檔案電子化管理的可依賴程度

洪云鵬

【摘要】 檔案所蘊含的的信息量巨大，也關系著人們的工作與生活，傳統的檔案管理手段和程序相對來說比較陳舊復雜，常常會產生記錄失誤，而現代化的檔案管理手段雖然簡便快捷，錯誤率低，但也存在許多亟待解決的問題，單一的傳統管理與單一的電子化管理都不能保證檔案的科學性，因此，探究檔案電子化管理的可依賴程度，將二者有機結合，才是未來檔案管理的新途徑。

【關鍵詞】 檔案管理 電子化 問題 可依賴程度 優勢 劣勢

與傳統紙質文檔相比，電子化的檔案更加節省人力和物力，占用的資源減少，管理的效率自然會隨之提高，根據當前我國檔案電子化管理的程度來看，管理人員的負擔越來越小，紙質檔案逐漸淡出人們視線，越來越多的機讀檔案建立起來，使得管理人員越來越依賴電子化的檔案管理，某種程度上來說電子化檔案管理為該工作開辟了新途徑，使檔案管理工作更加流暢，人們查閱、提取等環節更加快捷迅速，但電子化畢竟是計算機系統為載體，很難做到萬無一失，由此可見，檔案管理工作可以依賴電子化，但卻不能完全依賴，應當將人工管理與電子化管理相結合，才能做到真正的科學管理。

一、目前檔案管理存在的問題

1、信息化水平較低。就目前檔案管理工作看來，信息化的水平還不夠高，雖然我國科技水平逐漸提升，但卻仍然跟不上膨脹的信息資源，檔案管理的過程中，只能通過計算機網絡和軟件進行記錄和查詢，卻無法有效智能化管理，各個部門所開發利用的軟件不互通，使得一些檔案在調動的過程中容易出現亂碼、錯檔的現象，不僅如此，成熟的信息管理軟件與查詢軟件目前還無法互通，造成了工作上的困難，許多文件檔案不能通過計算機和互聯網完成調動查詢，不符合當前我國信息科技發展水平，也不符合大量信息處理的要求，大大制約了檔案電子化管理的進程[1]。

2、管理人員不規范。雖然電子化的檔案管理是今后發展的必然趨勢，但無論多么智能的電子化管理都離不開人員操作，就目前情況來看，從事檔案管理工作的相關人員素質并不均衡，仍有許多崗位人員甚至連基本的計算機操作都不能完成，而電子化檔案管理又是一項需要專業技術的工作，僅靠耐心、細心和傳統的紙質檔案管理經驗并不足以完成和完善，原本應當高效的電子化檔案管理不能發揮其全部作用，信息化與電子化的進程自然受到影響[2]。不僅如此，許多單位為了減少人力和物力的投入，很少及時更新電子化檔案管理的設備，陳舊的設備并不能支持逐漸發展的現代化信息資源數量，對人員的選聘也以原有的紙質檔案管理專業為主，忽視了計算機管理專業人才的重要性，導致了檔案管理工作過程無法跟上時代進程，對人們的生活工作有極大影響。

二、檔案電子化管理的可依賴程度分析

2.1優勢分析

想要分析檔案電子化管理的可依賴程度，首先就是要明確其優勢，在針對其優勢條件的基礎上尋找其劣勢，并尋求改進措施，如此才能保證檔案電子化管理的有效應用。檔案電子化管理的優勢一共有兩點，第一點是縮短了檔案信息的加工時間，對于一些單位部門來說，檔案的整理過程漫長而持久，這是由于檔案信息的多樣和多變，多樣的檔案需要很長時間的規整，而許多檔案常常由于人工整理的漫長時間而失效，檔案電子化管理大大縮短了檔案整理的時間，由于計算機管理有即時性，檔案一經軟件錄入即可進行自動排布，機讀文件的速度要遠遠小于人工整理，提高了檔案的存在價值；第二點是拓寬了檔案管理工作的范圍，傳統的檔案管理工作相對來說比較片面，分類信息的處理分發要不斷調動，而電子化檔案管理可以利用電子文檔多方拷貝傳送，使得檔案管理工作所涉及的方面更廣泛，也非常有利于提升檔案管理工作的地位。

2.2劣勢分析

雖然檔案電子化管理的優勢明顯，但也存在一定劣勢，眾所周知，檔案的數據應當是真實可信的，而電子化的過程中，檔案的真實性很容易產生偏差，也就間接反映了電子檔案的安全性，如果對電子化管理的依賴性過高，很容易導致管理工作過程出現重大安全失誤，不僅如此，電子設備需要電力供應，軟件也需要定期維護，如果電子設備或軟件出現問題，檔案的查詢、調動等一系列工作都將無法運作[3]。

由此可見，電子化檔案管理雖然是社會發展的一般趨勢，但也不能完全依賴于它，無論管理軟件、系統和信息技術多么先進和發達，仍然需要人力去操控，想要將電子化檔案管理普及，就必須將傳統管理與電子管理相結合，使二者優勢互補，不論哪一方出現問題另一方都能及時解決，從而帶動檔案管理工作的有序發展。

結論：檔案電子化管理的重要性不可忽視，這是由于技術水平的提高和信息爆炸時代的來臨，然而，相關部門卻不能太依賴檔案電子化管理，電子設備和信息技術始終都需要不可控力支持，人類的操控只是其中一環，因此，促進人力管理與電子管理的有機結合，才是檔案管理工作發展的必然趨勢。

參 考 文 獻

[1] 齊宗元.檔案電子化及電子檔案的整理與保護漫談[J]. 人力資源管理. 2013（06）

[2] 李愛鋒.電子檔案信息安全管理面臨的問題及挑戰[J]. 電子制作. 2016（08）

[3] 李效蕊.圖紙檔案電子化管理的實踐及應注意事項[J]. 檔案管理. 2016（05）