我國電子文件歸檔研究綜述

文/陳香

我國電子文件歸檔研究綜述

文/陳香

文章分析了1997年—2015年我國電子文件歸檔方面的文獻(xiàn)，具體分析了其兩個(gè)階段的研究主題，指出了現(xiàn)有文獻(xiàn)研究在思路、內(nèi)容、方法上的特點(diǎn)。文章認(rèn)為，研究思路的系統(tǒng)化有利于一攬子解決電子文件管理方案的形成；研究內(nèi)容上電子文件歸檔范圍和電子文件技術(shù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)有待突破；在研究方法上則需要多一些實(shí)證研究。

電子文件；歸檔；綜述

隨著ITC技術(shù)的發(fā)展、信息化的進(jìn)一步深入，電子文件產(chǎn)生的源頭更多更復(fù)雜。在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)或者說信息的重要性更從戰(zhàn)術(shù)層面升級到戰(zhàn)略層面，電子文件的有效管理是其中一個(gè)重要方面。然而當(dāng)電子文件源源不斷產(chǎn)生并大量累積時(shí)，其最終去向值得人們加以關(guān)注。本文從文獻(xiàn)主題分析的角度對電子文件歸檔問題進(jìn)行解剖綜述。

一、文獻(xiàn)獲取

為對國內(nèi)電子文件歸檔管理研究文獻(xiàn)進(jìn)行較為全面的回顧，筆者檢索了中國知網(wǎng)（CNKI）收錄標(biāo)題中包含“電子文件 歸檔”的文獻(xiàn)（檢索日期：2016年3月2日）。共獲得983篇文獻(xiàn)，其中期刊文獻(xiàn)、會議論文、學(xué)位論文等共951篇，新聞報(bào)道32篇。歷年電子文件歸檔研究文獻(xiàn)的分布情況如下圖所示：

圖1 期刊文獻(xiàn)歷年發(fā)文數(shù)量分布情況

從上圖可以看出，國內(nèi)電子文件歸檔研究起步于1997年，1997—2001年間，每年發(fā)文量增長緩慢，發(fā)文總量并不多；2002—2009年間發(fā)文量快速增長，并于2009年達(dá)到高峰。此間國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）于2002年12月4日頒布，2003年5月1日正式實(shí)施；《中華人民共和國電子簽名法》于2004年8月28日通過，2005年4月1日施行。這兩項(xiàng)政策的實(shí)施對電子文件相關(guān)研究起了推波助瀾的作用。2010—2015年間，每年發(fā)文總量仍然很大但總體呈緩慢下降趨勢。以下分主題對各時(shí)期國內(nèi)電子文件歸檔研究的發(fā)展情況進(jìn)行分析。

二、文獻(xiàn)主題分析

從筆者獲得的文獻(xiàn)看，這具有明顯的階段性。在電子文件剛出現(xiàn)時(shí)，或者說處于計(jì)算機(jī)輔助管理階段，電子文件歸檔被看做是紙質(zhì)文件歸檔中的一環(huán)；而隨著辦公自動化的發(fā)展，電子文件歸檔越來越與文件管理難解難分，電子文件全程管理思想逐漸成為主流。

（一）基于紙質(zhì)環(huán)境的分階段管理研究

這種研究的特點(diǎn)是結(jié)合電子文件載體的特殊性，比照紙質(zhì)文件歸檔的制度和做法來討論其歸檔。從獲得的文獻(xiàn)看，涉及的主題包括以下幾個(gè)方面：

1.歸檔時(shí)間。紙質(zhì)文件辦理完畢以后一般需要在形成單位留存一段時(shí)間再向檔案部門移交。而電子文件歸檔的時(shí)間則有所不同，實(shí)時(shí)歸檔[1-2]，將歸檔需求嵌入電子文件系統(tǒng)，檔案人員提前介入[3]等將歸檔時(shí)間前移的觀點(diǎn)頗受認(rèn)同。

