互聯網+背景下高校財務報銷信息系統模式研究

互聯網+背景下高校財務報銷信息系統模式研究

近年來，隨著高校學生規模、師資力量的快速增長，國家對高校的經費投入逐年增加，使得各高校的財務報銷業務量急劇增長，給高校財務部門帶來了沉重的工作量，再加上高校報銷審查需認真謹慎，報銷工作越來越復雜化、多樣化，報銷過程矛盾化，“報銷難”成為每年職工代表大會熱議的話題之一。隨著“互聯網+”逐漸成為社會發展的引擎，其正對各行各業推動技術進步、效率提升和組織變革，產生著深遠影響。高校財務如何主動適應這一形勢，充分利用互聯網技術，變革財務報銷思路，創新財務報銷模式，提高財務報銷效率，使得高校財務復雜化得以解決，成為當前高校財務管理與服務工作改革的迫切需求。本文通過分析現行財務報銷模式存在的問題，分析財務報銷信息系統的優勢，并提出了財務報銷信息系統構建應考慮的對策，旨在更好地在互聯網背景下變革財務報銷模式，切實提升高校財務管理和服務水平。

圖1　高校財務報銷的一般流程

現行傳統報銷方式及其弊端

目前，多數高校均采用傳統報銷方式，一般需要經過三個流程，首先報銷人員需要將發票、車票等原始憑證整理粘貼于報銷單中，并分類排列，再將紙質審批單填寫齊全，并需要經辦人、項目負責人簽字審批；其次報銷人員需要將審批單與報銷單送達財務部門進行審核記賬；最后當審核無誤后，出納支付現金或打款公務卡（圖1）。在這一系列過程中，雖然流程簡單，但是存在以下弊端。

手工審批單填寫不規范，效率低下。由于高校經費分為科研經費、教學經費、行政經費等，每個部門或每個項目都有自己的編號，很多報銷人員將編號填寫錯誤，給財務人員審核過程帶來麻煩，一旦填寫不準確就會給財務人員審核時帶來問題，延遲了報銷進度，使得報銷人員多次往返于報銷的辦理，導致財務信息滯后。同時不同內容的經費分別具有不同的報銷要求，如果報銷人員沒有提前掌握費用報銷制度，會導致不該報的發票列示于該項目中，對財務人員來說提高其審核、計算的工作量，對報銷人員需要重新填寫審批單，重新粘貼原始憑證，大大的增加了工作量，造成了業務審批效率的低下。

2.資金支付容易滯后延遲。現在很多高校都已經實現公務卡還款，在一定額度以上的費用必須要求刷卡支付，待報銷業務完成后，由財政支付進行公務卡還款，但是很多報銷人員提供的刷卡日期、金額與實際情況不符，財務人員在對公務卡進行還款時無法找到當時的刷卡信息，導致還款不及時，信用卡延期等問題的出現。很多報銷人員報賬時將公務卡與現金的報銷憑證都填寫在一張報銷單中，這樣只會增加財務人員工作量，帶來還款延遲，導致資金支付困難。

3.預算控制難度大。高校經費來源多元化，所要求的使用目的是不同的，當一筆經費劃撥到位后，財務人員會控制總額是否超值，報銷依據是否合理，但是在大量業務中針對明細預算是無法控制的，報銷人員審批過程中若沒有及時發現不合理之處，之后就很難被檢查到。因此，高校財務中超預算、超范圍的現象屢見不鮮，使得財務預算超支，監管難度增大。

所以，適應互聯網+時代潮流，改革現行財務報銷方式，采用隨時隨地，簡便高效，取代傳統財務報銷模式勢在必行。

圖2　高校網絡化報銷模式流程

財務報銷網絡化的優勢

網絡報銷系統是以高校財務信息化為基礎所設計的平臺，可以充分保證信息的快捷、科學、合理，使報銷各個環節都在網絡中進行實現，進而提高財務工作效率，規范報銷工作流程，滿足資金使用條件。

1.節約時間成本，規范了報銷行為合理化

高校財務部門無時無刻呈現著人滿為患的場景，尤其是年底結賬前，而網絡報賬模式下，審批單、報銷單都可通過網上生成傳入財務系統，大大的減少了等候時間；同時網絡報銷也進一步規范報銷流程、審批權限等環節，當一系列資料遞交申報時，如果不符合報銷要求，將被拒絕操作，報銷人員可以及時修改，而不會像傳統報銷中需要多次奔波于工作地點，這樣極大的減少了報銷人員的工作量，同時也為財務人員減輕了審核壓力；單位領導公務繁忙，報銷人員找領導簽字也很困難，通過網絡報銷中的數字簽字可以有效的解決“領導簽字難”的問題，領導可以在系統中進行批量處理，提高審批效率。

