淺談數(shù)字化檔案長期保存的問題及措施

張洋

摘 ?要：改革開放以來，我國的人民生活水平不斷提高，科學(xué)技術(shù)水平總體上有了質(zhì)的飛躍，尤其是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，其在各行各業(yè)上的應(yīng)用極大地提高了我國各行各業(yè)的發(fā)展，提高了行業(yè)的發(fā)展速度。近年來，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用使我國檔案管理工作進(jìn)入到數(shù)字化發(fā)展時代，但是數(shù)字化檔案長期保存的工作仍舊存在一些問題，需要探討，文章從數(shù)字化檔案長期保存所存在的問題出發(fā)，分析了如何長期保存數(shù)字化檔案的對策，希望能夠?qū)?shù)字化檔案的管理工作提供一些借鑒，僅供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;長期保存;問題;措施

計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在給檔案工作到來了發(fā)展機(jī)遇的同時，也帶來了一定的挑戰(zhàn)，尤其是數(shù)字化檔案，在長期保存的問題上，數(shù)字化檔案面臨著嚴(yán)峻的形勢。如何對數(shù)字化檔案進(jìn)行長期保存，關(guān)系著檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化建設(shè)的發(fā)展，因此研究數(shù)字化檔案的長期保存工作具有重要意義。

1 數(shù)字化檔案長期保存面臨的問題

1.1 數(shù)字化檔案載體的壽命問題

數(shù)字化檔案信息是通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)的，是將檔案以文字、圖片、語音、視頻等形式存儲在硬盤、光盤等載體上，硬盤、光盤等載體體積小，易保存，且符合現(xiàn)階段人們對檔案便捷性的需求，對實現(xiàn)檔案資源的充分利用十分有利。然而，數(shù)字化檔案載體也有一定的劣勢，存儲載體在儲存上容易受外界因素的影響，造成使用壽命降低，嚴(yán)重的將導(dǎo)致載體內(nèi)的信息無法恢復(fù)，給檔案資源帶來極大的損失。而且檔案載體具有一定的特殊性，在使用過程中，需要借助一定的技術(shù)設(shè)備才能判斷其是否可以正常使用，因此，在日常的管理中，相關(guān)人員不能輕易的判斷出載體的狀況，對載體的儲存與保護(hù)形成了一定的阻礙，而且科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與更新?lián)Q代十分迅速，載體的形式發(fā)展也很快，導(dǎo)致檔案的存儲載體跟不上時代的腳步，使用壽命受到影響。

1.2 數(shù)字化檔案所依賴的計算機(jī)軟件技術(shù)過時問題

在數(shù)字化檔案的長期保存問題上，除了數(shù)字載體的壽命問題外，數(shù)字檔案的檢索系統(tǒng)也是一個急需解決的問題，數(shù)字檔案過分的依賴于計算機(jī)軟件系統(tǒng)，而計算機(jī)軟件屬于不斷更新?lián)Q代的，科學(xué)技術(shù)更新的特別快，這就導(dǎo)致數(shù)字檔案的檢索系統(tǒng)跟不上日益提高的計算機(jī)軟件技術(shù)，導(dǎo)致數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)技術(shù)相對落后，不符合人們的需求。尤其是在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與挑戰(zhàn)下，計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展水平與日俱增，相應(yīng)的軟件更新周期變短，這種現(xiàn)象為數(shù)字化檔案的長期保存工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.3 數(shù)字化檔案真實性的維護(hù)問題

數(shù)字化檔案長期保存的問題還受到檔案真實性的挑戰(zhàn)，數(shù)字化檔案的真實性包括三個方面：檔案的內(nèi)容真實;檔案的主體與內(nèi)容相符;檔案的形成及使用時間一致。數(shù)字化檔案的管理工作應(yīng)該充分重視檔案的真實性問題，只有做好檔案的真實性工作，才能保障數(shù)字化檔案的長期使用和保存，數(shù)字化檔案的真實性問題比較復(fù)雜，因為數(shù)字化檔案容易被竊取、篡改等，而且在改動后基本不會留下痕跡，檔案管理人員很難察覺，這種特殊性為數(shù)字化檔案的真實性工作到來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而且在運(yùn)輸以及保存的過程中，數(shù)字化檔案也容易受自然環(huán)境等因素的影響，造成檔案數(shù)據(jù)缺失，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的完整性與真實性受損。

1.4 數(shù)字化檔案存取的安全問題

數(shù)字化檔案的存取對數(shù)字化檔案的安全與長期保存也存在一定的威脅，尤其是在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊倪^程中，檔案數(shù)據(jù)再經(jīng)由計算機(jī)進(jìn)行傳輸時極易感染病毒，而且數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)較弱，經(jīng)常出現(xiàn)被黑客和不法分子入侵、竊取數(shù)據(jù)等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生極易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被破壞、竊取，造成檔案數(shù)據(jù)受損，對數(shù)字化檔案的長期保存十分不利。