2.歸檔范圍。歸檔范圍是歸檔工作的依據(jù)，不僅影響入館檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量，更影響所收集的檔案資料是否能真實(shí)完整地記錄歷史、有效地傳播信息，在傳統(tǒng)檔案工作中扮演著非常重要的角色。從筆者所收集的文獻(xiàn)情況來看，有關(guān)電子文件歸檔的第一篇文獻(xiàn)《電子文件歸檔工作初探》[4]第一個(gè)提到的問題即是電子文件歸檔范圍。作者丁春平來自清華大學(xué)檔案館。他結(jié)合清華大學(xué)的實(shí)際情況，將電子文件歸檔范圍歸納為四大類，即a.全息存貯的文本文件、b.經(jīng)過加工整理的數(shù)據(jù)庫文件、c.程序類文件、d.以超文本文件形式和利用多媒體技術(shù)編制的各類演示系統(tǒng)。他還詳細(xì)列舉了每類所對應(yīng)的具體文件種類。張大偉[5]也在文中提出制定電子文件歸檔范圍時(shí)應(yīng)以紙質(zhì)文件歸檔范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍和現(xiàn)狀，由檔案部門會同計(jì)算機(jī)中心和各業(yè)務(wù)部門，具體確定各部門電子文件的歸檔類目。而劉慶華[6]則從電子文件的產(chǎn)生渠道（檔案的來源）日常辦公、生產(chǎn)科研、其它電子設(shè)備等來歸納歸檔范圍。

3.歸檔方式。由于電子文件的非肉眼可識讀，信息與存儲介質(zhì)可分離等特點(diǎn)，歸檔方式有兩種，即網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔[2][4]。網(wǎng)絡(luò)歸檔就是文件形成或承辦部門通過網(wǎng)絡(luò)向檔案部門傳輸電子文件。[5]它也稱在線式歸檔，指“按一定要求，將運(yùn)轉(zhuǎn)在主機(jī)或具有一定規(guī)模網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，經(jīng)過歸檔處理，集中存放在主機(jī)或指定的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的規(guī)定區(qū)域，并向檔案部門移交的過程”。[1]介質(zhì)歸檔，就是電子文件脫機(jī)保存在某種具有一定穩(wěn)定性的介質(zhì)實(shí)體上，存放在檔案部門。[5]它也稱卸載式歸檔，指“按一定要求，把數(shù)字計(jì)算機(jī)中的電子文件經(jīng)過歸檔處理卸載至規(guī)定的可脫機(jī)保存的載體上，并向檔案部門移交的過程”。[1]值得注意的是，這兩種歸檔方式都強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體最終應(yīng)向檔案部門移交。

由于電子文件種類繁多，產(chǎn)生途徑多樣，為保證其安全、可讀、可用，歸檔時(shí)還應(yīng)考慮歸檔的格式和選擇合適的存儲介質(zhì)。凡獲準(zhǔn)向檔案館移交的電子文件，其數(shù)據(jù)必須滿足檔案館要求的物理格式標(biāo)準(zhǔn)和邏輯格式標(biāo)準(zhǔn)的要求，移交單位需提前與檔案館協(xié)商，就每一批擬移交的電子文件和適當(dāng)移交格式及軟件配置的歸檔問題達(dá)成一致。[3]

另外，由于電子文件法律效力尚未獲得普遍認(rèn)同，電子文件存儲介質(zhì)存在不穩(wěn)定性，軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代等因素，電子文件歸檔常常實(shí)行雙套/雙軌制[7-8]，即將電子文件以邏輯歸檔或物理歸檔的方式向檔案部門移交的同時(shí)，打印出相應(yīng)的紙質(zhì)版歸檔。

除以上幾個(gè)主題以外，這個(gè)時(shí)期的文獻(xiàn)還涉及了歸檔交接手續(xù)、保障電子文件安全的技術(shù)、電子文件的法律效力等問題，由于所論不多，在此不贅述。

這一時(shí)期文獻(xiàn)的特點(diǎn)表現(xiàn)在：作者多為各企事業(yè)單位的文檔工作者；觀點(diǎn)基于實(shí)際的工作體會和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；內(nèi)容圍繞歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔方式、歸檔格式、歸檔介質(zhì)、歸檔手續(xù)等基本問題展開；體現(xiàn)的思想是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的分段管理思想。

（二）基于辦公自動化的全程管理研究

這一時(shí)期的文獻(xiàn)行文中也會提及歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔方式等具體問題，但已經(jīng)跳出了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的思維定式，開始思考電子文件本身的特征、產(chǎn)生的環(huán)境、形成規(guī)律、安全管理需求等對電子文件歸檔的影響。并開始具體討論各個(gè)行業(yè)、各類型電子文件管理問題，同時(shí)介紹一些國外項(xiàng)目。