2.有效的提高監督、審計職能

網絡報銷模式需要將報銷單的原始憑證掃描傳入系統中，并在系統進行備份保存，如果需要查閱憑證只需要知道憑證號碼就可以在系統中輕松的找到記賬憑證，可進行再打印，這也有效的提高了審計部門的工作壓力，不需要一本本的翻閱紙質憑證，通過數字網絡就可對憑證再現，快速提高憑證的查閱效率，進而有效的提高了監督職能與審計工作。

3.規避現金風險，有效節約人力資源

在傳統報銷中當庫存現金不夠時無法進行報銷業務，但在網絡報銷業務審核完成后將進行銀行卡打款，可以通過網上銀行、公務卡或校園一卡通等多種電子手段，徹底規避了現金風險，也極大的減少了庫存現金的需要量，降低了現金存取、運輸、保管等風險，省去現金盤點中盤虧盤盈的風險，同時可以極大解放人力資源，出納可以進行更多的網絡操作進行還款，優化崗位設置。

4.增強信息公開，提高預算控制

在傳統報銷中，報銷內容有特殊情況時需要報銷人員與財務人員口頭進行溝通，財務人員再將該情況告知上級領導，這樣無形的增加了工作量，網絡報銷模式下，報銷人員可以將具體的情況說明寫清，當任何人查閱憑證時都可看到該情況說明。同時在報賬系統中有更新完畢的最新財務制度，報賬人可以點擊了解后再進行數據的上傳，以免出錯，這樣有效的保證了會計核算的真實性，提高財務管理的規范化和透明度，高校相關人員可以授予權限定期檢查財務報銷的合理性，強化高校財務監督工作。同時在系統中設置預算預警系統，報賬人與財務人員都可以看到該預警功能，進而從源頭控制費用的超支，真正實現有效的預算管理。

高校網絡報銷模塊設計對策

網絡報銷模式是基于網絡化的全新財務管理模式，需要改變現有報銷流程，報銷單、審批單網上提交，系統設置簽字權限，當報銷審批完成后自動生成記賬憑證，后臺確認無誤后進行網上銀行付款，建議報銷流程見圖2。這樣的報銷過程與傳統報銷相對比，有利于保障預算管理、延展管理效能、帶動整體財務管理水平，并有效加強會計監督力度、提高管理效率。但在構建高效網絡報銷系統時，需充分考慮高效財務報銷特點，解決易用性、安全性、對接適配性問題。

1.界面設計簡潔、科學

網絡報銷系統是是信息獲取或輸出的窗口，需要多用戶共同進入，該系統可供高校教職工使用，因此在界面設計時需要簡潔、明了，對新更新的文件自動窗口彈出，對點擊率高的信息放置于頁首，更加貼近用戶需求，簡化操作流程，使信息更為直觀。同時設計還需更為科學，比如在報銷時會自動彈出報賬人是否有借款，是否選擇借款沖銷報銷金額，如果借款不止一筆，還可選擇借款明細予以對沖。同時在生成記賬憑證時，也要科學的選擇核算科目，這樣才能保證網絡報銷的正確性。

2.充分考慮財務安全，設置財務預警

網絡報銷系統需可自動與各部門或各項目經費預算對接，設置財務預警功能，將即將超過預算或已超預算等行為發出財務警告，這樣可以提醒報銷人員，也可以有效的節約開支，在預算設計時也需要分部門、分項目，在網絡報銷中可自動跳轉至預算系統，及時了解預算情況，報銷人員可通過明細導出查明報銷明細，進而從源頭有效的控制經費。同時在報銷過程中，網絡化也體現在簽字審批環節，各部門領導授權審批報銷內容，可以將傳統的親自簽字轉換為授權審批，當審批完成后系統將自動簽字，這樣報銷人員可以隨時發起審批，領導可以及時掌握部門財務信息。

3.自動生成記賬憑證，實現銀行自動付款

網絡報銷設計中需要與賬務處理相鏈接，當財務審核完成確認無誤后可以自動生成記賬憑證，將部門、負責人、摘要內容與對應科目準確無誤的列示在記賬憑證中，這樣可以有效的提高財務人員的工作效率，避免憑證錄入錯誤發生，減少工作量。將網絡報銷與網上銀行系統相鏈接，只需提供某行的銀行卡卡號與卡主姓名，就可實現首付電子轉賬，并且每筆付款有證可循，這樣可以明顯降低現金收付的風險，保證資金安全，有效監督資金使用用途。

總之，互聯網+背景下，建立基于信息化平臺的網上報銷系統，變革現有高校財務報銷工作方式，深入挖掘網上報銷的優勢并應用于高校的財務管理活動中，是現代財務管理的發展方向，通過完善設計網上財務報銷系統，實現電子化的財務報銷信息、內控流程、預算標準和制度規范，可以切實實現高校財務管理和服務水平的提升。

10.3969/j.issn.1001- 8972.2016.15.004