淺析秘書工作在國有企業決策工作中的作用

摘要：秘書工作與其他職業相比特殊性較強，因此對秘書工作在國有企業決策工作中的作用進行認真分析是非常必要的，針對秘書工作的特殊性應該培養出哪種技能是每個工作在秘書崗位上的人應該明晰的。文章從秘書工作在國有企業決策工作中的作用入手，分析了秘書工作中存在的問題與需要掌握的技能。

關鍵詞：秘書工作；國有企業；決策工作；參謀作用；信息作用；協調作用 文獻標識碼：A

中圖分類號：C931 文章編號：1009-2374（2016）27-0153-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.27.072

1 秘書工作在國有企業決策工作中的作用

秘書對決策的輔佐主要體現在以下方面：調查研究，對來信來訪的處理，決策的咨詢，參與討論工作計劃的起草，對處理信息的收集，給予領導者一些意見，對決策內容執行情況進行監督等工作。秘書工作地點一般都在領導周圍，他們的工作有著傳遞工作、溝通與協調上級與下級的作用，便于領導決策意圖的形成，對決策依據的掌握。同時在決策執行階段秘書還能夠對執行效果進行反饋與檢驗，反饋到領導處能夠讓領導進行決策的論證、修改與補充，因此可以說秘書對決策的輔助工作能夠對領導決策進行有效有益的補充。輔助決策對于秘書而言會成為越來越重要的必備技能，同時也能夠大大提高秘書的綜合素質。但是現代社會對于秘書的角色認識和職能認識都存在偏差，由此產生對秘書工作的誤解，認為秘書就是領導的附庸而已，這些認識上的偏差制約著秘書輔助決策職能的發揮。秘書工作在國有企業決策工作中的作用主要有以下四種：

1.1 參謀及助手作用

秘書具有不同的層次和工種，參謀助手作用的發揮也有不同途徑。參謀作用不僅只是體現在決策輔助資料的提供、日常工作的方案預案等，有豐富工作經驗的秘書能夠在經常做的一些工作中提高效率，做好參謀和助手的工作，為領導進行決策、管理方面的工作給予恰當建議。

1.2 提供信息作用

秘書服務于所有的決策、指揮、管理工作，作為國有企業的領導者，需要在變革不斷、發展迅速的政治、經濟、社會、文化等各方面生活中進行企業決策，決策基礎正是以上事物發生變化的眾多信息。而作為秘書，工作當中重要的一個分支就是掌握大量信息，并且將這些信息進行篩選，然后提供給領導。這些信息當中包括上級信息、歷史信息、內部信息、領導機關的相關資料和情況，本部門的有關信息、社會信息、業務信息、國際信息、科技信息等。

1.3 協調作用

協調工作屬于管理工作中的一種手段，協調的實質就在于將上級下級的認識統一好，調整好各個部門之間關系，解決部門之間的矛盾，以協調好企業行動。處于新世紀的競爭社會，領導將要面臨的是相當復雜的問題，工作中需要接觸橫向、縱向等千絲萬縷的復雜關系，實行改革過程中會產生大量矛盾，這些矛盾最終會集中到企業領導的協調工作之中，作為領導助手，秘書務必做好協調工作。

1.4 耳目作用

此處的耳目作用并不是指對領導的言行進行監督，而是在國有企業進行決策時起到耳目作用。在決策過程中，秘書需要做到的是根據大量的社會調查和研究而得出的結論進行利弊方面權衡，決策過程中要大膽地向領導提出建議，如果在決策過程中領導者出現了一些失誤，秘書要選擇恰當的場合進行提醒，以便領導者進行及時更正。

2 秘書工作應注意的幾個問題

秘書工作不僅僅是要做好文件整理等瑣碎事情，還要做好指令傳達、幫助領導者進行決策等多項工作，這對秘書提出了相當高的要求。目前秘書的日常工作存在以下問題：

2.1 容易陷入工作被動

秘書工作包括輔助領導決策、重要文稿起草、協調督查工作落實、會務接待、信訪穩定、調查研究、檔案管理等諸多方面，一名秘書可能承擔不同領導布置的多項工作，且多為“急、難、繁、重”任務，應接不暇、主次難辨、超負荷工作的情況難以避免，導致陷入工作被動局面。這就要求秘書人員必須注重日常工作經驗和知識的積累，把握好工作節奏，抓住常規工作的提前量，即使面對被動，更要調整心態、理清思路、緩解壓力，保持良好的工作狀態。

2.2 容易出現心理失衡

“人往高處走，水往低處流”，對于秘書工作而言亦是如此。在國有企業中，秘書工作可以說是一個龐大的體系，同一個企業中的秘書相互之間既有合作也有競爭。對于平時均處于同一工作的人而言，如果有一方得到提拔重用，另一方心理必然出現失衡，主要表現為心情低落、工作效率下降等。處于職場當中，升職競爭是普遍存在的，這也就導致了在秘書工作中出現心理失衡情況也是非常普遍的。當看到別人與資歷相同甚至資歷還不如自己，卻得到了提拔，自己心中肯定存在一些懊惱或著急，這也是國有企業秘書工作中應盡量避免的情況之一。

