淺談高校紙質(zhì)學(xué)籍低碳防損管護(hù)技巧

文/曾小武

淺談高校紙質(zhì)學(xué)籍低碳防損管護(hù)技巧

文/曾小武

高校紙質(zhì)學(xué)籍存在紙張用量大、檔案庫房占用率高、人為損傷明顯等問題。節(jié)能防損的應(yīng)對之策，除可從宏觀方位進(jìn)行戰(zhàn)略考量，還可從一些細(xì)節(jié)入手。低碳管護(hù)包括免交紙質(zhì)學(xué)位論文及開題報(bào)告、循環(huán)使用檔案袋、一站式裝釘、打印紙做背脊、分類選用檔案盒等方法。防損管護(hù)包括依據(jù)檔號立卷、尖嘴鉗去釘、一枚釘子原則等技巧。

學(xué)籍； 低碳； 防損

一、低碳管護(hù)技巧

（一）免交紙質(zhì)學(xué)位論文及紙質(zhì)開題報(bào)告

學(xué)位論文及開題報(bào)告作為學(xué)位材料的主要，能耗大、占據(jù)庫房空間大。

如表1所示，若免交紙質(zhì)論文及開題報(bào)告則可節(jié)省用A4紙102000張，如按照一包500張計(jì)算，折合為204包。1包80gA4紙厚度為5.5公分，204包就是1122公分。這僅為壓縮狀態(tài)的厚度。實(shí)際上，成為打印文件的紙張之間必然存在間隙，其自然層積厚度應(yīng)該遠(yuǎn)超壓縮狀態(tài)的厚度。如以1500公分厚度估算，少用204包80gA4紙相當(dāng)于可以少用750只2.0cm規(guī)格的檔案盒；折合為節(jié)省紙張費(fèi)用5100元，節(jié)省檔案盒費(fèi)用2100元人民幣。如此算來，單是紙張及檔案盒二項(xiàng)費(fèi)用即可每年節(jié)省開支約7200元。

免交紙質(zhì)論文及開題報(bào)告的間接效益還體現(xiàn)于：節(jié)省密集架；節(jié)省庫房空間。

1. 節(jié)省密集架方面：

為合理占用檔案庫房空間，學(xué)籍檔案大多采用密集架存放。按預(yù)算報(bào)建1排密集架（內(nèi)含12列60橫格）5萬元人民幣計(jì)算，少用750只檔案盒，可以減少占用約14橫格密集架（國標(biāo)密集架為1排2列，單列寬88公分，1列5橫格，1橫格可容納約40只2公分的檔案盒）。相當(dāng)于一年節(jié)省庫房密集架建設(shè)資金約11660元（833元×14格）。綜上，免交紙質(zhì)論文及開題報(bào)告一年可合計(jì)節(jié)省資金18860元人民幣（7200+11660）。

表1 某高校碩博士該二項(xiàng)學(xué)位材料的用紙量粗略統(tǒng)計(jì)

2. 節(jié)省庫房空間方面：

庫房緊張是檔案管理面臨的突出問題，紙質(zhì)檔案年復(fù)一年地增加，而檔案庫房的增加建設(shè)涉及經(jīng)費(fèi)及占地的問題，此二者難以一蹴而就，尤其是庫房用地不可能無休止地增加。因此，在現(xiàn)有條件下，如何盡量減少庫房占用量成為檔案存放管理避免不了的問題。免交紙質(zhì)文件可解燃眉之急。

綜合檔案庫房一般存放包括學(xué)籍、文書、科技、財(cái)會(huì)等類檔案。考慮到密集架與天花板之間的空隙，一排密集架占據(jù)庫房應(yīng)達(dá)10立方米。研究生學(xué)位論文及開題報(bào)告的替代歸檔辦法就是提交電子文本。即或者全部采用電子文本歸檔；或者僅存檔紙質(zhì)優(yōu)秀論文，其余電子文本保存。這一方法已在一些高校運(yùn)用，其做法就是，優(yōu)秀論文同時(shí)歸檔紙質(zhì)文本及電子文本；其余論文僅歸檔電子文本。且數(shù)字化信息化是檔案管理的趨勢，電子文本代替紙質(zhì)文本應(yīng)該是檔案管理的新方向。

