數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理策略分析

喬玉萍

摘要：數(shù)字檔案相比紙張檔案有很大的優(yōu)勢，包括存儲(chǔ)量大、查找便捷等，但它也有一定的劣勢，數(shù)字檔案必須是依賴于計(jì)算機(jī)而存在，一旦計(jì)算機(jī)或者是存儲(chǔ)系統(tǒng)發(fā)生故障，數(shù)字檔案也就因此遺失。所以無論是企業(yè)、學(xué)校還是政府部門，在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)時(shí)都會(huì)考慮到數(shù)字檔案的安全管理。基于此，本文將對如何進(jìn)行數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 系統(tǒng)安全 管理

數(shù)字檔案的出現(xiàn)大大減輕了檔案管理的工作量，將智能化、機(jī)械化管理融入進(jìn)了檔案管理中。將檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)之中，使得存儲(chǔ)量得以擴(kuò)大，查找檔案也不再去檔案室翻閱，直接在計(jì)算機(jī)上搜索即可。正是由于這樣的優(yōu)點(diǎn)，使得數(shù)字檔案已經(jīng)在各領(lǐng)域得到了普及，但隨著它的普及，問題也就逐漸暴露，數(shù)字檔案完全依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或存儲(chǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，數(shù)字檔案也就會(huì)遺失。而計(jì)算機(jī)故障是不確定因素，隨時(shí)都有可能發(fā)生，這也就給數(shù)字檔案安全管理工作增加了難度。本文提出了數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理的幾點(diǎn)建議，主要是為了提升數(shù)字檔案的安全性，延長數(shù)字檔案的保存時(shí)間。

1、日常維護(hù)，防范未然。

數(shù)字檔案系統(tǒng)縱然有很多的便捷，但其安全性也的確較低，對數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全管理的第一項(xiàng)內(nèi)容不是建設(shè)更完善的系統(tǒng)，而是要有維護(hù)系統(tǒng)的意識。再好的系統(tǒng)也有損壞的時(shí)候，不能因?yàn)橛泻玫南到y(tǒng)就放松警惕，最重要的是對系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，杜絕其發(fā)生大的問題，這是對數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全管理的最基本的一項(xiàng)工作。而事前預(yù)防的重要手段就是前端控制，主要內(nèi)容包括在數(shù)字檔案系統(tǒng)建立時(shí)就重點(diǎn)分析該系統(tǒng)的承受能力，即遭受多大的損壞才能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，并制定解決方案。其次是對于計(jì)算機(jī)、軟件的選擇，為了保障數(shù)字檔案的安全，這方面一定要選擇較好的、性價(jià)比較高的設(shè)備。

2、對安全管理機(jī)制進(jìn)行評估并不斷改進(jìn)。

每一個(gè)數(shù)字檔案館都會(huì)設(shè)立一些管理規(guī)則，這也就是管理機(jī)制，管理機(jī)制不能是一成不變的，需要根據(jù)不同的時(shí)期進(jìn)行改正，具體改正方法涉及兩個(gè)步驟，首先是定期或不定期對管理機(jī)制進(jìn)行評估，評估主要是結(jié)合內(nèi)部具體情況和外部較好的管理機(jī)制，發(fā)現(xiàn)其問題所在。評估涉及的數(shù)據(jù)不能太過單一，必須全方面考慮，收集所有需要的數(shù)據(jù)之后再進(jìn)行分析。其次是根據(jù)評估所發(fā)現(xiàn)的問題提出具有針對性的對策，并給予改正。只有不斷重復(fù)評估、改正這一流程，才能保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全性能。

3、提升檔案人員業(yè)務(wù)能力及個(gè)人素質(zhì)。

數(shù)字檔案系統(tǒng)雖然依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而存在，但對該系統(tǒng)的管理始終離不開人工的參與，并且對檔案人員的要求相比傳統(tǒng)的檔案館管理人員而言有了更高的要求。檔案人員要有熟練的業(yè)務(wù)能力，還要能夠熟練運(yùn)用各項(xiàng)計(jì)算機(jī)軟件，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)能夠作出簡單處理，其次是要有很強(qiáng)的責(zé)任心、安全意識。數(shù)字檔案系統(tǒng)面臨最大的考驗(yàn)就是檔案的安全，如果檔案人員沒有足夠的安全意識，也就無法進(jìn)行這項(xiàng)工作。要提升檔案人員業(yè)務(wù)能力和個(gè)人素質(zhì)并不是一件簡單的事，要對其進(jìn)行檔案管理方面知識的培訓(xùn)并不難，難的是培養(yǎng)其計(jì)算機(jī)技術(shù)。首先，檔案館管理者可以對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)其計(jì)算機(jī)操作水平，但僅僅依靠管理者組織的培訓(xùn)顯然是不足的，所以可以不定期舉行計(jì)算機(jī)水平比賽，以此來激勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)。除此之外，可以在招聘檔案人員時(shí)就考慮到應(yīng)聘者的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)納入考核標(biāo)準(zhǔn)之中。

4、將數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化成圖像、聲音等進(jìn)行保存。

數(shù)字檔案存的檔案均是以數(shù)字信號為主，所以在讀取檔案和保存檔案時(shí)方式就比較單一，而如果將數(shù)字信號進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)成圖像信號，那么就有了更多樣的保存方式和讀取方式。這就相當(dāng)于將一份檔案拍成圖像在另外的地方進(jìn)行保存，而要讀取該檔案時(shí)可以直接讀取圖像而不用在檔案庫中查找。這樣做不僅僅是為了提升其安全性，還可有降低檔案被人為篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的檔案，他們對選擇查找自己的數(shù)字檔案，但那份檔案早已轉(zhuǎn)換成了圖像檔案，即便是被修改了也可以迅速查出來。

5、信息備份。

在數(shù)字檔案系統(tǒng)管理過程中，信息備份是必不可少的環(huán)節(jié)，正是因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，縱然是做了再多的安全管理工作，系統(tǒng)故障依然是難以預(yù)見的，對檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全管理的目的只是為了降低風(fēng)險(xiǎn)，將損耗盡可能降低，或者是盡可能避免風(fēng)險(xiǎn)。信息備份是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都會(huì)采取的手段，并且也是比較有效的手段。信息備份分為靜態(tài)備份和同步備份，大部分檔案館比較喜歡采用靜態(tài)備份，即離線保存信息。同步備份大多是將熟悉拷貝于硬盤、網(wǎng)絡(luò)等，檔案出現(xiàn)問題時(shí)進(jìn)行檔案恢復(fù)。

綜上所述，數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理是一項(xiàng)需要多角度、靈活應(yīng)對的工作，本文主要提出了五點(diǎn)對策，即日常的維護(hù)、評估管理機(jī)制、檔案人員素質(zhì)提升、檔案轉(zhuǎn)化和信息備份。對數(shù)字檔案進(jìn)行安全管理的目的并不是為了完全杜絕故障的發(fā)生，事實(shí)上，要完全杜絕故障也是不可能的，安全管理只是盡量降低損失，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，并作出事后彌補(bǔ)。但總的來說，數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理需要的是防范于未然，不要“亡羊補(bǔ)牢”，而是在檔案遺失之前就作出應(yīng)對措施，這是安全管理的難點(diǎn)，需要管理者不斷探索，不斷總結(jié)，以及不斷改進(jìn)管理手段。

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