自動(dòng)化辦公環(huán)境下企業(yè)檔案管理探討

杜麗麗

摘 ?要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓如今的信息處理逐漸變?yōu)樽詣?dòng)化的發(fā)展方向，尤其是辦公領(lǐng)域，更是向著無(wú)紙化、自動(dòng)化以及智能化的方向進(jìn)行發(fā)展，自動(dòng)化的處理技術(shù)讓企業(yè)的檔案管理變得更加的快捷和方面，同時(shí)也大大減少了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度。本文主要對(duì)自動(dòng)化檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并對(duì)自動(dòng)化檔案管理中的問題和措施進(jìn)行研究，以能夠更好的推動(dòng)企業(yè)檔案自動(dòng)化的管理。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化;企業(yè)管理;檔案管理

信息技術(shù)的到來(lái)讓文檔管理的工作逐漸的向著數(shù)字化的方向進(jìn)行發(fā)展，但是，由于很多的企業(yè)在檔案的管理方面處于起步的階段，所以其工作不夠成熟，依然存在一定的問題，在加上企業(yè)檔案歸類的復(fù)雜，整理的繁重，反而讓相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度逐漸的增加，自動(dòng)化的管理方式則能夠很好的解決這個(gè)問題，可以在減輕人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，更好、更快的完成任務(wù)。

一、特點(diǎn)

（一）極大的提高了企業(yè)檔案管理工作的工作效率

企業(yè)的檔案管理管理工作最為顯著的特點(diǎn)就是對(duì)類似的文檔進(jìn)行收集、分類、整理以及分析，但是，僅僅依靠人工的工作方式難免會(huì)造成工作效率低以及工作失誤等，而依靠于word、PPT等自動(dòng)化的辦公，不僅能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行自動(dòng)化的處理，大大的減少了員工的工作負(fù)擔(dān)，更能夠讓檔案的管理工作變得更加的規(guī)劃化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）能夠讓檔案之間的信息進(jìn)行共享

自動(dòng)化的辦公管理系統(tǒng)，讓文檔的管理工作不在是紙質(zhì)的管理，更多的是電子化、數(shù)字化以及信息化的管理方式，這種新型的管理措施拜托了原有檔案管理工作中占用空間、查詢困難以及利用度有限等弊端，數(shù)字化以及電子化的信息傳遞方式利用網(wǎng)絡(luò)將信息更安全更快捷的進(jìn)行傳遞，真正的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的信息共享，發(fā)揮了信息的真正利用價(jià)值以及使用功能。

（三）文書檔案走向規(guī)范化管理

在自動(dòng)化信息系統(tǒng)的支持下，從文件資料的產(chǎn)生到最終的歸檔都依賴于自動(dòng)化系統(tǒng)，系統(tǒng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的流程對(duì)文檔進(jìn)行管理，在自動(dòng)化功能的有效規(guī)范和約束下，文書檔案管理正在逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、問題

（一）企業(yè)對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境安全的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠

首先，文書檔案管理人員應(yīng)該定期定時(shí)地對(duì)辦公設(shè)備的軟件和硬件進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)、升級(jí)，對(duì)已經(jīng)存檔的文件要進(jìn)行備份和更新，從而保證文書檔案儲(chǔ)存的穩(wěn)定性。其次，文書檔案管理部門應(yīng)該合理地應(yīng)用用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密技術(shù)，最大程度地提高文書檔案儲(chǔ)存和信息共享方面的安全性、保密性，從而避免一些用戶為了自身利益竊取檔案的行為。

（二）處理電子檔案容易產(chǎn)生操作上的錯(cuò)誤

自動(dòng)化辦公環(huán)境下的企業(yè)文書檔案管理，由于在電子文檔的儲(chǔ)存和共享方面具有一定程度的風(fēng)險(xiǎn)，所以，企業(yè)應(yīng)該建立規(guī)范的管理操作規(guī)程和嚴(yán)格的檔案管理制度;為了保障文書檔案的保密性、安全性，僅僅依靠現(xiàn)代化信息加密技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更應(yīng)該創(chuàng)建起嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度和檔案保密制度，這樣做的目的有利于彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)中的疏漏和不足之處。