（二）循環(huán)使用檔案袋

目前的研究生學(xué)位材料多采用牛皮紙檔案袋包裝歸檔，用完即作為廢紙?zhí)幚恚瑢儆谝淮涡韵M(fèi)。如果加以循環(huán)使用，則能節(jié)省不少紙張費(fèi)用。如表2所示。

表2 檔案盒、檔案袋、A4紙及不干膠標(biāo)簽紙的價(jià)格對比［1］

具體的操作方式有二種：一是A4紙抽插，二是A4紙粘貼。前者需要改進(jìn)檔案袋的設(shè)計(jì)，方便紙張抽插。將學(xué)位材料分項(xiàng)說明打印為A4紙附在檔案袋上，此法為上策，檔案袋可以多次循環(huán)使用，直到破損。后者更簡單，無需設(shè)計(jì)，直接把A4紙粘貼在檔案袋上，第一次用畢，退換歸檔單位，以備來年再用，只要粘貼方式得當(dāng)，足以用三五次以上。相對來說，后者不必涉及檔案袋的生產(chǎn)涉及部門，程序簡單，操作更容易。

（三）一站式裝釘

一站式裝釘指的是，學(xué)籍材料在歸檔前的立卷階段，一次裝訂完畢，歸檔之后不再有去除金屬物及重新裝訂的工作環(huán)節(jié)。

一站式裝釘?shù)牟僮餍枳⒁舛c(diǎn)：一是學(xué)籍卡成績表免釘。本專科的學(xué)籍卡和成績表不必裝訂，使用夾子穩(wěn)定，紙箱包裝移交。檔案部門接收整理后，夾子紙箱如數(shù)退回，教學(xué)單位可以循環(huán)使用。二是使用不銹鋼釘，一枚為原則。因?yàn)殍F質(zhì)釘子容易銹損，歸檔后需要去除釘子及重新裝訂。如按1000份學(xué)位材料、200個(gè)本科教學(xué)班計(jì)算，一站式裝釘至少可以節(jié)省釘子1200枚，多則可節(jié)省達(dá)3000枚。更有意義的是此舉免除檔案館的重復(fù)勞動(dòng)，更能避免去釘補(bǔ)釘給紙張帶來的多次傷害。

（四）打印紙做背脊

不少檔案館采用不干膠標(biāo)簽紙做檔案盒背脊。不干膠紙帶來二個(gè)問題：一是成本較高（見上表），一張A4不干膠標(biāo)簽2.6元，相當(dāng)于一張A4紙的50倍多。二是檔案盒入庫之后，時(shí)間一長，背脊大量脫落。不得不重新粘貼，浪費(fèi)紙張且重復(fù)勞動(dòng)。可行的辦法是，可用80gA4打印紙做背脊，成本低廉；如用二手打印紙，紙張成本幾乎為零。

（五）分類選用檔案盒

學(xué)位材料的檔案盒選用適當(dāng)與否影響到盒子的用量及庫房資源的充分利用。

有的高校檔案館采用1cm厚的檔案盒，一人一盒。該做法會(huì)導(dǎo)致二個(gè)問題：一是檔案盒用量大，能耗成本增加；二是厚度偏薄，背脊粘貼不方便，費(fèi)時(shí)耗力。有的檔案館不論厚薄，通用2.5cm檔案盒，則會(huì)浪費(fèi)盒子空間及不合理占用庫房。

比較可行的方法是分類選用1.5cm、2cm、2.5cm 或3cm厚度的檔案盒。博士學(xué)位材料宜選用2公分的檔案盒，一人一盒；學(xué)術(shù)性碩士學(xué)位材料宜用2.5公分的盒子，二人一盒；全日制碩士宜用2.0公分的盒子，二人一盒。在職碩士宜用1.5公分的盒子，二人一盒。少數(shù)篇幅特長的博士論文適合3cm的檔案盒。如此分類選用檔案盒，可以盡量少用檔案盒及盡量節(jié)省庫房空間。本專科學(xué)籍檔案用合同樣可以采用分類選擇的辦法。一般來說，教學(xué)班多以30人為一自然班，可用背脊2.5cm的檔案盒；不足30人的班級可用2cm的檔案盒；35人以上的班級可用3cm的檔案盒。各高校的情況不盡相同，應(yīng)具體問題具體分析，但不宜一刀切。

