中小規(guī)模檔案館創(chuàng)新之路探析

文/楊 清

中小規(guī)模檔案館創(chuàng)新之路探析

文/楊 清

中小型檔案館的創(chuàng)新之路如何起步，檔案人員如何創(chuàng)新、創(chuàng)新的原則和途徑、檔案人員創(chuàng)新素質(zhì)的培養(yǎng)，一一加以探討。

中小型檔案館； 創(chuàng)新的原則和途徑；人員創(chuàng)新素質(zhì)培養(yǎng)

去年是制度建設年，今年是檔案創(chuàng)新年，這是本館階段性任務。那么如何進行檔案創(chuàng)新，對于中小型檔案館創(chuàng)新的原則和途徑又是什么呢，創(chuàng)新對檔案從業(yè)人員提出了什么要求，本文將對此一一加以探討。

一、中小規(guī)模檔案館特色分析

中小規(guī)模檔案館一般館藏不大，以本館為例，館藏文件截至2014年共立卷23088卷，其中永久保管8920卷。文件增長速度也不是很快，見下表1。

管理體制上一般都不是獨立檔案館，掛靠黨校辦或是學工部。這種管理體制財務經(jīng)費不是獨立的，人員分工不是很細，往往一人兼多職，不像大的檔案館歸檔立卷、查詢、復印、保管各有其人，各司其職；中小規(guī)模檔案館往往歸檔、查詢、復印、賬務歸一個人管，人員不夠用，全館的人員都抽調(diào)做一個工作，身兼多職。

對外因為經(jīng)費和人員的問題，參加學術交流的機會也不是很多，這是很現(xiàn)實的方面。

表1

二、中小規(guī)模檔案館如何進行創(chuàng)新

（一）通過學習知識和積累經(jīng)驗

要使創(chuàng)新精神和創(chuàng)造力變?yōu)楝F(xiàn)實，最重要是要有豐富的知識，豐富的知識和創(chuàng)新思維創(chuàng)造力的發(fā)揮成正比，只有通過不斷的學習汲取有用的知識，并且做到真正的理解和消化，才能使思維靈活敏銳，進而迸發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。例如，筆者剛開始工作時，要求找的文件經(jīng)常會找不到，學術討論寫的文章也經(jīng)常覺得言之無物、乏善可陳。可是看到老同志總是很適時找到所需東西，文章也寫的很有科學性，很生動，于是開動腦筋，把經(jīng)常查閱的文件記錄下來，歸檔時也注意一下文件的內(nèi)容，后來工作慢慢就得心應手，這就是工作知識和工作經(jīng)驗的積累、融合。這是創(chuàng)新的前提。

（二）建立合理的思維能力結構

科學的思維方式包括：逆向思維、反向思維、橫向思維、心理思維、周邊思維。思維能力結構包括：分析能力、理解能力、綜合能力、抽象能力、概括能力。創(chuàng)新思維首先是一種科學思維，符合邏輯推理科學的規(guī)律，標新立異并不是創(chuàng)新。創(chuàng)新就是在現(xiàn)實的基礎上，突破傳統(tǒng)桎梏，創(chuàng)造出更高級、更有效結果的方法。

（三）要養(yǎng)成獨立思考、分析解決問題的習慣

創(chuàng)新思維的對立面包括：權威與公眾的思維定勢；傳統(tǒng)思維的影響；習慣性思維、封閉性思維等。要突破原有的思維習慣，調(diào)動主觀思維能力，凡事多問為什么，知其然也知其所以然，不滿足于表面現(xiàn)象，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，綜合分析解決問題。例如，文書檔案經(jīng)過“卷”改“件”的階段，一開始我們把所有的“卷”都改成了“件”，后來發(fā)現(xiàn)會議文件、一些審計文件、人事調(diào)動文件（介紹信、工資單），如果這樣改的話會比較零散，容易丟失。所以商討之后，對以上領域的文件，采用整卷裝訂的辦法。這個例子說明了在“卷”改“件”大前提下，有些問題是可以靈活對待的。整體裝訂本來就存在，嚴格地說不算創(chuàng)新，算得上靈活分析運用。但對創(chuàng)新的思維很有啟示——不一定“卷”改“件”就一定要把每個卷都拆成單件，最終的效果是為了便于保管、方便利用，減輕工作量，那么在小范圍作出調(diào)整是合情合理的。創(chuàng)新思維就是在不違背大原則的前提下，獨立分析思考，擺脫僵化的思維模式，做出靈活選擇。

