藥品檢驗機構實驗室變更控制系統的建立及實例分析

肖　鏡　李　健　項新華　毛　歆　張河戰中國食品藥品檢定研究院質量管理處，北京100050

藥品檢驗機構實驗室變更控制系統的建立及實例分析

肖鏡李健項新華毛歆張河戰
中國食品藥品檢定研究院質量管理處，北京100050

在藥品檢驗機構實驗室建立變更控制體系，采用系統化的變更控制手段，對管理體系發生變化的過程及其可能造成的影響實施有效控制，可以大大提高管理水平，降低質量風險，保證管理體系持續改進的平穩、有效推進。本文總結中國食品藥品檢定研究院變更控制系統建立的實踐經驗，結合將實驗室檢定業務管理信息系統升級項目納入變更控制體系中進行管理中的典型案例，對藥品檢驗機構實驗室變更控制程序的編制要點和變更控制實施的操作方法進行分析闡釋，為藥檢實驗室開展變更控制管理提供參考。

藥品檢驗；質量管理；變更控制

［Abstract］The establishment of change control system and the usage of systematic change control methods in drug control institutes can greatly improve the management level，reduce the quality risk，and ensure the smooth and effective operation of the management system for continuous improvement.This paper summarized the practical experience of the establishment of change control system in the National Institutes for Food&Drug Control，studied the typical case of the implementation of change control in the laboratory test business management information system upgrade project，analyzed the key points of the preparation of the change control procedure and the practical change control operation methods，with the purpose of providing reference for drug control institutes to carry out the change control management.

［Key words］Drug inspection；Quality management；Change control

對于藥品檢驗機構實驗室（以下簡稱“藥檢實驗室”），當外部要求發生變化，抑或是為滿足實驗室持續改進的要求時，管理體系也會不可避免地發生改變。通常情況下，變更的目的都是為了要不斷完善、改進管理體系及推進檢驗業務，是一種主動的預先計劃的改變。所謂變更控制，目的并不在于控制變更的發生，而是要充分評估預先計劃的改變可能會對管理體系的有效運行和業務工作的開展產生的影響和質量風險，采取相應的措施，使得這些變化的過程及其影響在受控的條件下進行［1］。世界衛生組織（WHO）發布的《藥品質量控制實驗室質量管理規范》中就明確要求藥品質控實驗室應在其管理體系中建立書面形式的變更控制管理程序及記錄。中國食品藥品檢定研究院（以下簡稱“中檢院”）作為國家級藥品生物制品法定檢驗機構和最高技術仲裁機構，多年來致力于實驗室質量管理體系的建設和不斷完善，并積極向國際先進機構的管理水平看齊，于2012年通過了WHO化學藥品檢驗實驗室預認證［2-5］。為滿足WHO預認證評估標準的要求，中檢院參照WHO《藥品質量控制實驗室質量管理規范》中的相關規定，結合自身業務特點和實際工作情況，建立了變更控制工作程序并應用實施。本研究在總結中檢院變更控制工作實踐經驗的基礎上，結合變更控制應用的典型案例，對變更控制程序的編制要點和變更控制實施的操作方法進行分析闡釋，為藥檢實驗室開展變更控制管理提供參考。

1　變更控制程序的建立

對于我國的藥檢實驗室，變更控制管理是一個比較新的概念，但在藥品生產企業的質量管理體系中已普遍實施。因此，中檢院在建立變更控制系統時，不僅參照了WHO的相關要求，也分析借鑒了國內外先進GMP中有關變更控制的規定以及藥品生產企業實驗室實施變更控制的具體方法，并且邀請了國際先進藥品質控機構（如歐洲藥品質量管理局等）的專家來進行藥品質控實驗室變更控制方面的專題培訓，最終較為清晰地梳理出了變更控制系統中的各個要素，包括實施變更控制的目的和覆蓋范圍、變更分級、工作職責與流程以及應形成的工作記錄等，繼而編制形成變更控制工作程序［6-7］。