1.電子文件定義及其特征。關(guān)于電子文件的定義，國內(nèi)援引較多的是1997年國際檔案理事會在《電子文件管理指南》中對電子文件的定義，即 “電子文件是通過數(shù)字計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳遞與處理的文件”。這是從宏觀層面對電子文件的界定，而“計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件是數(shù)字式的，但從電子文件的組成方面來說電子文件是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼續(xù)進(jìn)行顯示、修改、刪除的計(jì)算機(jī)軟件、硬件平臺技術(shù)條件的組合”。[9]這一理解讓人對電子文件有了更微觀的認(rèn)識。

還有部分文獻(xiàn)討論了電子文件外延的擴(kuò)展[10]，電子文件的分類（結(jié)合實(shí)際工作的開展情況分類[11]或者根據(jù)存儲介質(zhì)、格式、表示形式、功能等分類[12]）。

除此之外，有許多研究重點(diǎn)剖析電子文件的本質(zhì)特征，并以此為依據(jù)，探討合理的電子文件歸檔管理途徑。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院侯衛(wèi)真[13]認(rèn)為“建立電子文件的歸檔體系，必須遵循電子文件的特殊性，而不能習(xí)慣地和簡單地以紙質(zhì)文件歸檔的制度和方法來處理電子文件的歸檔問題，已經(jīng)成為檔案界的共識”。同時(shí)，鄭洪軍[14]、蘆秀芬[15]、王聲韻[16]等也從電子文件的特征出發(fā)對電子文件歸檔提出了自己的觀點(diǎn)。

四位作者從不同視角總結(jié)了電子文件的特征，但這些特征都源自三個(gè)方面，一是二進(jìn)制編碼的采用，二是載體，三是對軟硬件的依賴。基于電子文件的特性，四位作者也提出了不同的歸檔策略，但異中存同。例如，他們一致提出建立標(biāo)準(zhǔn)制度、參與系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)、文件檔案管理一體化等。

2.電子文件的全程管理。隨著辦公自動化的普及，在辦公自動化條件下，對“文檔一體化管理”的研究又成了機(jī)關(guān)檔案工作的熱點(diǎn)[17]。這使得人們站在辦公自動化的新平臺上審視文件、檔案一體化流程中的歸檔問題，根據(jù)電子文件的特殊需要來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等。[18]這種討論逐漸脫離了紙質(zhì)環(huán)境下找節(jié)點(diǎn)歸檔的點(diǎn)狀思維，而深入到電子文件全程管理的線性思維、系統(tǒng)性思維。劉越男[19]通過對比電子文件和紙質(zhì)文件歸檔在實(shí)體移交和權(quán)力移交、分散保存和集中保存、獨(dú)立開展和集成管理等幾對關(guān)系上的不同，指出管理權(quán)限移交、邏輯歸檔和集成管理將是電子文件管理的重點(diǎn)。這就意味著電子文件管理一開始就要面向電子文件全生命周期，調(diào)整檔案機(jī)構(gòu)在歸檔過程中的角色定位，參與文件管理系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息的智能規(guī)劃、控制和組織。蘇文靜等[20]在借用BPR（業(yè)務(wù)流程再造）思想的前提下，構(gòu)造了電子文件歸檔的兩階段模型，按活動要素分析了電子文件歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由此設(shè)計(jì)了電子文件歸檔流程，并提出在電子文件管理系統(tǒng)中嵌入“收集器”，方便職能人員隨時(shí)收集電子文件和著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)，保證電子文件的真實(shí)性和可讀性。這種基于文件檔案一體化的歸檔流程再造令人耳目一新。

3.電子文件歸檔相關(guān)問題的解決方案。電子文件管理一直面臨兩大挑戰(zhàn)，一大挑戰(zhàn)來自電子文件自身內(nèi)容與載體可分離性、易更改性、對機(jī)器的依賴性特征；另一挑戰(zhàn)來自電子文件傳播過程中，面臨網(wǎng)絡(luò)安全、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫共享等問題。而實(shí)際問題可能更多，比如管理標(biāo)準(zhǔn)不具備系統(tǒng)性，配套性差；各種千差萬別的文件、檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案人員的深度參與，卻存在相互重復(fù)、模仿，各設(shè)壁壘等情況造成長期可讀、兼容等方面的障礙；各種網(wǎng)絡(luò)（內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、保密網(wǎng)）之間相互隔離等等。[21]從筆者獲得的文獻(xiàn)看，解決方案圍繞元數(shù)據(jù)、歸檔文件格式、歸檔安全性等方面展開。

