信息化背景下企業檔案工作應實現理論上的突破

譚銘

摘要：通過分析了信息化對企業檔案工作的影響，進而影響著企業的長遠發展，關乎管理水平與管理質量的提高。從而滿足時代發展的客觀要求，企業紛紛引進現代化信息技術，而檔案管理工作也被賦予新的更高要求。同時以計算機技術為代表的信息技術給企業的檔案工作帶來了巨大的沖擊，這種沖擊必然導致企業檔案工作發生深刻、持久和全方位的變化。

關鍵詞：企業檔案;傳統管理;理論影響; 實踐策略

一、計算機技術發展過程

計算機技術在企業的應用經歷了以下幾個階段：

最初，計算機技術在企業的技術領域得到推廣，這個時期屬于試驗階段，以國家主管部門安排試點企業進行計算機技術的應用。基本特征是：1.企業認識不足，沒有積極性;2.安排試點應用時，國家在各個方面給企業一定的優惠政策進行鼓勵;3.計算機技術市場剛剛起步，軟件和硬件都處于初級發展階段，軟件開發不成熟，以甩圖板和簡單數據庫管理為重點。

第二階段是初步成熟階段，企業在技術領域應用計算機技術得到了效益，逐步把計算機技術向其他領域擴張。這個時期的基本特征是：1.企業在嘗到了計算機技術帶來的甜頭后，有了一定的積極性;2.具備了初步的市場調配資源的特征，人才和社會資源向計算機領域流動，各種類型、規模的公司紛紛成立;3.計算機技術得到初步的發展，技術領域的軟件日益成熟，其他領域的管理軟件如雨后春筍一般層出不窮，涉及物資管理、財務管理、銷售管理、行政事務管理等領域，大多屬于獨立發展，兼容能力小、甚至開發平臺都難以跨越，但是這些軟件在各自的領域發揮了很大的作用。

現在處于基本成熟階段，企業在應用了各種軟件以后，出現了信息集成的需要，開始向這個方向前進。這個階段的基本特征是：1.企業在使用各種軟件對自己的各個領域進行深化管理以后，終于發現自己不僅僅需要某一方面的信息，而是需要對企業技術、管理和營銷等工作信息的合成，進而以快捷、準確的方式獲得所需的信息集成;因此，企業以需求為前提，積極探索信息集成的方式;2.經過一定時期的淘汰和整合，形成了一批有規模、有實力的比較成熟的計算機技術公司;3.計算機技術經過幾年的發展，出現了大容量、高速度的計算機，集成信息的軟件不斷出現，能夠為企業提供集成信息的解決方案，同時網絡技術日漸成熟。這些條件使企業進行信息集成成為可能，并取得了很大的效益。

二、傳統管理模式的弊端

企業檔案的傳統管理模式是：檔案部門按照規定收集資料，再對資料進行鑒定、整理、訂卷、排架，之后建立檔案目錄索引;利用檔案采用手工檢索、復制;編研時，資料的收集、分類、整理更是一項費時費力的工作。

傳統的管理模式存在以下幾點不足：1.資料收集階段易出現誤差，材料齊全完整不能保證;2.鑒定整理階段易造成檔案信息的遺漏和編制索引的滯后性;3.利用階段工作效率低下，不能在短時間內滿足眾多用戶的需求，更無法滿足遠程查閱的需要;4.編研過程緩慢，查找和輸入過程占用大部分的工作過程;5.載體以紙張為主，易損壞、易腐蝕，時間越長越難于保管，保管成本高，庫房占用大量空間。

三、計算機技術給檔案工作帶來的變化

傳統管理模式是有其形成的歷史背景的。計算機技術的迅猛發展對企業檔案工作的管理對象、管理手段、人員智力結構等方面提出了嚴肅的課題：發生了什么變化？有那些優點？如何適應變化把企業檔案工作進行全方位提升？

在信息表現形式上，隨著企業應用計算機技術的不斷深入，所產生的文件以電子符號的形式表現，數量增加迅速，二者并存一個時期，這期間紙質文件逐漸減少，電子信息逐漸增多。

在文件所附著的載體方面，由紙質向電磁載體過渡，主要表現為磁盤、光盤、網絡存儲器，儲存的時間更長久，需要的空間更小;同時擺脫了紙質檔案利用上的局限性，既可以同時對多人提供利用，也可以提供遠程利用服務，使信息可用性增強了。

