試述如何加強檔案服務工作

孫秀艷

摘 要：檔案服務即檔案的提供利用，是檔案管理工作的根本目的，檔案服務工作是檔案工作的中心環節，優質高效的檔案服務會產生間接或直接的社會效益和經濟效益。檔案工作者應積極向社會各界提供利用，切實做好檔案服務工作，充分發揮檔案的作用，滿足多方面的需求，擴大檔案工作的社會影響。那么如何加強檔案服務工作，將其提到一個新的水平上，現就此試述己見。

關鍵詞：檔案服務；思想；服務質量

一、轉變服務觀念是加強檔案服務工作的思想保證

為了要更好地利用檔案，必須轉化三種觀念：一是轉化服務觀念。新世紀隨著社會經濟的發展，我們要把對檔案的認識轉移到提高經濟效益的中心上來，使人們認識到檔案是自己的、有效的、經常的信息來源，認識到迅速獲得檔案信息的重要性。二是轉化服務對象觀念。由于我國曾是一個自給自足的小經濟生產方式占主導地位的封建農業國家，個體的封閉的生活方式造成了人們內向的認識，長期以來認為檔案僅僅是為政府部門和官員服務的，給檔案工作抹上了濃厚的政治色彩。新時期我們要將檔案服務于機關內部擴大到與業務工作有關的社會多方面服務。三是轉化服務態度觀念。新形勢下，檔案管理人員要樹立主動服務意識，主動了解領導決策和市場經濟發展的需求，根據社會各方面特別是領導決策工作的需要，積極開展檔案資源信息，努力做好提供利用，采取先進的方法和手段，積極主動地挖掘館藏檔案的信息資源，深化為社會服務的功能。

二、強化規范化管理是加強檔案服務工作的夯基之本

為了要更好地利用檔案，必須保證檔案內容齊全。一是要做到大力豐富館室收藏。收齊收全檔案資料，做好業務基礎工作，是檔案建設的根本，也是搞好檔案服務的基礎，是滿足社會各方面利用的前提條件。沒有館藏或館藏不豐富，檔案工作便會造成“無源之水、無本之木”。因此，必須按規定抓緊抓好檔案的接收工作，特別是經濟信息和科學技術等方面的檔案接收工作。根據地方特色，把一些流失于社會和個人手中的具有保存價值和使用價值的珍貴檔案資料收集補充，完善館藏，力求新世紀檔案利用趨勢。二是要加強檔案檢索工具體系的建立。首先要完善檔案檢索體系，逐步建立起以管理型檢索工具為基礎、以檢索型工具為主導、以報導型檢索工具為媒介的檔案檢索系統，促進全社會對檔案信息資源的開發，最大限度地實現檔案資源效益的發揮。其次要提高檔案檢索工具的質量，降低漏檢率和誤檢率。三是要適時地對有關業務文件資料按類別進整理成冊，加強對檔案資料的研究分析，盡可能地從各行業、各項目圍繞經濟建設這個中心任務來編寫參考資料，找出某一事物內在的運動變化和發展規律，從而使檔案利用者能夠更好地利用規律為經濟建設服務。

三、提高人員素質是檔案服務質量的根本保證

人在任何工作都起著主導作用，因此人的素質將關系到工作完成情況的好壞。同樣，檔案服務質量的好壞與檔案工作人員的素質高低有極大的關系。只有高素質的檔案工作人員，才會有一流的服務態度和服務水平。首先，高效優質的檔案服務依賴于檔案人員的職業道德，檔案人員良好的職業道德能使檔案利用者產生對檔案部門的親和力。所以加強檔案人中的職業道德教育，使其牢牢樹立服務觀念是提高檔案服務質量的重要措施之一。其次高效優質的檔案服務依賴于檔案人員的專業能力。要有較強的專業能力，就必須不斷加強業務學習。檔案服務是一項業務性很強的工作，檔案工作者必須不斷加強業務學習，擴大知識面，具備較強的業務能力，熟悉館藏檔案，了解需求，掌握服務的方式方法，更好地適應新形勢的發展和需要。第三，要提高檔案工作人員的經濟意識，在深化改革、擴大開放的新形勢下，只有具備了較強的經濟基礎意識，才能根據經濟發展的動向，了解和掌握當前的需要，以便能及時提供利用。

四、利用現代化手段是提高檔案服務效率的關鍵

我們要應用現代化手段管理檔案，以有限的資金使檔案服務的技術手段實現現代化。一是實現檔案檢索計算機化，利用計算機高效快速處理信息的功能對檔案進行單項檢索、多項檢索和準確檢索、模糊檢索。此外，應用電子計算機進行借閱管理等工作，也都能大大提高檔案工作的效率。二是建立檔案信息傳遞網絡系統。為實現檔案信息的全面、系統、快速、準確的服務，滿足社會不斷增長對檔案信息資源的需求，在計算機網絡檢索系統中要逐步實現現代化通訊技術，將檢索系統由成批檢索、聯機檢索發展成聯網檢索，實行聯網檢索的主要優勢是有利于開發計算機資源和檔案信息資源，實現計算機資源和檔案信息資源的共享。

五、加強檔案宣傳是提高檔案服務質量的有效途徑

大力加強檔案工作宣傳力度，一是加大對《檔案法》的宣傳力度，與新聞部門、宣傳部門進行配合，以靈活多樣的形式和內容組織宣傳，增強社會檔案意識。二是擴大檔案服務范圍。通過檔案宣傳不僅能夠教育、動員、鼓勵廣大檔案工作者，而且還能夠擴大檔案工作的社會影響，擴大檔案服務工作的范圍。只有擴大檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的質量，才能使檔案工作產生良好的社會效益和經濟效益，檔案工作也因此具有存在價值和不斷發展的強大動力。三是開展對檔案利用者的培訓、輔導。由于檔案部門長期處于封閉狀態，造成社會對檔案、檔案工作了解甚少，在利用檔案的過程中，利用者必然會遇到許多疑難問題。正是由于這些疑難問題與其它因素相互作用，造成了檔案系統易用性差，因此對利用者進行培訓、輔導，向他們介紹檢索工具、介紹檢索方法是十分必要的，這也是使檔案系統易用性逐步變好的措施之一。