淺析檔案安全防護和應急管理

謝維煥

摘 ?要：作為社會重要的信息資源，檔案的安全管理工作一直是檔案管理工作中的重中之重，做好檔案的安全管理工作對檔案資源的存儲具有重要意義。現階段我國的檔案尚未完全進入電子化管理時代，許多檔案仍舊以庫存的方式存在，因此，在檔案管理工作中需要經常進行檢查管理，已確保及時發現問題解決問題。文章從存儲檔案的庫房入手，分析可能出現的檔案安全管理問題，并提出了相應的解決辦法，希望能夠為檔案安全管理和應急防護工作提供一些借鑒，僅供參考。

關鍵詞：檔案安全防護;檔案應急管理;檔案庫房

引言

檔案是國家重要的信息資源，檔案的管理與安全保護工作對檔案本身具有重要意義，在日常的生產生活中，檔案管理工作者應該注重檔案的管理與安全保護工作，經常進行相應的安全檢查，尤其是在存放檔案的庫房內部，應該設立相應的檔案安全管理制度和應急機制，確保檔案庫房的安全性和檔案保管環境的良好，這樣才有利于檔案的安全管理工作，可以確保檔案工作輔助我國的經濟文化建設，下面將具體的闡述一些有利于檔案安全防護工作的具體措施。

1 人員進出庫制度

在進行檔案的安全管理工作時，一定要對檔案庫房的人員出入進行嚴格的管理。檔案庫房是檔案管理部門的重要工作部門，相關的管理人員應該根據本部門的具體情況制定一個合理的進出庫制度：嚴格限制非本部門的工作人員進入庫房;工作時間外遇緊急情況進入庫房要進行登記;不可在檔案庫房內進行與檔案管理工作無關的事情，包括吸煙、吃飯;工作人員下班前應該對檔案庫房的門窗進行上鎖，確保其安全等等。檔案管理工作人員一定要嚴格執行人員進出庫制度，已確保檔案的安全性。

2 庫房溫濕度控制

檔案庫房對溫度和濕度的要求比較高，因為溫度和濕度會影響檔案的質量，縮短其使用壽命。檔案管理人員應該在檔案庫房內設置一個檢測室內溫度和濕度的設備，及時檢測庫房內的溫度和濕度，看其是否符合要求。一般情況下，檔案庫房的溫度應該在十四到二十四度之間，而相對濕度應該保持在45%-60%之間。一旦發現溫度和濕度出現異常狀況，應該及時采取措施，使之恢復到正常狀況。檔案管理部門也可在大型庫房內加裝一些恒溫、恒濕設備，確保檔案庫房的溫濕度一直處在合理范圍，以保障檔案的壽命。

3 庫房“八防”措施

在進行檔案庫房安全防護管理工作時，應首要從八個方面注意，這八個方面被稱為庫房“八防”措施，具體防護手段如下：

（1）防火措施。檔案庫房防火是重中之重，因為檔案大部分為紙質，具有易燃性，火災隱患大。因此，檔案庫房一定要注重火災防護工作。經常檢修庫房內的電路，防止因電路老化等問題造成的火災的發生;安裝火災報警器和設立相關的火災預警制度;在庫房內配備足夠的消防器材和滅火設備;檔案庫房內實行禁煙制度;等等。

（2）防水措施。檔案庫房應該建立在干燥的環境下，盡量設置在辦公區的高層，遠離低地勢;庫房內不設供水管道;檔案管理工作人員盡量不要在庫房內喝水，以防損壞檔案。

（3）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現象的出現，保障檔案庫房的通風性良好，經常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房的干燥通風。

（4）防霉措施。檔案發霉現象在檔案庫房中經常出現，其原因是在檔案庫房內密集陰暗環境的影響下，微生物極易發生霉變。微生物的霉變與空氣的濕度、光照等因素有關。因此檔案庫房應從以下幾方面進行防霉：及時清理檔案庫房內的各種垃圾和灰塵，保持檔案庫房的清潔和整潔;經常對庫房進行通風，保障檔案庫房的干燥;對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內空氣清新;進行一些防霉處理，例如在易發霉的角落內放置一些防霉藥品等;確保檔案庫房內的溫度和濕度在合理的范圍內。

（5）防蟲措施。在檔案庫房防蟲上應該從以下幾個方面入手：首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環境，遠離易產生蟲害的廚房、貨倉等地;其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內放置驅蟲藥物，做好預防措施;最后，一旦發現蟲害現象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。

（6）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內，減少光照。如若，庫房內設有小窗戶或通風窗戶，也應該安裝遮光板或者防紫外線直射窗簾，盡最大可能的減少光照。檔案工作人員在工作時也應該減少使用大光源，盡量減少光輻射。

（7）防塵措施。灰塵會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經常對檔案進行清理，保持其清潔度;盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施;減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（8）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統，設立安全預警機制;檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發現安全隱患，及時上報，及時解決。

4 定期檢查、清點檔案

檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規范定期對庫房內的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內檔案無問題。在進行檢查、清點工作時要注意以下幾個方面：（1）檔案是否存在缺失、損壞、發霉、潮濕等現象;（2）庫房內是否存在安全隱患;（3）檔案數量是否正確無誤，調出及借用的檔案是否手續齊全，是否有尚未歸還的檔案。

5 檔案應急管理

檔案的應急管理工作十分重要，檔案的應急管理是指在發生災害時，及時對檔案信息資源進行搶救，盡最大可能的減少災害損失。在檔案管理工作中，管理部門應該根據本部門的具體情況設立檔案應急管理方案，組織專人進行培訓和預演，加強檔案管理工作人員的危機處理能力。在檔案應急管理過程中，應該對珍貴的、重要的檔案進行備案和異地備份存儲，保障檔案的安全，發生災害時，優先搶救;合理進行人力資源的優化配置，根據險情，制定具體的搶救措施，上級領導部門設立專門的搶救小組，指揮搶救工作，協調各部門進行檔案的搶救;及時關注和轉移受到災害威脅的檔案，避免其受到災害侵蝕;與專業的搶險救災部門聯系，在他們的指導下進行救援工作;迅速找到危害庫房檔案的危險源，及時控制，防止災害進一步擴大;等等。

在災害發生過后，檔案管理工作人員應該及時清點損失，對受災的檔案進行處理，恢復檔案數據。對檔案庫房要進行修整或更換庫房，及時總結搶險救援工作，總結優點，摒棄缺點，以確保更好的做好檔案應急管理工作。

6 結束語

作為國家重要的信息資源之一，檔案對國民經濟的發展與社會的進步具有重大的推動作用，在日常的檔案管理工作中，一定要對檔案的安全防護工作加以重視，在日常的生產與生活中，相關的檔案行業工作者應該注重對檔案安全防護工作方式方法的研究，在工作中不斷總結，尋找最優方法，以期能夠為檔案安全防護工作和應急管理提供更大的幫助。

參考文獻

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