1.1變更控制的目的和適用范圍

建立變更控制系統的目的就是要對任何可能對管理體系運行和檢驗結果產生影響的因素所發生的變動實施有效控制，從而降低變更可能產生的質量風險，保證管理體系的平穩運行、檢驗檢測結果的準確可靠、檢驗流程的合法合規。其覆蓋的范圍主要包括：人（包括人員和/或組織機構）、機（包括設施、設備、計算機軟件系統等）、料（檢驗所用的試劑、耗材、物料等）、法（技術標準和/或方法及管理工作方法等）、環（環境、場所等）等質量體系要素的調整變化［8］。

1.2變更的分級

變更控制作為一種管理手段，在保證質量的同時，勢必產生一定的管理成本。中檢院在建立變更控制系統時參考了GMP中要求生產企業將變更分級管理的要求，根據變更的性質、可能影響的范圍和潛在的風險程度將變更進行分級為一般變更和重大變更，針對不同級別的變更采用繁簡不同的變更控制流程和操作方法，這樣的做法既能夠確保變更控制的實施效果，也能夠最大程度地提高管理效率，節省人力物力成本。一般變更是指對管理體系運行和檢驗工作質量有一定潛在影響、涉及范圍較小、變更發起部門自身對于可能存在的風險有足夠的認識且采取一定措施能夠排除風險的變更；重大變更指對管理體系運行和檢驗工作可能產生重大影響、涉及范圍廣、可能存在質量風險較大且難以完全認清或預知，而變更發起部門難以獨立協調采取控制措施的變更［9-10］。

1.3變更控制的職責與流程

變更控制的基本流程包括變更申請、變更受理、變更評估、變更方案的實施和效果評價、變更通告、變更正式實施、變更結果跟蹤確認、變更記錄歸檔等環節。但對于一般變更和重大變更，各環節的工作職責和處理方法有所不同［11］。

1.3.1一般變更的控制對于一般變更，如實驗室普通工作人員崗位的調整、小型非關鍵設備的變更、個別試劑/耗材批號或供應商的更換、個別檢驗檢測標準/方法的改變等，藥檢實驗室在以《實驗室資質認定評審準則》和《檢測和校準實驗室能力認可準則》為基礎的管理體系中，為了規避質量風險，實際上已經對此類變化的控制做出了相關規定［12-13］。例如：在人員管理程序中要求人員崗位調整時應進行必要的崗位培訓、工作交接并針對崗位變化情況進行公示；在儀器設備管理程序中要求對設備的采購進行論證、招標，對新購和/或維修后的設備進行性能確認；在耗材及試劑管理程序中要求對新供應商進行合格評價，對新換批試劑進行適當的驗收驗證；在檢驗方法管理程序中對要求對新檢驗方法和/或變更后的方法進行方法驗證或確認，需要時制訂或修訂相關的實驗作業指導書；在文件控制程序中對于外來文件和內部制訂文件的變更管理也有一系列詳細的規定。因此，在處理一般性變更時，由變更發起部門的變更責任人提出變更申請，參照相關程序文件要求制訂變更實施方案（在制訂變更實施方案時，還要特別關注變更事項的宣貫培訓、告知以及配套文件制修訂方面的需要）；變更發起部門負責人受理變更申請，對變更的必要性和可行性進行評估，同時審核變更實施方案，對變更申請進行審批；變更申請批準后，變更責任人建立變更登記，按照批準的實施方案開展工作并收集整理相關記錄和證明材料，完成后提交部門負責人對方案完成情況進行評估；部門負責人對所有變更控制方案實施的證明文件進行核對，確認符合要求時批準變更的正式實施；變更實施后，變更發起部門負責人應對變更執行結果進行跟蹤確認和評價，至此變更完成。

