淺談現階段水土保持項目檔案整編的相關問題

冀鳳蓮

【摘要】水土保持項目檔案資料是水土保持業務工作的一個重要組成部分，它是水土保持工作者長期從事水土保持工作治理水土流失的歷史記錄，科學總結，技術結晶，客觀、真實全面反映了水土保持工作從設計、招投標、實施、質量控制、資金控制、驗收的清晰流程，是整個項目質量、進度、資金支付的支撐和管理水平的綜合體現。它可為信息交流、政府決策等提供重要的基礎性資料。要保證水土保持生態建設的可持續發展，必須高度重視水土保持檔案整編工作。

【關鍵詞】水土保持；整編

1、時刻有“集成”意識

水土保持項目點多面廣，分布零散，工作量大，項目開始實施時，檔案資料整編人員就參與生產過程，檔案就要開始立卷集成，并將這種檔案集成意識貫穿、同步到項目建設的每一個步驟、每一個環節，便于項目檔案整編工作隨著工程建設進展同步展開，同步進行集成，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理與監控。同時體現了項目法人統領設計、監理施工等各參建方，著手檔案集成，優化協調各方 、統一內外業，避免“平時誰都有，用時誰手都沒有”的散亂現象發生。

水保項目特別要注意治理前后效果對比、關鍵點位、隱蔽工程等過程圖片、音像、原始記錄等資料的隨手收集歸檔。水土保持項目季節性強，即使受到不可抗力的自然、人為等因素的影響，導致外業“全軍覆沒”、“一敗涂地”，只要有圖片、音像等“證據”，同時第一時間收集氣象、降雨、損毀等第一手資料，也能說的清楚，講的明白。

2、按流程清晰分卷

2.1 分卷清晰準確。項目建設按照水土保持工程項目法人（或建設單位）工程檔案整編目錄可分為工程建設前期卷、招投標工程卷、合同管理卷、工程自驗與復驗卷、監理與監測工作卷、會議記錄與紀要卷、綜合卷、財務與審計卷、工作報告卷、工程移交與竣工驗收卷，分卷裝盒，方便查閱，也便于以后上級部門檢查驗收。

2.2 標簽、目錄。按照水土保持工程項目法人（或建設單位）工程檔案整編目錄將工程建設前期卷、招投標工程卷、合同管理卷、工程自驗與復驗卷、監理與監測工作卷、會議記錄與紀要卷、綜合卷、財務與審計卷、工作報告卷、工程移交與竣工驗收卷分卷裝盒后每卷都貼上標簽，并按各卷卷下目錄制作卷內目錄，并表明份數與頁數。

2.3 頁碼。按照水土保持工程項目法人（或建設單位）工程檔案整編目錄歸檔完整后，重新編輯水土保持工程整體目錄并編寫頁碼，便于查閱與日后各項檢查。

2.4 裝訂。水土保持工程項目竣工驗收完成后，除工作報告卷、工程移交卷與竣工驗收卷不需要裝訂外，其余均成冊裝訂，永久保存。

3、追求“紅色誘惑”

工程檔案資料的批復文件、招標、合同、質量、監理、施工等各類資料必須要保證正本、紅章、原件、原跡，以體現建設檔案的嚴肅性、權威性。 原件到達后，即以1-2份專門用于歸檔保存，以避免使用過程中的隨意涂抹勾畫、缺頁折損、甚至遺失現象發生；工程日常管理用如需用原件而又因各種原因不能使用原件的，應在復印件上加蓋單位公章，保證原件完好整潔歸檔，合同、支付、自驗等關鍵資料，應多簽幾份； 對一些關鍵、控制性的資料，如因筆誤有需要修正、改動的，要整頁甚至整件撤換； 堅決杜絕紅黑章現象；領導視察、典型部位、效果對比、實施過程等圖片應洗印1-2套，裝入專門的圖片盒，標清名稱、內容；如有借閱，要登記在冊，并及時歸還。

4、專人負責，及時梳理

嚴格按照水利部【2005】480號文《水利工程建設項目檔案管理規定》，派專人專職負責檔案管理工作，收集檔案所有信息、按照整檔目錄定期對檔案的歸類、完整等情況進行階段性的梳理和指導，并及時進行完善。同時讓檔案管理人員多深入現場，將集成意識貫穿于整個水土保持項目，增強內外結合的感性認識，更加有針對性的進行梳理歸檔工作。

5、存在問題

5.1 案借閱制度落實不到位。部分干部職工甚至領導查閱有關檔案時沒有履行借閱手續，調出的檔案往往不登記、隨查隨看，看后由于種種原因也不及時歸檔，導致一些檔案去向不明或丟失。

5.2 檔案基礎設施設備欠缺。一是有些單位由于辦公設施緊張沒有專用的水土保持檔案室，辦公場所與檔案室合用，使得水土保持檔案管理工作不安全、不規范，影響檔案整編工作的正常進行；二是與信息化發展的今天步調不一致，不能添加必要的檔案數字加工設備、電子信息采集設備、數據庫等硬件設施，不能滿足現階段水土保持檔案整編工作最基本的需求，影響檔案整編工作的進一步發展。還有一些檔案整編人員不熟悉電腦操作，或因其他原因沒有安裝信息檢索軟件，不能進行電子檢索，加大工作量，影響工作效率，與時代脫軌，更談不上建立水土保持數字化檔案的要求。

6、解決對策

6.1 規范落實水土保持檔案整編工作。俗話說，“無規不成方圓”，檔案管理便是如此。檔案的各項規章制度是檔案室發展的可靠保證。干部職工甚至領導查閱有關檔案也要履行借閱手續，調出檔案登記在冊，歸還后及時歸檔，防止一些檔案去向不明或丟失。

6.2 添置基礎設施設備。檔案整編基礎設施設備是從事水土保持檔案整編工作必備的最基本的條件。主要是檔案的保管、保護及開展檔案整編工作所必需的設施、設備，是最起碼的物質基礎。對此，單位領導要予以重視，改變現有的落后的檔案整編物質條件，添置基礎設施設備，適應新形勢，實現水土保持數字化檔案。