張大偉[22]從“電子文件質(zhì)量”這一概念切入，認(rèn)為電子文件質(zhì)量包括三個(gè)方面，即內(nèi)容信息質(zhì)量、結(jié)構(gòu)信息質(zhì)量和背景信息質(zhì)量。接著，他提出將元數(shù)據(jù)應(yīng)用到電子文件管理的質(zhì)量控制之中，并且將元數(shù)據(jù)分為兩類，即內(nèi)容描述類和管理類，前者用于對應(yīng)于電子文件內(nèi)容信息，從而便于檢索實(shí)現(xiàn)電子文件的參考價(jià)值；后者對應(yīng)于電子文件機(jī)構(gòu)和背景信息，保證電子文件的真實(shí)性、完整性，實(shí)現(xiàn)其憑證價(jià)值。

電子文件產(chǎn)生的源頭多種多樣，依賴于不同的設(shè)備、操作系統(tǒng)、軟件，因而電子文件的類型多樣，格式各異。僅文本類電子文件常見格式就包括DOC、TXT、RTF、XML、PDF等，由于微軟Office市場占有率高，大多數(shù)單位電子文本文件為DOC格式。[23]而我國標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）推薦的通用格式是XML、RTF、TXT。基于這種情況馬春茂建議文本型電子文件歸檔應(yīng)以基于XML的格式和PDF格式同時(shí)歸檔，保證長期讀取。其它類型的電子文件歸檔格式問題，所獲文獻(xiàn)暫不涉及。

電子文件安全有賴于完善的配套制度、合理的管理流程、有效的技術(shù)支持。這三個(gè)方面看似互不相關(guān)，實(shí)則相互支撐。合理的流程設(shè)計(jì)離不開技術(shù)的支持，也需要配套制度協(xié)調(diào)各方，理順關(guān)系，同時(shí)保證流程的規(guī)范性和可兼容性。從所獲文獻(xiàn)看，歸檔制度的體系化建設(shè)強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理（物理存儲的集中、技術(shù)管理的集中、業(yè)務(wù)管理的集中）機(jī)制；明確電子文件歸檔范圍；明確歸檔整理要求；明確安全保護(hù)措施。[24]安全技術(shù)涉及VPN技術(shù)[25]、基于XML的歸檔模式[26]。前者主要解決跨網(wǎng)歸檔問題，適用于基于網(wǎng)絡(luò)的文檔一體化環(huán)境。后者主要針對在進(jìn)行開發(fā)電子文件歸檔平臺的建設(shè)中，如何確保歸檔文件以及歸檔文件背景等信息的傳輸過程的安全性。通過設(shè)計(jì)基于XML的歸檔信息應(yīng)用協(xié)議總體框架、XML文檔加密、自動生成加密條款、分階段處理XML文檔信息及多方面信息等保障歸檔文件及背景信息的安全。

從以上分析可見，一方面，在應(yīng)對電子文件管理的挑戰(zhàn)中，全程管理是基本的管理思路，也是發(fā)展方向；另一方面，在應(yīng)對具體的挑戰(zhàn)時(shí)，我們已經(jīng)重視并且開始思考解決方案，但方案還缺乏系統(tǒng)性、配套性，也缺乏基于具體應(yīng)用場景的深入分析和總結(jié)。

4.國外項(xiàng)目介紹。“他山之石，可以攻玉”。吳志宏[27]、崔穎[28]、穆林[29]分別介紹了瑞士聯(lián)邦、澳大利亞、德國的電子文件歸檔管理做法。雖然各國國情不同，但國外的做法有很多相同之處。比如，它們注重整體規(guī)劃，在掌握基本情況的前提下，將電子文件管理放在一個(gè)時(shí)間尺度內(nèi)進(jìn)行通盤規(guī)劃，兼顧實(shí)用性和前瞻性；建設(shè)配套制度體系，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，保證電子文件從產(chǎn)生到最終去向的整個(gè)生命周期能無縫對接；充分利用各種先進(jìn)技術(shù)，并開展基于業(yè)務(wù)需求的、遵從制度體系的軟件研發(fā)。這些方面既是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也是我們應(yīng)特別注意的地方。