（四）創(chuàng)新不僅是單個的行為，也需要相互合作

如果說到發(fā)明創(chuàng)造，大家都很容易想到愛迪生發(fā)明電燈的經(jīng)過，愛迪生獨自在實驗室試驗了一千六百多種材料，最后確立鎢絲作為電燈最好材料，似乎發(fā)明創(chuàng)造只是個人的事情。其實就是在那個時代，愛迪生也有助手，世界各地也有人不停的寄試驗材料給愛迪生工作室，只是那個時代沒有團隊的概念罷了。人是社會的人，生產(chǎn)力即社會生產(chǎn)力，沒有人能脫離社會單獨存在，創(chuàng)新也是以社會需要為前提的。在當今高新技術世界中，人們需要講求合作精神，互通信息，發(fā)揮團隊優(yōu)勢，群策群力，集思廣益，把創(chuàng)新思維和創(chuàng)造力結合起來在團隊中升華。設想如果愛迪生當初有個團隊分工去分析實驗，也許實驗會進行的快得多。

在檔案管理中，如果一個人有了創(chuàng)新的想法，可以在團隊中推廣實行，那么在實行過程中，這個想法的優(yōu)弊端會被發(fā)現(xiàn)和不斷修正，慢慢完善。檔案規(guī)則的制定就適用于此。

三、檔案創(chuàng)新的原則和途徑

（一）檔案創(chuàng)新的原則：立足工作實際，提高工作效率

大的檔案館由于工作平臺高，視野寬闊，所以可以搞一些大型的項目。中小型檔案館就沒有這個實力去做這個事情，可以從實際出發(fā)，找到自己特色的東西去搞一些創(chuàng)新，像本館2013年發(fā)起的“征集特色檔案”活動就可以算作一項。

創(chuàng)新的目的是要提高工作效率，同時也要符合科學發(fā)展規(guī)律。比如本校畢業(yè)生檔案寄發(fā)工作，最初采用人工謄寫方式，學校擴招后，學生畢業(yè)人數(shù)激增，僅靠檔案館人工已完成不了數(shù)量巨大的工作。后來在學校其它部門協(xié)助下，制作了電子打印格式，只要連接數(shù)據(jù)庫，就可打印相關項目。計算機發(fā)揮作用替代人工已是必然趨勢。

（二）檔案創(chuàng)新的途徑

1. 中小型檔案館不具備大的開發(fā)能力，所以創(chuàng)新要從小處著眼，著重特色。大的檔案館有能力組織一些比較大的創(chuàng)新項目，像南京大學檔案館的檔案管理系統(tǒng)，從研發(fā)到售后不斷完善，形成了完整的產(chǎn)業(yè)鏈；還有數(shù)字化檔案館建設，現(xiàn)代化管理，大的檔案館資金雄厚，人員齊備，可以一步到位。中小型檔案館沒有這些得天獨厚的條件，但是在自己眼界和力所能及的范圍內(nèi)，也可以做的有聲有色。從小處著眼，著重特色，像本館收集的校慶系列檔案，基建檔案資料齊整完備，在上級檔案檢查中多次受過表彰，比某些大的檔案館做的還出色。