在一般變更的控制流程中，雖然并未要求質量管理部門承擔受理、評估等職責，但為保證變更控制程序規范且有效執行，也為了便于對整個實驗室所有變更的統籌分析與管理，要求相關部門每季度末將所建立的“變更登記臺賬”提交質量管理部門備案，并將所收集的各項變更控制記錄交由質量管理部門統一歸檔保存。一份完整的變更控制記錄應包括變更申請審批表（包括附加說明材料，如可行性分析報告、詳細變更實施工作計劃、評估報告等）和變更實施方案執行的相關證明性材料（如實驗原始數據、驗證/確認報告、分析報告、相關文件、培訓記錄、會議資料等）。圖1和圖2分別為變更申請審批表和變更登記臺賬的模板以供參考。另外，在實驗室的定期內審和日常監督工作中，各部門對于變更的管理情況也應納入審核檢查范圍。

圖1　變更申請審批表示例

圖2　變更登記臺賬示例

1.3.2重大變更的控制在藥檢實驗室發生的重大變更，諸如組織機構調整、大型儀器設備的購置、實驗室主要試劑/耗材供應商的更換、藥典換版、實驗室搬遷等，變更可能帶來的質量風險高、影響面廣、涉及到的部門多，因此建議由質量管理部門統一組織協調變更控制的實施。對于重大變更，由變更發起部門向質量管理部門提交變更申請；質量管理部門在受理變更申請時，應組織相關部門對變更的必要性和變更實施方案的可行性進行評估，必要時報告實驗室領導層統籌決策；在對變更進行評估時，各相關部門應對變更內容和控制方案等達成共識并形成評估意見，變更管理負責人（質量管理部門負責人或實驗室分管領導）根據評估意見審批變更申請；批準的變更，質量管理部門告知變更申請部門及變更涉及的所有部門，各部門按照制訂好的變更實施方案開展工作并對各項任務的實施進行監測并記錄；方案實施過程中，質量管理部門要對變更控制任務的執行過程進行監督；變更方案中所有任務完成后，質量管理部門對方案有效實施的所有證明材料進行審核，確認符合要求時，由變更管理負責人批準變更的正式實施并由質量管理部門及時通知變更申請部門；變更實施后，質量管理部門要采取適當措施對變更效果進行跟蹤確認并形成記錄，評價認為變更實施效果良好時閉合全部變更控制流程。實驗室重大變更由質量管理部門建立變更臺賬登記并收集整理變更控制記錄檔案。

由于重大變更的控制工作往往需要實驗室內多個部門配合完成，在變更方案實施過程中要特別注意保證管理體系內部的信息通暢，對方案實施的進展情況及時向變更涉及的各相關部門進行告知，使得各項工作能夠順利接口和聯動運行［14-19］。

變更控制實例分析，隨著檢定業務范圍的擴展和實驗室管理要求的不斷提高，中檢院原有的辦公自動化檢定業務管理系統的功能已逐漸難以滿足檢定業務高效運行和管理體系持續改進的需要，對檢定業務管理信息系統進行全面升級改造勢在必行。而檢定業務管理信息系統涉及院內所有業務部門，其變更對于業務工作的正常運轉、業務數據及信息的完整性和安全性、以及管理體系合規等方面都可能造成影響。中檢院將此項目列為重大變更，應用系統化的變更控制手段對變更實施過程進行管理，以保證舊系統到新系統的平穩過渡。下面就以此項變更為例，詳細介紹重大變更的控制過程和工作方法。

2.1變更的立項申請及受理評估

檢定業務管理信息系統的升級項目由中檢院信息中心提出變更申請，申請材料中對當前系統使用狀況、新系統目標使用狀況、變更的必要性等進行了分析闡述；提出了初步的變更實施方案，內容涵蓋項目實施所需的人力、物力資源，項目實施的基本流程，變更涉及的相關部門，變更實施過程中的潛在風險點和控制方法以及計劃完成的時間等。質量管理處在受理該變更后，將變更申請提交至院管理層，在院領導層工作會議上組織各相關部門負責人對變更申請內容進行了論證評估并通過了變更立項申請，確定了分管院領導為變更管理負責人。