三、結(jié)語

電子文件歸檔關(guān)注的是電子文件產(chǎn)生之后的最終去向和管理問題。從上文的分析可以看到，對這一問題的研究呈現(xiàn)以下特點(diǎn)和待深入挖掘的關(guān)鍵點(diǎn)。

（一）研究思路逐步走向系統(tǒng)化

從最早的基于紙質(zhì)環(huán)境的分階段管理研究到基于辦公自動化的全程管理研究，電子文件歸檔從向檔案部門移交哪些、何時(shí)移交、如何移交等問題，轉(zhuǎn)向如何制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，將電子文件歸檔與電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來，并將保證文件屬性的需求嵌入到業(yè)務(wù)流程中的全程管理思路上來。這明顯地從分段的管理思維中跳出來認(rèn)真思考紙質(zhì)文件與電子文件本身及其管理上（包括管理目標(biāo)）的差異，從電子文件自身的特征及其產(chǎn)生的環(huán)境（技術(shù)環(huán)境和社會環(huán)境，如辦公自動化、電子政府/政務(wù)、企業(yè)、高校等）出發(fā)，研究視角從單個(gè)問題的解決延伸至整個(gè)電子文件生命周期，以及前端與后端的順利對接中。這有利于從更高層面、全景式地把握電子文件管理軟件研制、流程設(shè)計(jì)、制度規(guī)范、價(jià)值發(fā)揮等方面的問題。

（二）研究內(nèi)容逐步深入，但有待進(jìn)一步突破

從上文分析可見，無論是對電子文件本身的認(rèn)識、還是歸檔過程中各種細(xì)節(jié)問題（如著錄）的認(rèn)識，我們都在逐步深入；而在一些更具操作性的問題上，有待進(jìn)一步突破。例如，電子文件歸檔范圍目前的研究已取得原則上的一致性，即以紙質(zhì)文件歸檔范圍為藍(lán)本，結(jié)合工作需要適當(dāng)放寬。但對于實(shí)踐來說，由于電子文件價(jià)值體現(xiàn)不僅表現(xiàn)在內(nèi)容，還包括相關(guān)技術(shù)參數(shù)，因而需要更具體、更具操作性的標(biāo)準(zhǔn)，以保證該保存的文件完整齊全地保存下來。另外，還有電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)（主要指技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)），論及的文章不多，也沒有形成共識。筆者認(rèn)為，相比紙質(zhì)文件鑒定主要針對存放空間，電子文件鑒定更多地需要考慮安全因素和保證長期可讀。在技術(shù)發(fā)展變幻莫測的情況下，統(tǒng)一的技術(shù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)能有效避免技術(shù)壁壘。

值得注意的是，研究集中在一般性的、宏觀層面，而缺乏有質(zhì)量的、深入的案例研究。筆者認(rèn)為，案例研究有利于對抽象概念的理解，也能夠促進(jìn)抽象理論與實(shí)踐更緊密的結(jié)合。

（三）研究方法單一，應(yīng)增加實(shí)證研究

從所獲文獻(xiàn)看，單個(gè)作者居多，背景多樣的研究團(tuán)隊(duì)比較缺乏。然而電子文件管理作為一個(gè)實(shí)踐性極強(qiáng)的領(lǐng)域，不僅涉及文檔管理，還包括技術(shù)問題、法律問題、信息安全、組織協(xié)調(diào)等問題，單個(gè)研究者很難全面把握這些問題的關(guān)鍵。即使他們能了解也缺乏深度，體現(xiàn)在研究成果上便流于文獻(xiàn)研究，實(shí)地訪談、問卷調(diào)查等實(shí)際數(shù)據(jù)分析相對缺乏。在以后的研究中，我們應(yīng)當(dāng)將電子文件管理理論與具體電子文件歸檔管理項(xiàng)目相結(jié)合，利用更多方法，爭取有更多背景人員參與。

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G275.6

A

1005-9652（2016）05-0003-05

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

陳香，女，北京大學(xué)檔案館，博士后。