在收集檔案方面，采用計算機技術對各類信息進行集成化管理，可以做到應該歸檔的文件能夠完整及時地歸檔，在最大限度上解決了歸檔材料不完整的老大難問題。

在管理手段方面，由傳統手段過渡為應用計算機軟件進行錄入、組卷、編目和檢索等管理過程。減少了管理人員的大量重復勞動和手工操作的誤差。

由于采用計算機技術，編研工作變得輕松多了，收集材料更迅速、更全面，編寫、修改工作也避免了大量的重復勞動，很大程度上緩解了編研材料滯后時間過長的問題。

四、計算機技術的應用給傳統檔案理論帶來哪些沖突

（一）資料與檔案角色轉換的界定日漸模糊

傳統理論認為，資料只有在經過歸檔、鑒定的環節以后，才轉化為檔案;在信息集成的管理模式下，文件資料在完成承擔的功能后，及時地存入信息儲存系統，就成為檔案。

（二）檢索帳目存在多與少的對應關系

傳統理論要求，各類檔案必須建立總帳和分類帳，便于統計和查詢;在信息集成模式下，所有文件只形成一個信息總庫（出于安全考慮，可采取異地備份），根據查詢要求，生成臨時索引，便于各種利用模式的交叉運行和統計工作。

（三）智力結構要求呈現多元化趨勢

傳統理論模式下，基層管理員只需要經過短期的理論和動手能力培訓，就可以滿足對某一類檔案管理的要求;在信息集成管理模式下，管理員在具備檔案基本理論的前提下，還有以下要求：邏輯思維、系統思考、全面檔案管理經驗、計算機技能和英語能力。

（四）工作人員多與少的變化

以傳統管理理論為指導，隨著檔案積累的數量不斷增加和分工的細化，管理人員必然是不斷增加的趨勢;在信息集成管理模式下，以高素質的人員為前提，以及大量重復和繁瑣的工作由計算機處理的基礎，要求人員必須精干、高效率。

（五）檔案管理系統向企業管理前臺靠攏

在傳統理論的要求下，各類檔案歸檔到檔案室以后，檔案部門遵循國家管理要求，對檔案重新進行分類和管理;在信息集成模式下，檔案信息是整個企業共享的，直接與形成部門掛接，分類系統必須以最接近形成部門的方式實行邏輯分類，與傳統分類模式相比，更接近實際工作;同時，檔案管理人員也要對各個部門進行深入了解和溝通，了解業務種類、流程和形成的文件體系。

五、檔案工作要實現哪些理論上的突破

傳統的檔案管理理論已經指導檔案事業走過了幾十年發展過程，計算機技術帶來的沖擊已經是不可回避的，為了使檔案事業能夠健康發展，就要在理論有所突破，使之能更有效地指導實際工作。

第一、角色定位要改變。檔案部門在企業中的地位是與本身的工作效果密切相關的。在傳統模式下，檔案部門的信息具有不全面性、不及時性、不突出性、滯后性，檔案部門更多的是管理型，與本身所擁有的信息量是不相稱的。

第二、檔案與工作信息不必進行嚴格區分。由于檔案與企業直接產生的信息之間在內容上趨同，在時間上越來越短，所以，模糊地使用檔案的概念，使檔案工作點不斷向企業的業務部門延展，更有利于檔案部門獲得更多的信息。

第三、檔案管理的思維模式要改變。多年來，我們已經習慣于在傳統管理理論的指導下開展工作，以致于在現代化進程中，檔案部門應用的計算機軟件仍然保留著大量傳統理論的痕跡，與計算機信息管理存在許多不相容之處。檔案界應該勇于接受新事物、改變原有的思維和管理模式，把最新的技術成果應用到檔案工作中來。

第四、實現人力資源的多層次化和智力結構的多元化。信息技術的到來，給處于信息集中地的檔案部門帶來了很好的發展機遇，檔案事業要取得大發展，更多地要在“人”的身上做文章。檔案部門的人員減少是趨勢，把理論研究、管理和實際操作的人員搭配調整到合適的比例，也就是實現人員的多層次化是很有必要的。人員也要保證一定的數量;人員來源不一定局限于檔案專業，其他領域、專業的人員經過檔案理論的教育后，也可以從事檔案工作，將來應該朝這個方向發展，將極大地促進檔案事業的進步。

檔案事業是與國家經濟建設和企業發展密不可分的，保持協調發展是必要的。因此檔案事業必須保持活力，能夠吸納新思想、新技術、新的物質條件和新人力資源，不斷實現理論上的突破，而且要主動變革，與時俱進，實現動態發展。

參考文獻：

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