自動化辦公環境下企業檔案管理探討

杜麗麗

摘 ?要：科學技術的發展讓如今的信息處理逐漸變為自動化的發展方向，尤其是辦公領域，更是向著無紙化、自動化以及智能化的方向進行發展，自動化的處理技術讓企業的檔案管理變得更加的快捷和方面，同時也大大減少了相關工作人員的工作強度。本文主要對自動化檔案管理的特點進行分析，并對自動化檔案管理中的問題和措施進行研究，以能夠更好的推動企業檔案自動化的管理。

關鍵詞：自動化;企業管理;檔案管理

信息技術的到來讓文檔管理的工作逐漸的向著數字化的方向進行發展，但是，由于很多的企業在檔案的管理方面處于起步的階段，所以其工作不夠成熟，依然存在一定的問題，在加上企業檔案歸類的復雜，整理的繁重，反而讓相關工作人員的工作強度逐漸的增加，自動化的管理方式則能夠很好的解決這個問題，可以在減輕人員工作強度的同時，更好、更快的完成任務。

一、特點

（一）極大的提高了企業檔案管理工作的工作效率

企業的檔案管理管理工作最為顯著的特點就是對類似的文檔進行收集、分類、整理以及分析，但是，僅僅依靠人工的工作方式難免會造成工作效率低以及工作失誤等，而依靠于word、PPT等自動化的辦公，不僅能夠將信息進行自動化的處理，大大的減少了員工的工作負擔，更能夠讓檔案的管理工作變得更加的規劃化和標準化。

（二）能夠讓檔案之間的信息進行共享

自動化的辦公管理系統，讓文檔的管理工作不在是紙質的管理，更多的是電子化、數字化以及信息化的管理方式，這種新型的管理措施拜托了原有檔案管理工作中占用空間、查詢困難以及利用度有限等弊端，數字化以及電子化的信息傳遞方式利用網絡將信息更安全更快捷的進行傳遞，真正的實現了檔案數據的信息共享，發揮了信息的真正利用價值以及使用功能。

（三）文書檔案走向規范化管理

在自動化信息系統的支持下，從文件資料的產生到最終的歸檔都依賴于自動化系統，系統按照統一的標準、規范的流程對文檔進行管理，在自動化功能的有效規范和約束下，文書檔案管理正在逐步走向規范化、標準化。

二、問題

（一）企業對網絡辦公環境安全的風險意識不夠

首先，文書檔案管理人員應該定期定時地對辦公設備的軟件和硬件進行檢測、維護、升級，對已經存檔的文件要進行備份和更新，從而保證文書檔案儲存的穩定性。其次，文書檔案管理部門應該合理地應用用戶身份驗證、網絡防火墻等加密技術，最大程度地提高文書檔案儲存和信息共享方面的安全性、保密性，從而避免一些用戶為了自身利益竊取檔案的行為。

（二）處理電子檔案容易產生操作上的錯誤

自動化辦公環境下的企業文書檔案管理，由于在電子文檔的儲存和共享方面具有一定程度的風險，所以，企業應該建立規范的管理操作規程和嚴格的檔案管理制度;為了保障文書檔案的保密性、安全性，僅僅依靠現代化信息加密技術是遠遠不夠的，更應該創建起嚴格的身份驗證制度和檔案保密制度，這樣做的目的有利于彌補檔案加密技術中的疏漏和不足之處。

（三）文書檔案管理人員的綜合素質不夠適應

自動化辦公環境下的檔案管理工作對管理人員也提出了更高的要求，不僅需要管理人員具備良好的道德品質，還需要管理人員具備較強的專業技能。然而，從相關調查中發現，許多企業文書檔案管理人員的綜合素質較低，對計算機等電子設備的應用操作熟練度不夠，缺少相關的文書檔案管理經驗等，這些也是影響企業自動化辦公文書檔案管理效率和質量難以提高的主要原因。

三、對策

（一）提升檔案歸檔的安全性、穩定性

信息網絡技術的快速發展存在兩面性，實現快速、高效的文件傳輸的同時，網絡病毒和黑客入侵等影響企業文書檔案管理安全和穩定的因素也隨之出現。因此，企業應該不斷地學習當前先進的信息安全技術和加密技術，為文書檔案管理部門設置嚴格的權限，與此同時，還應該規范可以整理數據庫和服務器的用戶范圍，從而防止檔案被非法盜用、修改以及刪除。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質

首先，從社會上聘請文書檔案管理綜合素質較高的認識來對企業管理人員進行相關培訓，讓管理人員更好地認識到自身崗位的責任和義務，從而激發他們的在崗學習能力。其次，制定相應的考核制度和選擇優勝劣汰的任用制度，定期對管理人員的綜合素質進行考核，對于一些長期表現良好的管理人員給予相應的獎勵;反之，對于一些表現差的管理人員給予相應的處罰。最后，企業還應該加強管理人員之間的交流，邀請附近企業的文書檔案管理人員參與到本企業的交流活動中，這樣做的目的是拓展管理人員的視野，使管理人員在未來的文書檔案工作中發揮更大的作用。

（三）樹立全面化、系統化的檔案管理目標

全面系統的自動化辦公環境主要是為了避免辦公設備和文件歸檔過程中出現不兼容、不銜接的現象。在設計自動化辦公系統的時候，企業應該要求文書檔案管理人員積極主動地加入到系統的設計和規劃中。此外，文書檔案管理人員還應該和程序開發人員展開相關內容的交流和溝通，結合自身企業實際工作情況分析前期階段的文件處理工作與后期階段的文件歸檔工作，從這兩個方面出發提出對系統設計的功能要求、整體上的規劃以及框架設計，使這些內容都和本企業工作需求相符合，這樣才能夠真正地提高檔案在收集、整理、歸檔、共享方面的準確性、安全性以及實用性。

四、結束語

自動化的企業檔案管理辦公，可以讓企業的檔案管理工作更加的迅速、方便，更好的促進相關人員工作的高效，同時，也有利于電子文件保存、復原和調查。就當前的企業檔案自動化管理，其在工作的過程中存在許多的問題，所以，企業檔案的自動化管理工作在發展的過程中要能夠針對企業的現狀進行，全面的增強相關工作人員的工作素質，使其能夠更加專業化、系統化的完成檔案管理這個任務，保證企業檔案管理工作的穩定發展。

參考文獻：

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