公共檔案信息和內部檔案信息的關系探討

郭冬玲

摘 ?要：隨著信息化技術的迅速普及與經濟全球化的發展趨勢，檔案工作在我國有著不可替代的作用。文章首先對檔案信息及其特性進行了分析，其次對公共檔案信息和內部檔案信息進行了比較分析。希望可以為相關的工作人員提供理論依據，僅供參考。

關鍵詞：公共檔案信息;內部檔案信息;比較分析

引言

檔案信息分類是為了滿足人們對不同信息的需要而進行的構思與規劃，通過一定的表現手法來使之實現。檔案信息的分類意味著信息管理方式的創新，這種創新必須遵循一定的標準和制度。檔案可以根據不同的角度與層次進行劃分。按照不同的規范標準，檔案信息分為公共與私人檔案信息;文書檔案信息、科技檔案信息及專門檔案信息;古代檔案信息、近代檔案信息和現代檔案信息;一次信息、二次信息，以及三次信息;公共檔案信息和內部檔案信息等類型。下文中將對公共檔案信息與內部檔案信息的關系進行詳細的論述。

1 檔案信息及其特性

檔案信息是檔案行業發展的生命線，信息的質量是檔案部門管理層面的核心內容，在檔案行業中占據著重要地位。那么，什么是檔案信息呢？就傳統意義而言，檔案信息源于檔案，也就是說，實際上檔案信息同時具有檔案與信息兩種性質，是檔案和信息的結合體。要想掌握檔案信息的含義，首先就要區分好檔案信息和檔案、檔案信息和信息之間的不同點。第一，對檔案信息與檔案之間的關系進行介紹。一般來講，檔案指的是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。從以上定義中可以看出，檔案實際上就是指原始的信息和存儲狀態的集合，即檔案是原始記錄及其信息載體的結合體。而檔案信息包括來源于檔案信息與關于檔案信息兩個方面的含義。第二，分析檔案信息與信息的關系。信息，從廣義上來說，就是指事物運動時發出的信號所帶來的消息，是事物存在方式和運動規律的一種表現形式。不同事物的存在方式與運動規律是不同的，這就是不同事物具有不同特點的原因所在，是客觀事物本質特征截然不同的反應。檔案信息作為信息之中的一種，它記載著人類生產生活等相關活動，是人們了解、掌握信息的信息源中的一部分。綜上所述，可以知道，檔案信息包含于信息，屬于從屬的關系。此外，檔案信息和其他的信息源也有本質的區別，因為它所記載的信息是真實的，比如各種組織或者個人在社會活動中所從事的一切實踐活動，所以檔案信息是真實準確的。正是由于檔案信息的這種特點，使之價值更加的突出、顯著。檔案的相關人員要對檔案信息進行深入研究，了解并熟練掌握檔案信息的特點、價值以及變化運動規律，從而更好地為社會各行業領域提供高質量的檔案信息服務。在通常情況下，大多數人只熟知檔案信息的第一層含義，即檔案信息是指來源于檔案的信息，認為檔案的內容是檔案信息，檔案信息的構成就是檔案所記載的各種事物的狀態及表征的認識，但是這種想法是不全面的。因為檔案的內容并不都是信息，檔案的內容必須經過加工、處理和傳遞才能轉化為信息。也就是說，相比于檔案信息的含義，檔案的內容會更加寬廣，不僅如此，檔案信息還包括源于檔案的、經過再加工后而形成的新信息?；诖?，可以說檔案信息是檔案的核心內容，更是靈魂之所在。檔案實體是因為有了信息的存在才具有生命活力和保存的意義;另外，檔案信息還包括相關的資料信息。隨著檔案部門服務意識的提高，以及服務功能的進一步加強，為切實滿足各種利用需求，有效地為用戶提供內容更加豐富的檔案信息。目前，我國已經進入了網絡信息化時代，伴隨著經濟全球化的特征，這就對檔案行業提出了更加嚴峻的考驗。通過對檔案信息與檔案、檔案信息與信息的關系的研究可以看出，檔案信息是通過檔案載體與相關載體貯存的、反映該事物的有關信息。

2 公共檔案信息和內部檔案信息的比較

為了滿足服務對象的不同需求，檔案部門的相關工作人員要對檔案信息的內容進行歸類整理，以便為檔案信息進行多角度的劃分提供基礎。根據檔案信息的使用范圍進行分類，可將其分為公共檔案信息以及內部檔案信息。公共檔案信息，顧名思義，就是指可以共享公有的信息，具有社會性。相比于公共檔案信息，內部檔案信息的使用范圍具有一定的局限性，只適用于組織內部，不具有共享性。然而，內部檔案信息的分類不是固定的，可以根據實踐的推移或者技術條件的進步等因素而變為公共檔案信息。

在現實生活中，消耗掉的物質和能量是不可逆的，一旦被利用，就無法被再次使用。而與之正好相反，信息是可以重復使用的，具有共享性。隨著高新技術的迅速發展以及經濟全球化發展的趨勢，我國也邁進了網絡化時代，計算機技術等信息技術被廣泛應用于檔案等行業中。因此，我國將公共檔案信息和內部檔案信息進行了區分，旨在了解檔案信息的服務對象、需求性質等。此外，對檔案分類還有利于檔案部門的合理化管理，以此避免發生信息內容使用混亂，甚至是丟失的情況。

一般情況下，目前我國的公共檔案館指的是不同等級的國家檔案館與專業檔案館，它們為服務對象提供的信息是可以公開共享的，屬于公共檔案信息。與公共檔案信息相對應的，非公共檔案信息機構只保存相關組織的檔案信息，所服務的對象也是組織內部成員，具有一定的局限性，其提供的檔案信息就是內部檔案信息。由于公共檔案信息具有社會性，共享性，這就決定其所服務的對象是面向全社會的廣大用戶，而不是局限于有特定需要的用戶。因此，對于公共檔案機構而言，首要任務是做好各項基礎性工作，并樹立良好的服務理念，以認真負責的態度服務于廣大用戶。基于這種情況，如果公共檔案館想要為更多的用戶提供信息，那么就必須隨著行業的發展實時地更改內部機構信息，旨在收藏更加豐富的社會信息。針對內部檔案信息而言，尤其是具有特殊意義的信息，如何進行科學規范的管理、使用，是工作人員亟待解決的問題，要使其在當前激烈的市場競爭下發揮出更大的價值。因此，檔案部門應該探索有意義的檔案信息，為行業的進步做出積極的貢獻。

隨著我國信息公開規定的建立，給各級檔案機構也提出了相關要求，要求檔案機構人員必須要將檔案信息分為公共檔案信息與內部檔案信息，以便為不同服務對象提供不同的信息需求。因此，檔案機構作為檔案信息的服務組織，必須要把檔案信息劃分工作做好，要依據相關的法律法規、不同信息性質等對機構保存的檔案信息進行區分，要做到具體情況具體分析，按照服務對象的標準需求提供相應地服務政策。

3 結束語

隨著我國經濟的快速發展，檔案信息越來越引起人們的重視。對檔案信息采取有效的管理方法不僅能夠保證我國檔案部門的穩定，同時也能夠為經濟發展創造更多的資源。通過對公共檔案信息與內部檔案信息的綜合比較分析可知，公共檔案信息具有社會性，并且是可以公用共享的。與公共檔案信息相比較而言，內部檔案信息的使用范圍具有一定的局限性，只限于組織內部。然而，無論是公共檔案信息，還是內部檔案信息，相關工作人員都要把其做好，時刻提升自身專業技能水平，以期為檔案工作的規范化、科學化奠定提供堅實的條件。

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