（三）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠適應(yīng)

自動(dòng)化辦公環(huán)境下的檔案管理工作對(duì)管理人員也提出了更高的要求，不僅需要管理人員具備良好的道德品質(zhì)，還需要管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)技能。然而，從相關(guān)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的應(yīng)用操作熟練度不夠，缺少相關(guān)的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)等，這些也是影響企業(yè)自動(dòng)化辦公文書檔案管理效率和質(zhì)量難以提高的主要原因。

三、對(duì)策

（一）提升檔案歸檔的安全性、穩(wěn)定性

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展存在兩面性，實(shí)現(xiàn)快速、高效的文件傳輸?shù)耐瑫r(shí)，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵等影響企業(yè)文書檔案管理安全和穩(wěn)定的因素也隨之出現(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)當(dāng)前先進(jìn)的信息安全技術(shù)和加密技術(shù)，為文書檔案管理部門設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范可以整理數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器的用戶范圍，從而防止檔案被非法盜用、修改以及刪除。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，從社會(huì)上聘請(qǐng)文書檔案管理綜合素質(zhì)較高的認(rèn)識(shí)來(lái)對(duì)企業(yè)管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，讓管理人員更好地認(rèn)識(shí)到自身崗位的責(zé)任和義務(wù)，從而激發(fā)他們的在崗學(xué)習(xí)能力。其次，制定相應(yīng)的考核制度和選擇優(yōu)勝劣汰的任用制度，定期對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，對(duì)于一些長(zhǎng)期表現(xiàn)良好的管理人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì);反之，對(duì)于一些表現(xiàn)差的管理人員給予相應(yīng)的處罰。最后，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員之間的交流，邀請(qǐng)附近企業(yè)的文書檔案管理人員參與到本企業(yè)的交流活動(dòng)中，這樣做的目的是拓展管理人員的視野，使管理人員在未來(lái)的文書檔案工作中發(fā)揮更大的作用。

（三）樹立全面化、系統(tǒng)化的檔案管理目標(biāo)

全面系統(tǒng)的自動(dòng)化辦公環(huán)境主要是為了避免辦公設(shè)備和文件歸檔過(guò)程中出現(xiàn)不兼容、不銜接的現(xiàn)象。在設(shè)計(jì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)該要求文書檔案管理人員積極主動(dòng)地加入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃中。此外，文書檔案管理人員還應(yīng)該和程序開發(fā)人員展開相關(guān)內(nèi)容的交流和溝通，結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際工作情況分析前期階段的文件處理工作與后期階段的文件歸檔工作，從這兩個(gè)方面出發(fā)提出對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的功能要求、整體上的規(guī)劃以及框架設(shè)計(jì)，使這些內(nèi)容都和本企業(yè)工作需求相符合，這樣才能夠真正地提高檔案在收集、整理、歸檔、共享方面的準(zhǔn)確性、安全性以及實(shí)用性。

四、結(jié)束語(yǔ)

自動(dòng)化的企業(yè)檔案管理辦公，可以讓企業(yè)的檔案管理工作更加的迅速、方便，更好的促進(jìn)相關(guān)人員工作的高效，同時(shí)，也有利于電子文件保存、復(fù)原和調(diào)查。就當(dāng)前的企業(yè)檔案自動(dòng)化管理，其在工作的過(guò)程中存在許多的問題，所以，企業(yè)檔案的自動(dòng)化管理工作在發(fā)展的過(guò)程中要能夠針對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀進(jìn)行，全面的增強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)，使其能夠更加專業(yè)化、系統(tǒng)化的完成檔案管理這個(gè)任務(wù)，保證企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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