二、防損管護(hù)技巧

免交紙質(zhì)學(xué)位論文及開題報(bào)告的方法在少數(shù)高校已經(jīng)實(shí)行，但更多的高校仍然保持傳統(tǒng)做法。多用鐵質(zhì)訂書釘，且數(shù)量多，銹損明顯、紙張洞眼過多或破損，不利于延長學(xué)籍檔案的壽命。這些損傷在歸檔前已人為造成。因此“要把預(yù)防作為檔案保護(hù)工作的根本和首要來抓，因?yàn)楹鲆暳朔溃蔚膲毫蜁?huì)不斷增大，檔案損壞的速度就會(huì)加快”［2］（p4）。筆者通過實(shí)踐及觀摩認(rèn)為，學(xué)籍檔案在歸檔前的立卷過程中注意以下防損細(xì)節(jié)，可以明顯減少人為損傷。

（一） 依據(jù)檔號立卷

依據(jù)檔號立卷指歸檔單位依據(jù)檔案館制作的教學(xué)檔案檔號信息表整理移交學(xué)籍卡及成績表。現(xiàn)實(shí)中的歸檔，一般先由教務(wù)處統(tǒng)一制發(fā)年度畢業(yè)生信息表，教學(xué)單位依據(jù)該信息表立卷歸檔。檔案館制作的檔號信息表與教務(wù)處的信息表多有出入，檔案館接收后不得不對歸檔學(xué)籍重新排序整理，學(xué)籍文件至少二次接受汗?jié)n唾沫等污損。汗?jié)n唾沫對紙張的傷害肉眼難以感覺，但汗?jié)n唾沫帶有水份及鹽份，給紙張檔案埋下了隱患。若教學(xué)單位依據(jù)檔案館的信息表立卷整理學(xué)籍材料并歸檔，檔案館只需審核，無需再次清點(diǎn)。這樣可避免學(xué)籍文件紙張的二次污損。

（二）尖嘴鉗去釘

檔案館在去除鐵質(zhì)金屬物的的過程中會(huì)對紙張?jiān)斐傻诙螕p傷。目前，檔案館大多使用取釘器及尖嘴鉗去釘，該二種工具使用不當(dāng)均導(dǎo)致檔案紙張損傷。尤其是取釘器對紙張的拉傷最明顯。因?yàn)橐蜒b訂的釘子針腳至少存在180度的彎曲，評閱意見書等頁數(shù)少的材料，針腳應(yīng)超過200度。取釘器在把至少180度的平角拉直并拔出的過程中，嚴(yán)重拉裂紙張。使用尖嘴鉗去釘，人們習(xí)慣鉗嘴嵌入式拉取，紙張傷害跟取釘器毫無二致。如果改進(jìn)拉取方法，用尖嘴鉗分別拉直二個(gè)釘腳，釘子基本上成直角與紙張脫離，對紙張的拉傷最小。所以應(yīng)盡量少用取釘器，多用尖嘴鉗，但需注意使用方式。

（三）一枚釘子原則

檔案館在對學(xué)位材料重新?lián)Q裝不銹鋼釘子的環(huán)節(jié)又對紙張?jiān)斐傻谌蝹ΑＲ虼耍匦卵b訂應(yīng)盡量減少用釘。具體來說，評閱意見書及其評審專家信息頁、答辯表決材料可免釘；或一枚釘子合釘；開題報(bào)告、學(xué)位審批材料該二種材料頁碼較多，分別一枚釘子裝訂。一份材料不超3枚釘子，做到最低限度用釘，最大限度減少洞眼傷口。

總之，紙質(zhì)學(xué)籍檔案若做到免交紙質(zhì)學(xué)位論文及開題報(bào)告、循環(huán)使用檔案袋、一站式裝釘、打印紙做背脊、分類選用檔案盒等方法，則是對低碳環(huán)保重要體現(xiàn)，而在管護(hù)過程中能夠使用依據(jù)檔號立卷、尖嘴鉗去釘、一枚釘子原則等技巧，則是對高校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的最大保護(hù)。

（責(zé)任編輯：閻海燕）

［1］ http：//search.jd.com/2013.12.29京東商城

［2］ 陳競亞.檔案保護(hù)［M］.北京：中國檔案出版社，2010.

Low-Carbon Protection Methods of Paper Files of Students’Records in Universities

Zeng Xiao-wu

G273

A

1005-9652（2016）02-0034-03

曾小武（1969—），男，湖南株洲人，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館職員，副教授，碩士。