電子簽署的區域，都事先按實際字符數的各種極端情況進行模擬驗證和調整，如字體、字號、行間距、段落間距、對齊方式等，實現絕大多數場景都能清晰顯示。

4.3信息系統集成

模板定制不是簡單滿足文件輸出的格式標準化，更重要的是要考慮與信息系統的集成。新模板規范了各類書簽的定義，通過書簽自動回寫文件的主要屬性信息，如產品代號、主題詞、摘要等信息，以及流程審簽信息。

新的多頁模板推廣應用了自動換頁技術，如更改單、技術通知單 （質疑單），以及各類明細表、匯總表等雙頁模板。自動換頁模板減少了信息系統管理的模板數量，在編輯時可根據內容自動增減續頁，最重要的是編輯區信息是連續的，在信息系統向Word文件回寫信息時不需要考慮調用續頁模板和換頁計算等問題，從而大大降低了集成開發難度，可替換Excel模板解決換頁換行排版問題。

4.4應用實例

我單位在某驗證項目中，結合結構化更改單紙質輸出的要求，對Doc格式的更改單模板進行了改進。原更改單模板在格式上高度模仿紙質更改單，存在大量的合并單元格，編輯時增減行、增減頁非常不方便，雖然可以實現流程信息的審簽，但無法實現更改內容的自動回寫。使用自動換頁技術將更改單的首頁續頁定制到一個文件中，將原模板更改內容區調整為規則表格，增加了更改內容區及各列的書簽標識。經過開發驗證，信息系統可調用Doc格式的更改單模板回寫輸出可打印的更改單，由程序識別更改內容區和列、自動增減行數，Word模板自動更換首頁續頁模板、增減續頁。新的更改單模板在數據集成方面開發工作量小，為更改單的結構化管理提供了有力的支持。

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［3］薛濤．Word在學位論文排版中的應用 ［J］．軟件導刊，2013（2）.

［4］王雪濤．在Word中建立科技論文的標準模板［J］．科技與出版，2001（5）.

［5］侯捷．Word排版藝術 ［M］．北京：電子工業出版社，2004（10）.

周國濤 （1971年—），男，高級工程師，主要從事信息化技術保障工作。