淺談對基層檔案管理工作的認識和展望

魏征　譚長可

【摘 要】基層檔案管理工作是檔案管理工作的基礎，也同樣是當前我國市場經濟環境下發展檔案事業的重點和難點。基于上述情況，在本文的研究中，從現階段基層檔案管理的現狀出發，重點分析了我國當前市場經濟形勢下的檔案管理隊伍建設、檔案管理工作的現代化以及信息化相關內容，并對基層檔案管理中存在的重點問題，給出針對性的意見和建議。

【關鍵詞】檔案管理；現代化；信息化

1 當前的基層檔案管理工作所面臨的挑戰

現階段，基層檔案管理工作的主要包括文件存檔、會議記錄、檔案信息管理等各個方面，最突出的要求是在科學的檔案管理理念引領下為基層單位的日常工作提供堅實的數據支持。隨著我國市場經濟的快速騰飛以及科學技術的突飛猛進，各領域新型技術不斷涌現，傳統的檔案管理已經與基層檔案管理工作的實際需求不再對稱。就目前的工作情況來說，許多基層檔案館還囿于傳統管理模式，檔案管理現代化建設舉步維艱，我國基層檔案的數字化管理水平仍然較低，基層檔案信息的規范化和標準化建設進度也十分緩慢。同時，基層檔案管理工作水平的較低，大多缺乏一支專業技術過硬的檔案管理人員隊伍，高素質多技能的復合型檔案管理人才匱乏，無法適應日新月異的檔案管理工作這種新常態。這些因素造成專業性較強的檔案龐雜紛亂，翻閱起來猶如大海撈針，得不到專業整理和收集。同時新形勢下，我國信息技術產業的高速發展，為無紙化檔案管理工作的開展提供了必要的技術支持，但也出現了電子檔案、聲像檔案等新型檔案，客觀上要求我們必須改進現有的基層檔案管理工作并加強其技術水平。這就如鳥之雙翼，車之雙輪，以上兩種情況必須同時加以解決才能扭轉目前的不利局面。

2 建設中的對策

2.1 提高基層單位檔案管理人員素質

檔案管理工作的改進必須堅持“以人為本”的創新理念，換句話說就是檔案管理人員的業務素質的高低直接影響基層檔案管理水平的優劣。檔案管理人員唯有愛崗敬業的工作作風、嫻熟的業務技能、較高的綜合能力，才能在檔案管理和利用過程中發揮應有的作用。所以要提高基層檔案管理工作，就必須一切從“人”抓起，這個“人”就是基層檔案管理人員的業務能力。龐大且系統的檔案管理工作對工作人員能力要求較高，不僅要及時更新專業知識、洞察社會熱點，擁有開闊的視野，還要有強大的知識儲備，較高的人文素養，同時全面提高綜合素質、綜合能力，多與地方檔案行政管理部門聯系溝通，學習掌握新的檔案法規和新的檔案業務規定，才能夠勝任新時期下的檔案管理新工作。

首先，要加強基層檔案工作者的職業道德建設，增強愛崗敬業意識，提高思想覺悟；要打造一支服務型的檔案管理隊伍，在崗兢兢業業工作，養成善于吃苦，敢于吃苦，不怕吃苦的崇高精神，這就要求檔案人員有兢兢業業的工作態度、無私奉獻的工作作風。此外，要成為一名合格的檔案管理工作人員，僅有良好的職業道德是遠遠不足以勝任的，較強的業務技能是必須要具備的，基層檔案管理人員只有具備了較為深強的專業技能才能在以后的工作中對各項檔案管理業務做到得心應手，有條不紊。

對專職的基層檔案管理人員繼續教育和業務培訓應不拘一格，可以選出代表參加各種情報學學術會議及報告會，并在會后召開大家集體學習新的知識和管理經驗。也可以定期組織同行間的學習交流、經驗研討等各種交流方式以促進思想和眼界的提高和開拓，而最終的目的是促進大家的共同提高。就普通兼職檔案管理人員來說，應堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針來指導工作，切實踐行“學以致用”這一準則，重點在于進行檔案基礎知識的學習培訓，如檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等基礎技能，使其較好的掌握基層檔案管理的常識性知識并明確其負責上交并歸檔文件材料的范圍。

2.2 加快檔案管理信息化步伐和數字化建設

數字化的信息已經滲透到社會生活的各個領域，為人們的生活、工作和學習帶來了很多方便。傳統的基層檔案管理模式顯然已經難以適應當前數字化發展的各種要求，這時基層檔案工作數字化管理體系的建設就顯得尤為重要， 迫切需要對傳統的基層檔案信息管理模式進行創新和發展。因此， 我們必須順應信息時代的發展趨勢，加大現代網絡技術和數字信息通訊技術在基層檔案管理中的應用， 創新基層檔案信息管理的方式與方法，盡快建立科學、規范、高效、實用的數字化管理體系。尤其是以計算機技術的應用為代表的新型檔案管理體系使得檔案管理工作變得更加高效和方便，在檔案整編、檢索、統計及借閱等方面顯示出突出的優勢。利用計算機可以快速方便的建立檔案編制體系，以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，可根據不同要求，利用庫內數據自動編制檔案體系。其突出的特點還在于能夠實現數字化的檔案檢索，快速查找到特征文獻，節省大量時間。計算機可根據所輸入的檢索條件和特征，快速檢索出符合條件的檔案目錄及文獻并做到精確定位。大量節省人工翻閱查找的時間與精力。

不僅基層檔案數字化建設力度要不斷加強，而且應當以提高整個系統的工作效率和服務能力為根本出發點，即提高各個子系統網絡的相互連通，實現資源共享，只有這樣才能充分發揮自身的整體優勢和潛能，提升基層檔案數字化系統整體管理水平。

數據庫建設是依托先進的信息技術對基層檔案進行科學的管理和方便的使用對基礎檔案數據庫系統的建設，它是一個系統、長期而又重要的任務，數據庫的建設應當經歷一個從單一到復雜的逐級遞進的進程。因此，相關基層檔案管理部門要持續增加投入，把各基層單位檔案目標庫的建立與綜合數據庫的逐步完善有效結合起來，善于利用現代先進的信息技術打造出數字化的資料管理庫，實現檔案信息資源的共享和優勢互補。為真正實現基層檔案管理制度的現代化、數字化邁出堅實的一步。

3 總結

基層檔案管理工作是我國檔案管理事業的基礎，目前也同樣是我國市場經濟發展取得新突破的重要基石。把基層檔案工作做好事關我國現代化建設成敗，是促進經濟建設及各項事業發展的重要一環。時代在進步，社會在變革，而我們的檔案管理工作也應該與時俱進、開拓創新、認清形勢、加快步伐，進一步解放思想，轉變觀念，以新的工作方法將基層檔案管理工作做扎實，做細致；做出水平，做出亮點，以適應新形勢下所面臨的工作挑戰。為我國基層行政生活和社會活動提供服務，為我國經濟將建設提供服務，為全面建成小康社會，實現兩個“一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興“中國夢”這一宏偉藍圖提供服務。

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[責任編輯：楊玉潔]