2.2變更控制工作計劃的制訂

正式立項后，質量管理處組織信息中心會同有關部門制訂細化的變更控制工作計劃。根據變更實施方案，信息系統改版升級的實施過程包括服務商比選與服務合同的簽訂→系統需求確立→系統設計開發→系統發布與安裝→模擬運行與功能測試→系統上線試運行→系統正式運行與驗收等一系列關鍵環節，針對各環節實施和項目推進中可能存在的風險，都應提前部署好控制措施，明確相關責任人和工作聯系人，并設定各項任務完成的進度要求。變更控制的措施主要包括以下一些內容：

在服務商比選與合同簽訂環節，要求信息中心按照中檢院內部制訂的《軟件系統開發管理程序》規定執行，在挑選系統開發服務商時，要特別考慮服務商后續提供長期維護服務和拓展實現更多業務功能的能力；合同簽訂后，要求信息中心與服務商首先建立項目的組織機構，明確項目的管理、協調、執行人員及其職責與權限，避免項目管理混亂。

在系統需求確立階段，要求信息中心會同系統開發方對系統涉及的所有部門開展全面的需求調研，各使用部門配合調研，經多方論證后確定，以免出現系統功能與實際需求不符的情況；如在調研階段發現現有業務流程不合理的情況，信息中心協調有關使用部門對現有業務流程進行重整和優化，同時也要啟動對所涉及的管理體系文件，如檢驗工作程序、檢驗報告制作規程等的配套修訂；需求調研完成后，信息中心與服務商應配合制訂出詳細的系統需求說明。

在系統設計開發階段，服務商根據需求擬定設計方案，信息中心對服務商的設計方案進行確認，協調使用部門論證并提出修改意見；設計方案通過后服務商開始建立系統，信息中心對研發過程進行監督，必要時對階段性成果進行確認；系統開發過程中的硬件需求由設備管理處配合保障。

在系統發布與安裝階段，信息中心應協調部署安裝工作，組織服務商和使用部門進行安裝測試；向系統中錄入已有的靜態數據時，信息中心要組織開展數據完整性和安全性的驗證；系統安裝過程中發現的硬件需求，由設備管理處配合保障。

在系統的模擬運行與功能測試階段，由于系統各項功能繁多，要求信息中心組織服務商事先制訂詳細的測試計劃，在測試過程中，要特別關注數據的完整性和安全性要求；在開展模擬運行和功能測試前，要求信息中心組織開展針對測試人員的必要培訓；在測試階段，如發現系統功能需要調整，信息中心監督服務商按照反饋要求逐一進行修改優化后重新測試；系統模擬運行的測試結果應經使用部門、信息中心和服務商三方確認，最終形成完整的測試報告，測試報告應經分管院領導批準后才能開始上線試運行。

系統上線試運行前，信息中心應協調相關部門完成配套管理體系文件的最終修訂，制訂新系統使用管理的操作規范等必要工作指導性文件，開展針對院內所有使用部門相關人員的專題培訓，確認培訓效果后啟動試運行；系統試運行過程中保留舊系統的操作功能，以免出現新系統故障導致業務工作無法正常運轉的情況；試運行要建立運行效果反饋機制，信息中心收集反饋信息，及時協調服務商處理問題，處理結果需經使用部門確認；試運行階段，信息中心要組織服務商和使用部門對數據在采集、流轉、處理和儲存過程中的安全性和完整性進行驗證；試運行結束后，信息中心應組織服務商形成試運行確認報告。

系統試運行確認報告應經過適當評估，由分管院領導批準后進入正式運行；信息中心應提前告知所有使用部門系統正式上線的注意事項，包括新系統正式實施后舊系統停用、正式上線的時間、是否設立工作節點等；信息中心組織完成項目驗收后，系統進入維護期，應確保服務商應能提供系統故障的應急處置、維修，以及系統的進一步完善等相關服務保障。

2.3變更方案的實施與效果評價

細化后的變更控制工作計劃經分管院領導批準后，由質量管理處和信息中心組織相關部門召開項目啟動會議，宣貫工作計劃內容并部署相關工作，之后各部門開始按照計劃開展工作。質量管理處對計劃推進過程進行監督，按照進度規劃在各階段任務完成時審查工作記錄和輔助證明材料，確認變更控制有效執行，針對所發現的工作漏洞和改進空間隨時向相關執行部門提出整改/改進要求并跟蹤確認整改/改進效果。