2. 從問題中尋找創(chuàng)新的機會。有句古話說得好：“成功者在問題中尋找機會，失敗者在機會中尋找問題”，其實工作中的困難危機對消極的人是攔路虎，但對遇事積極的人都是難得的機遇，所有問題的解決都有一定的創(chuàng)新機會，或突破以前的思維框架定勢，或啟發(fā)人思考，引起人們創(chuàng)新的的興趣。例如，雖然現(xiàn)在普遍實行計算機檢索，但是有些專項問題的查詢涉及跨度大，一個個找全很不容易。給領導搜集過幾回這樣的材料，如獨立學院設置，前后涉及好幾年，當時留心留了份底子，后來編校史再需要，檔案館第一時間直接提供全部材料，不用返工再重新查詢。這件事情啟示我們，以后遇到類似專項查詢，查詢結果要留備份，像學校各個五年計劃、各屆學術委員會材料等等，為下次查詢利用提供方便，也是學校非常有用的史料。而且分析一下這些材料，可以為編研提供方向，對那些重要性的問題可以專門拿出來研究，成為編研課題。

3. 形成一套創(chuàng)新的機制。最早我們國家是沒有《專利法》的，科技人員研發(fā)的東西向全社會推廣，算是給社會做貢獻。但是改革開放同發(fā)達國家接軌后，就有了《專利法》。這是一個知識經(jīng)濟的時代，知識是有價值的，知識產(chǎn)權也應該受到保護。上個世紀，“兩彈一星”研制成功后，發(fā)到每個科研人員手里只有十塊錢；八十年代，李光曦的《祝酒歌》銷量百萬，卻只有15元版費。如果在這個年代，科研人員和歌唱家都只好餓死了。所以一定要有一套創(chuàng)新的機制保護創(chuàng)新者的利益和積極性。創(chuàng)新機制要規(guī)定創(chuàng)新方向，提供創(chuàng)新推廣平臺和獎勵，要有不斷修正的能力，還要有一定的懲罰措施。

四、中小型檔案館人員創(chuàng)新素質(zhì)的培養(yǎng)

（一）愛崗敬業(yè)的精神

敬業(yè)愛崗，是發(fā)展創(chuàng)新思維能力的動力。相比其他工作，檔案工作繁瑣中見細致，于默默無聞的角落里為社會服務，也沒有其他行業(yè)的經(jīng)濟效益或者出名的機會。尤其是中小型檔案館的工作人員，承擔的任務比大型檔案館要多，但是沒有大型檔案館的工作平臺和視野，工作也不容易出成績。

（二）利用各種資源，學習知識，積累經(jīng)驗

中小型檔案館資源有限，所以在現(xiàn)實中要利用一切可以利用的資源：網(wǎng)絡資源、同其他院校調(diào)研學習交流的機會、檔案局培訓的機會都可以充分利用。檔案館無論大小，工作流程，操作技巧，工作機制都大同小異，就創(chuàng)新的機會來說是均等的，需要的只是善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和勤于思索的頭腦。獨立分析思考，克服種種思想障礙，消除自卑心理和盲目迷信權威思想，不墨守成規(guī)，展現(xiàn)自己的創(chuàng)新思維能力。

（三）建立創(chuàng)新思維模式，能夠獨立分析解決問題，也懂得集思廣益，推廣創(chuàng)新成果

創(chuàng)新可以是制度管理上的創(chuàng)新，也可以是技術操作中的創(chuàng)新，只要是符合科學規(guī)律，提高工作效率，節(jié)省人工都可以作為創(chuàng)新方向。創(chuàng)新也是一個不斷延續(xù)發(fā)展的過程，需要在實踐過程中不斷修正完善，這個過程是動態(tài)的，同時也使創(chuàng)新具有了持續(xù)不斷的生命力。

創(chuàng)新工作是檔案館工作活力的源泉，尤其是在這樣一個知識經(jīng)濟發(fā)展的年代。對于中小型檔案館如何利用自己的優(yōu)勢，做好創(chuàng)新工作，是每個檔案工作者都面臨的挑戰(zhàn)。因此，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，并運用到工作之中，讓創(chuàng)新成為工作常態(tài)，才能更好地為國家的經(jīng)濟建設服務，為文化建設服務，檔案工作才大有可為。

（責任編輯：無盡藏）

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Yang Qing

G275.9

A

1005-9652（2016）02-0043-03

楊 清（1974—），女，河北深縣人，西安科技大學館員。