2.3 容易模糊個人定位

現在的秘書職位會因為領導的職位而具有“相應”權利，動不動就會打著領導的旗號而濫用職權。在不經過領導批準的情況下就以領導的名義發布命令、批改文件，用這些莫須有的權利給自己謀私利。甚至一些秘書自作主張，完全按照自己的意愿處理一些本該領導處理和解決的問題。秘書對于國有企業領導而言確實是非常重要的，但秘書要時刻牢記自己的本職工作是輔助領導進行決策、幫助領導完成難度較大、較復雜的工作，因此擺正個人位置是每位秘書必須具備的基本職業操守。

想要解決以上三種問題，秘書應該認真學習馬列主義毛澤東思想鄧小平理論以及三個代表重要思想，提高自身素質和修養，牢記干部要全心全意為人民服務的原則，將人民群眾的利益放在第一位，而不是只考慮一己私利。

3 秘書工作的地位和職能

3.1 樞紐職能

國有企業的領導機關是一個體系，它是龐大而精細的。在國有企業中有不同的領導級別，每個級別的領導工作上都有不同分工，而即便是同一級別的領導也有不同的工作內容。領導秘書的工作就在于將上級領導的指令傳遞給服務的領導，并將自己領導的決策傳遞給下級，并且督促下級執行領導決策，從這個角度來看秘書工作起到一個樞紐功能。

3.2 協調職能

在國有企業的領導系統中，工作的目標在于對企業內部進行科學有效的管理，最終能夠實現企業平穩發展并且與時俱進，建設社會主義現代化企業。為了能夠實現這一目標，保證企業始終運行在要實行科學的、有效的管理，以實現社會主義現代化這一總目標，要使系統運動沿著正確的軌道運行，就必須不斷地調節企業運行的軌道。因此不管哪個部門在工作中都需要不斷調節，此外還要跟其他部門進行積極溝通聯系，秘書在其中就起到了重要作用。秘書不僅需要做到領導與下級的溝通，而且要盡力協調決策工作中出現的各種矛盾，保證決策的正常執行。

4 秘書應有的素質

4.1 要有較高的理論素養

學習馬列主義毛澤東思想鄧小平理論以及三個代表重要思想，提高自身素質和修養是每個秘書都應該嚴格要求自己的內容，因此它們是我們認識并改造世界的重要武器以及行動指南，同時也是黨和國家制定我國特色社會主義路線政策和方針的理論基礎和指導思想。作為國有企業的秘書人員，更要掌握好這些思想、理論并且深刻理解其中的內涵，才能夠在平時的工作中得到更加科學的思維以及工作方法，并且不斷提高改造世界的能力。國有企業的秘書首先應該是一名政治工作者，其次才是作為領導的服務人員。因此學習毛澤東思想、鄧小平理論以及三個代表重要思想對秘書而言是至關重要的，如果缺乏對這些內容的學習，將會缺乏對政治的敏感性，就稱不上是一個合格的秘書工作人員。

4.2 要通曉秘書專業知識

除了政治素養以外，專業知識對秘書工作而言也是非常重要的。其中專業知識主要包括兩個方面：一方面是直接與秘書工作相關的專業性知識，比如文書、秘書知識等；另一方面則是秘書在單位中的業務性知識，這與秘書所工作的部門相關，每個部門都有不同的業務知識，因此秘書工作后應該及時學習該方面知識。而秘書工作存在一定的特殊性，因此除了以上知識以外還應該廣泛學習其他方面的知識，以應對工作中可能出現的各種問題。當然這些知識的掌握都是在掌握好秘書專業知識的基礎之上的。

4.3 要有敏銳的戰略眼光和“超前”意識

作為國有企業的秘書人員，想要在決策工作中給予中肯的意見，不僅要對社會現狀了然于心，還要對領導的戰略意圖和方向進行認真研究，對于領導近期的工作目標尤其需要上心，對于上級決策需要進行認真分析，協助領導進行領會。另外對收集到的信息要有獨到的眼光，能夠為領導提供正確有效的決策方向。如果一些職責范圍內的工作出現了差池，應該及時考慮情況變化，并且提前做好準備積極應對。

4.4 要懂得管理學

可以說秘書工作是行政管理工作中的一項分支，因此從事秘書工作還應該對管理學有足夠了解。在現代社會中，秘書工作需要的是具有綜合能力以及輔助能力的管理方面人才，如果秘書不懂得管理也缺乏管理方面的知識，就無法勝任秘書工作。學習管理方面知識既是現代社會發展所必需的，同時也是秘書工作時需要的技能。通過利用現代管理中的基本原理、基本理論及方法，進行決策、組織方面的工作。

5 結語

秘書工作在國有企業決策工作中起到相當重要的作用。不管是決策方向、決策信息或是決策執行都需要秘書參與其中，為領導提供信息、傳遞信息并且監督執行，因此在國有企業決策工作中對秘書工作的綜合要求是很高的。為了能夠勝任秘書工作，秘書工作人員要不斷充電，充實自己，并且鍛煉自己各方面的能力。未來社會對于秘書工作的要求會越來越高，每個從事秘書工作的人員都要做好長期充電的準備。

參考文獻

[1] 賴紅群.國有企業秘書工作探討[J].企業科技與發 展，2014，（8）.

[2] 白霞.秘書工作與領導決策淺議[J].山西師大學報， 2014，（3）.

作者簡介：鄒偉（1982-），男，江西廬山人，國網江西省電力公司柘林水電廠辦公室秘書，工程師，研究方向：企業行政管理。

（責任編輯：周 瓊）