新時期石油企業辦公室工作的科學管理及對策

王馨

摘 要：辦公室工作在現代石油企業中通常發揮著溝通聯系、監督指導的作用，其是為企業領導、機關部門以及基層單位、員工而服務的。辦公室工作管理的科學性對企業管理效能的實現有著直接影響。因而石油企業應采取有效措施，將辦公室工作管理中的每一細節掌握好，進行科學管理，進而促進企業經濟效益和社會效益的提高。

關鍵詞：石油企業；辦公室工作；科學管理

現階段，石油企業辦公室在整個單位中占據著舉足輕重的位置，其不僅是單位的服務中心、信息中心，還是參謀中心與指揮中心，其作為連接企業領導與企業所屬基層單位的“中樞”神經，起著協調上下機關各部門的作用[1]。因此，每一環節都不能出現疏漏，否則將嚴重影響企業的運行，導致企業工作處于被動狀態，造成較大的經濟損失。

一、辦公室工作對企業發展的作用

新時期，辦公室工作要將自身職能充分發揮出來，以信息支持企業領導做出科學決策。因而，辦公室工作必須立足于服務企業，將提供決策信息作為目標，將提醒改進作為手段，調研企業重點工作，以對單位重點和難點問題做到及時了解，掌握有效、準確的信息，進而更好的支持企業領導做出正確決策。同時協助企業領導督查、處理政務，并結合企業思想起草包括工作計劃、總結與報告在內的文稿，組織安排各項會議和活動。其中，辦公室的督查督辦工作有助于企業各項重大決策的落實。同時借助督查督辦工作，可對執行時出現的失誤進行有效糾正，并且針對執行效果調整各個階段目標，最終實現對企業全過程的管理。

二、提高石油企業辦公室工作的科學管理的措施

（一）提高事前控制意識

對石油企業來說，應重視辦公室工作事務的每一個細節，在管理中要樹立事前控制高于一切的意識，如此才能有效掌控辦公室工作。在起草文稿時，應結合企業既定的目標與運行節奏，做到周全的考慮與充分的準備，以讓起稿有更充裕的時間。同時對上級的思想要懂得領會，并要下基層進行調研，以保證資料、信息的全面性、準確性，以更好起草文稿。另外，企業決策者還需評價與論證文稿，以形成綱要性的意見與政策。若在事務接待中，沒有將事前控制落實好，沒有制定完善的方案，就極易在事務接待中出現問題。為此，每一位辦公室工作人員都應具備事前控制意識，以有效掌握全局。

（二）轉變服務理念

日益普及的辦公自動化，給辦公室工作帶來了嚴峻的考驗。而衡量辦公室工作的根本標準為服務工作是否做好，是否讓包括領導、群眾在內的多方滿意[2]。古語有言“凡事預則立，不預則廢”。辦公室工作也是如此，必須具備一定的前瞻性，凡事要做到及早考慮，及早下手，在想領導之所想的同時，也要把領導未考慮到的想到，因此，應以主動服務代替被動服務，圍繞重點工作進行調研，對輔助管理的信息進行梳理，以在領導制定決策時提供有效參考。除此之外，辦公室服務需立足于全局，服務要體現在事前、事中與事后各個階段，以可行性方案幫助領導做出科學決策，為其提供合理的參考與建議，以督查督辦的方式落實各項業務工作，并在工作完成后及時把決策落實領導匯報。

（三）合理規范管理

俗話說：“無規矩不成方圓”。若要促進辦公室工作效率與服務質量的不斷提高，就必須對制度建設、內部管理和其它各項工作做進一步加強，使之更加規范。首先，應對行為規范予以健全，對崗位責任制予以完善，明確規定各崗位職責，讓每一件事都有章可循。其次，制定工作規范，將國外管理學者提出的“六何追問法”引入辦公室工作應控制的程序注意事項中，具體來說：（1）何處，即應辦何事且這步是否妥當？（2）為何，即為何要采用這一步驟，若將其省去又有何后果？（3）何地，即應在何處完成這一步驟？（4）何時，即何時做這一步驟最為合適？（5）何人，即何人做這一步驟作為恰當？（6）何法，即以什么方法做這一步驟最好？以“六法”為標準，督促執行，促進工作效率的提高。除此之外，還可將一定的“柔性管理”融入管理之中，在對辦公室工作人員的情緒、情感因素予以重視的基礎上，利用多種柔性方式，如道德引導，理解、認同以及尊重、關愛等，將工作人員的積極性充分調動起來，讓每個人的能力均能得到最佳發揮，最大化的實現自身價值。與此同時，還要把良好的選人、用人機制在辦公室內部建立起來，引入競爭機制，將業務精湛、踏實肯干、深受領導群眾信任的人員選拔到合適的崗位。最后。對于干部員工在工作、生活中出現的難題，應給予切實幫助，做到用事業、用感情、用待遇留人。

（四） 加強工作人員的培訓力度

因為辦公室工作涉及范圍比較廣，且具有很強的多變性與綜合性。所以，若工作人員擁有的知識面較為狹窄，其服務全局的作用就無法實現。這就需要對工作人員加強專業培訓，讓其知識面不斷擴寬，學習更多的知識，與時代接軌，促進自身綜合素質的提高，最終讓工作的科學管理得以實現。

三、結語

綜上所述，只有全面分析當前石油企業辦公室工作管理中存在的問題，并采取科學合理的措施對其做出有效解決，才能讓辦公室管理工作的科學管理得以實現，讓其職能充分發揮出來，從而促進石油企業經濟效益和社會效益的提高。

參考文獻：

[1]張可心，欒虎，張峰，懷海寧，王碧琴. 試論新形勢下石油企業辦公室工作的科學管理及對策[J]. 辦公室業務，2013，07：11-13.

[2]黎校江. 分析新形勢下石油企業辦公室工作的科學管理及措施[J]. 辦公室業務，2014，05：179.