1.5 數(shù)字化檔案保存的元數(shù)據(jù)問題

數(shù)字化檔案信息的元數(shù)據(jù)保存問題一直是國際上的難題，目前，世界各國都未形成一套行之有效的元數(shù)據(jù)保存體系，各國的數(shù)字化檔案各有特點，應(yīng)該具體問題具體分析，我國相關(guān)的檔案工作者應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)方面的研究，根據(jù)我國數(shù)字化檔案的具體特點，分析研究出一套適合我國的數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)保存問題的方案，否則，元數(shù)據(jù)問題將一直影響數(shù)字化檔案的長期保存。

2 數(shù)字化檔案長期保存的對策

2.1 合理選擇數(shù)字化檔案的存儲載體

在進(jìn)行數(shù)字化檔案存儲載體的選擇時，應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行選擇：

（1）因為數(shù)字化的檔案信息具有不可更改的特點，所以在選擇檔案存儲介質(zhì)時，一定要關(guān)注數(shù)字化檔案的這個特點，保障數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整，選擇質(zhì)量好、存儲容量大的介質(zhì)載體。

（2）在進(jìn)行數(shù)字化檔案存儲載體的選擇時，還要關(guān)注其安全性和耐久性。一定要選擇耐久性高，安全性高的存儲載體，保障存儲載體的穩(wěn)定性，對自然環(huán)境的影響十分敏感的存儲介質(zhì)不宜選擇，而且應(yīng)當(dāng)考慮存儲環(huán)境周圍的磁場等因素。

（3）在進(jìn)行數(shù)字化檔案的存儲載體選擇時，一定要考慮載體的技術(shù)壽命，如果因為存儲載體的技術(shù)原因，無法與計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接軌，導(dǎo)致數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)丟失等問題出現(xiàn)，對數(shù)字化檔案的長期保存將產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。

（4）在進(jìn)行數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)選擇時，應(yīng)該選擇經(jīng)得起市場考驗的達(dá)到國家相關(guān)技術(shù)水平的介質(zhì)，保障存儲載體無質(zhì)量問題。

2.2 合理選擇數(shù)字化檔案的保存技術(shù)

（1）遷移技術(shù)：主要是指將數(shù)字檔案信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另外一個存儲載體上。因為數(shù)字檔案的格式具有特殊性，包含各種文字、圖片、音頻、視頻等。所以在數(shù)據(jù)的傳輸過程中經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況，而且在傳輸?shù)倪^程工作量大，也會造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（2）更新技術(shù)。更新檔案數(shù)據(jù)是指在原有的技術(shù)和存儲環(huán)境下重寫書檔案數(shù)據(jù)，對計算機(jī)軟硬件的依賴很大，能夠防止由于存儲介質(zhì)物理變化引起的檔案素具損壞的問題，但是對數(shù)字化檔案長期保存的問題作用不大。

（3）轉(zhuǎn)換技術(shù)。轉(zhuǎn)換技術(shù)包括程序、系統(tǒng)、編碼、存儲介質(zhì)等的轉(zhuǎn)換，保障不同種類、不同介質(zhì)的檔案信息的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)檔案信息的共存。但是這種技術(shù)有可能帶來檔案數(shù)據(jù)的可靠性降低的問題。

（4）再生性保護(hù)技術(shù)。再生保護(hù)技術(shù)是指在一定的技術(shù)條件下，將數(shù)字化檔案信息存儲到一些載體上，例如紙張等，這樣可以在一定程度上應(yīng)對數(shù)字化檔案存儲載體老化的問題。但是這項技術(shù)對數(shù)字化檔案因戲中的音頻、視頻無效。

（5）技術(shù)典藏。技術(shù)典藏是一項代價十分昂貴的檔案數(shù)據(jù)保存技術(shù)，是收集和利用過時的計算機(jī)設(shè)備讀取和保存過時的存儲載體。這種技術(shù)十分的不便，難以大范圍的推廣和使用。

2.3 在國家層面上統(tǒng)一數(shù)字化檔案長期保存的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

關(guān)于數(shù)字化檔案存儲的元數(shù)據(jù)問題，相關(guān)的檔案管理部門和國家管理部門應(yīng)該設(shè)置一個統(tǒng)一的規(guī)定，這樣對數(shù)字化檔案的長期保存工作噢十分有利。如果有統(tǒng)一的數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)通用標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)在保存和處理上能夠依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，各地按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，也偶利于檔案信息的使用。在制定數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的存儲標(biāo)準(zhǔn)時，一定要根據(jù)我國數(shù)字化檔案的具體情況，具體問題具體分析，不可盲目照搬照抄國外的標(biāo)準(zhǔn)，要制定符合我國數(shù)字化檔案基本情況的適用標(biāo)準(zhǔn)。

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