探究檔案數字化的質量和安全保密控制

肖玉英

【摘要】針對當前的檔案管理工作，檔案管理工作的重點就是將檔案管理工作實現數字化。在實際工作當中，。人們最關注的就是有關檔案管理工作的質量和安全保密性。在實際工作當中，需要相關的工作人員采取有效的管理方式，提高工作的安全保密性。本文主要針對探究檔案數字化的質量和安全保密控制進行論述，希望可以起到積極的借鑒意義。

【關鍵詞】檔案數字化；質量；安全保密

檔案數字化這個系統性工作是非常復雜的，設計到很多的部門，具有很強的綜合性，最初只是依靠計算機進行輔助管理，當前我國一些檔案館已經可以共享信息，這就說明窩溝檔案數字化在不斷的發展，并且取得一些成績。但是在實際工作當中，還是存在一些不足之處，其中最重要的就是質量控制和安全保密控制環節，需要給予高度的關注。

一、檔案數字化的質量控制

（一）質量控制的主要內容

1 數字化方案的優選：進行數字化管理之前，需要以數字化方案為基礎，展開具體的內容，方案自身的合理性對于檔案數字化的質量具有直接的影響作用。方案類型主要包括策略、原則、技術支撐等。

2 數字化軟件的選擇：數字化軟件在整體來說是比較復雜的，內容也是十分豐富的，在選擇的過程中，要以軟件的特征為基礎，結合實際的需求，以數字化軟件的功能和應用效率為基礎，家紀念館數字化軟件的功能和作用進行有效的提高。

3 人員培訓：針對檔案數字化管理工作，需要對人員進行有效的培訓。檔案管理工作的主體就是人，工作人員的自身的責任心和職業道德以及業務水平得到有效的提高，數字化檔案管理工作的效率才會得到有效地提高。

4 標準制定：針對檔案數字化工作，其質量控制工作是十分重要的，因此就需要比較明確的參數和標準。需要以國家檔案管理部門的相關標準為基礎，結合檔案管理工作的特點。

（二）檔案數字化的質量控制的措施

1 明確分工和責任：在檔案數字化工作當中，不同的工作量和工作方案的流程是不同的，在實際工作過程中要，要進行明確的分工，每一個具體的細節工作，都要落實到個人身上，分工要做到清晰合理，每個部門和人員的職責都要進行明確。

2 建立健全規章制度：檔案信息化建設重要的一個分支就是檔案數字化，在實際工作過程中，需要一個比較而同一的標準和規范，相關的規章制度要不斷得到完善，相關的資料可以進行有效的利用和共享，建立規章制度之后，就是具備了具體的依據，實際工作在實施的過程中才會做到有章可循。

二、檔案數字化安全保密控制

（一）檔案數字化安全保密控制的內容

針對安全保密控制，就是對數字化實施過程的不安全因素進行分析，結合數字化工作中存在的運行規律，在技術和管理方面采取一定措施，使泄密事故不再發生。針對檔案數字化工作的安全保密控制：建立規章制度，確立網絡的安全，選擇一定的場所衣，建設具體的安放系統，保管和使用具體的檔案實體，維護數據庫等。在數字化檔案中，有些信息的涉密程度比較高，這樣這項工作才會進行下去，需要安全保密制度進行有效的支撐。

（二）探究檔案數字化的安全保密控制措施

1 加強技術保障制度：檔案數字化安全保密控制制度，屬于基礎性的保障，加密技術、數字簽名技術等都可以保障檔案信息的安全。其中最安全、最直接的手段就是加密技術，可以保護檔案信息，使其可以不出現丟失的情況。針對檔案加密的方式是十分豐富的，在傳輸的過程中可以采用非對稱密鑰，其中具有公開密鑰，還有進行嚴格保密的密鑰，在發送電子檔案的時候可以采用公開的密鑰，在接受密文的時候主要應用的就是嚴格保密的密鑰。第三方很難對密文進行解碼，使電子檔案可以安全的進行傳輸。

2 完善檔案信息安全的法律法規制度建設：在檔案數字化工作開展的時候就要建立安全保密制度，在實際的實行過程中，一些人會認為實行保密制度，對影響工作效率，我們啊喲將這種錯誤意識進行改進，堅決杜絕人為泄密的問題，對于相關的規章制度要嚴格遵守，重視安全保密工作，與此同時，對于安全系統建設要落實到實處，技術防范手段要不斷得到強化，將安全防護設備進行配備。

3 加強人力資源建設：檔案數字化保密控制需要高素質的人才作為支撐，針對檔案部門，要對相關的工作人員進行有關信息保密的安全教育，使工作人員自身具有對信息的保密和安全意識，形成安全意識的氛圍。需要組織工作人員學習相關的規章制度，對于檔案數字化工作流程需要進行科學的設計，各個環節的安全保密問題和原則都要進行明確，參與人員的安全保密意識要得到加強，要不定期急性抽查，除此以外，需要不斷更新安全保密觀念，可以自主進行有關安全知識的學習，在條件允許的情況下，可以引進信息安全保護方面的專業人員，是檔案隊伍的水平得到有效的提升。

結束語：

我國的檔案工作質量在近些年隨著科學技術的發展也隨之得到大幅度的提升，在檔案信息化建設的過程中，需要采取有效的措施，提升檔案數字化的質量和安全保密控制工作，推動檔案數字化建設的發展。

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