對(duì)人事檔案管理數(shù)字化的相關(guān)思考

高紅

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人員的流動(dòng)變遷日益頻繁，從業(yè)、就業(yè)的靈活多樣，給人事檔案管理帶來(lái)了一定的難度。原有舊的管理模式與社會(huì)發(fā)展的需要不相匹配。由此，人事檔案管理的數(shù)字化被作為新的管理舉措，在我國(guó)的檔案管理領(lǐng)域成為戰(zhàn)略重點(diǎn)被明確地提出。本文分析了人事檔案數(shù)字化管理對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要意義，對(duì)選拔任用干部的重要意義。探討了人事檔案管理如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的有效途徑，希望能對(duì)有效提升人事檔案管理起到一些應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；價(jià)值

干部檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備對(duì)干部檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。在世界經(jīng)濟(jì)與網(wǎng)絡(luò)相融的時(shí)代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。

一、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來(lái)替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過(guò)授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對(duì)檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個(gè)人成長(zhǎng)的歷史軌跡，記載著一個(gè)人的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個(gè)人能力等等的許多情況。是一個(gè)人真實(shí)的歷史寫(xiě)照。對(duì)于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來(lái)說(shuō)，人事檔案查借閱越是頻繁，相對(duì)檔案紙張磨損程度越高。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護(hù)原始檔案的磨損，延長(zhǎng)載體的損壞年限。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對(duì)人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動(dòng)人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問(wèn)題。現(xiàn)就闡述些許見(jiàn)解，具體如下幾個(gè)方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實(shí)施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性，對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對(duì)人事檔案部門(mén)信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說(shuō)明、安全保密規(guī)定等，通盤(pán)考慮，盡量做到量化管理、精細(xì)管理。

（二）從嚴(yán)從實(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在人事組織管理部門(mén)，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過(guò)程，要經(jīng)過(guò)審核，定期地對(duì)人事檔案資料的及時(shí)性和真實(shí)性進(jìn)行清理，對(duì)一些缺項(xiàng)、缺頁(yè)的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實(shí)人事檔案資料的完整和真實(shí)，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實(shí)際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門(mén)開(kāi)展任免、調(diào)動(dòng)、工資待遇、出國(guó)（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和個(gè)人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來(lái)越多地用到干部檔案，可見(jiàn)，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要繃緊從嚴(yán)從實(shí)、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對(duì)真實(shí)和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對(duì)應(yīng)。真實(shí)、全面反映每個(gè)人的歷史面貌。

（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化

強(qiáng)化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識(shí)，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開(kāi)展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項(xiàng)功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件操作及信息管理技能熟練，對(duì)不熟悉或不了解相關(guān)知識(shí)的人員勤培訓(xùn)，重實(shí)踐，加大力度，請(qǐng)專家及有經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)進(jìn)行講座或親身實(shí)操示范，加強(qiáng)檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識(shí)和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實(shí)信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，干部檔案造假、信息不實(shí)的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺(tái)。由此，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫(kù)、進(jìn)庫(kù)都要造冊(cè)登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫(kù)要登記造冊(cè)，逐本核對(duì)，填寫(xiě)交接單；進(jìn)行數(shù)字化加工前，仔細(xì)整理編碼，逐份材料，逐頁(yè)編號(hào)，尤其第四大類學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時(shí)，每份檔案按大類、按順序進(jìn)行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細(xì)、全。

三、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會(huì)發(fā)展對(duì)人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動(dòng)態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時(shí)方便廣大人民群眾在檔案信息庫(kù)中有效地查詢，最大限度地為社會(huì)發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)輸送人才。

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