2.4變更的正式實施和效果跟蹤

在系統正式上線運行前，信息中心和質量管理處組織相關部門召開了試運行確認報告的評估會議，對系統正式上線的可行性進行了論證，通過后正式向分管院領導提出了變更正式實施的申請，批準后新系統正式運行。正式運行后的兩個月內，質量管理處采用詢問、調取記錄等方式開展了新系統運行情況的跟蹤監督，而后參與了新的檢定業務管理系統的項目驗收，變更最終完成。變更全過程閉合后，質量管理處將變更控制記錄整理歸檔。

3　經驗分析

中檢院在建立了變更控制程序后，首次運用系統化的變更控制工具，對“實驗室業務管理信息系統的升級改造”這一管理體系重大改進項目進行管理，大大提高了項目執行過程的規范性；有效避免了項目實施可能帶來的各種風險；各相關部門合作與工作交接時協調性增強，從而提高了工作效率；項目推進過程中意外、突發事件顯著減少，從而減少了人力物力資源的浪費，使得項目各項目標需求得以充分實現，保證了項目實施進度。變更項目的順利實施和圓滿完成，充分體現出了系統化的變更控制手段的管理先進性。

既要達到變更控制的質量保證目的，又要最大程度地降低管理工作對于業務效率的影響，各藥檢實驗室建立變更控制程序時應結合自身的規模、組織管理和業務工作特點，以求流程設計合理、可操作性強。但不論一般變更還是重大變更的控制，都要充分發揮質量管理部門的作用，對變更控制的執行情況進行監督和評價；特別是對于重大變更，質量管理部門全程參與，可以從質量管理的角度協助變更部門識別潛在的質量風險，制訂控制措施，協調各部門配合、聯動完成各項任務，從而更好地保證變更管理的系統性和有效性。

在變更控制流程中，變更評估是最重要的環節。變更實施前如果評估不夠充分，在實施后可能會發現不可行，這樣已經進行的變更項目可能需要作廢，造成費用、時間、資源等方面的無謂損失；在評估時若不能較為清晰、全面地識別出變更可能帶來的各種風險，在實施過程中很可能出現造成管理或業務工作不符合要求的意外事件，難以達到實施變更控制的真正目的。

對于我國的藥檢實驗室，變更控制管理還是一個比較新的概念，在實驗室內推行變更控制時，針對工作人員的相關培訓教育是至關重要的，要提高全員對變更控制意義的認識，提高相關人員在變更控制方面的專業管理水平。

4　小結

任何變更，除了能解決原有的問題，還有可能帶來新的問題。實施變更控制的核心意義，就是要識別變更的潛在影響與風險，采取措施規避風險，從而保證管理體系持續改進的平穩、有效推行。對于藥檢實驗室，系統化的變更管理是一種科學、先進的管理手段，當前背景下，在藥檢實驗室管理體系中引入變更控制理念，建立變更控制系統，是與國際先進藥品質控機構管理水平接軌的重要體現，也是我國藥檢實驗室管理體系不斷完善、發展的趨勢所在［20］。

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Establishment of change control system in the drug control institutes and implementation case study

XIAO JingLI JianXIANG XinhuaMAO XinZHANG Hezhan
Department of Quality Management，National Institutes for Food&Drug Control，Beijing100050，China

R927

A

1673-7210（2016）09（a）-0165-05

2016-05-20本文編輯：趙魯楓）

肖鏡（1979.2-），女，碩士；研究方向：檢驗檢測實驗室質量管理。

張河戰（1965.1-），男，主任藥師，中國食品藥品檢定研究院質量管理處處長；研究方向：檢驗檢測實驗室質量管理。李健（1972.9-），男，碩士；研究方向：檢驗檢測實驗室信息化建設與管理。