大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路

文/白海珍

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路

文/白海珍

大數(shù)據(jù)時(shí)代具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多的特點(diǎn)，這對(duì)高校檔案事業(yè)來說，既是可貴的發(fā)展機(jī)遇，又是嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。文章首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案事業(yè)發(fā)展的新特征，接著闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，最后提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校檔案；發(fā)展；新思路

2011年宣稱全球知名咨詢公司麥肯錫大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)主要用于描述信息爆炸時(shí)代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代是一場數(shù)據(jù)革命，他促進(jìn)了世界各種龐大的數(shù)據(jù)資源在各個(gè)領(lǐng)域的量化進(jìn)程。大數(shù)據(jù)在我國的工業(yè)、商業(yè)、教育等領(lǐng)域都有所應(yīng)用，加速了我國各個(gè)領(lǐng)域數(shù)據(jù)化的發(fā)展速度。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨為高校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，將大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢融入高校檔案事業(yè)，將為高校檔案事業(yè)的發(fā)展提供新思路。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新特征

（一）高校檔案信息量劇增

傳統(tǒng)的高校檔案保存方式大多采用紙質(zhì)文本，但由于網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，高校檔案信息保存的方式逐漸增多，包含了音頻、視頻、圖像等各種方式。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案的種類和信息量劇增。首先，高校檔案的種類不再局限于紙質(zhì)文本一種類型，還包含了word文檔形式、圖片形式、音頻、視頻、網(wǎng)頁鏈接等；其次，高校檔案的信息量因高校檔案種類的增多而不斷增多。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛利用，增加了高校檔案信息的儲(chǔ)存容量，拓寬了高校檔案信息的收集范圍。

（二）高校檔案需求多樣化

高校檔案信息服務(wù)的對(duì)象主要有高校管理者、高校教師、科研人員和高校學(xué)生等。隨著高校檔案用戶的不斷增多，高校檔案需求開始呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。主要原因有以下三點(diǎn)：其一，隨著政府信息公開條例的頒布和實(shí)施，高校管理者以及師生對(duì)國家和高校的信息需求不斷遞增；其二，隨著我國教育事業(yè)和高校建設(shè)的發(fā)展，我國高校將重視對(duì)高校歷史文化的建設(shè)，加強(qiáng)歷史檔案、特色檔案、名人檔案等專欄檔案的建設(shè)力度；其三，隨著國家政策的頒布、社會(huì)的不斷發(fā)展和學(xué)校重大活動(dòng)的開展，我國高校檔案用戶對(duì)檔案的利用率提高，且對(duì)高校檔案需求多元化[1]。例如，每年三月份，高校學(xué)生報(bào)考資格考試的種類繁多，需要高校檔案部門打印考試證明和成績單等；全球經(jīng)濟(jì)一體化，促使我國高校的留學(xué)生不斷增多，留學(xué)的相關(guān)資料如成績單、學(xué)歷證明等均需高校檔案管理部門開具；高校教師職稱評(píng)選也需教師提供教學(xué)或科研等方面的檔案材料。

（三）高校檔案價(jià)值提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代的精髓在于數(shù)據(jù)信息不是隨機(jī)樣本，而是全體數(shù)據(jù)。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案的使用價(jià)值卻在于如何正確地挖掘有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，而不是大數(shù)據(jù)的混雜性。大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案事業(yè)的發(fā)展需要精確的數(shù)據(jù)價(jià)值。高校檔案是指高等學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)、科研等活動(dòng)過程中形成的文字、圖表、錄音、視頻等各種形式的原始記錄信息，高校檔案不僅對(duì)高校師生學(xué)習(xí)和工作開展具有重大意義，而且對(duì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮著巨大作用。高校檔案由于是對(duì)高校教學(xué)、科研等活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有權(quán)威性和真實(shí)性，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案資源的價(jià)值提升，具有其他數(shù)據(jù)資源無法相提并論的優(yōu)點(diǎn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

（一）高校檔案信息服務(wù)能力的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代也是巨量資料儲(chǔ)存的時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，高校檔案信息資料的數(shù)量不斷增多，整體質(zhì)量不斷提升，因此，對(duì)高校檔案信息的儲(chǔ)存和分析能力也提出了更高的要求。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)分析，我國目前大多數(shù)高校都已安裝檔案管理系統(tǒng)，并得到廣泛應(yīng)用。檔案管理系統(tǒng)主要有六大模塊（見圖1），其中數(shù)據(jù)管理模塊仍存在部分問題有待改進(jìn)。

第一，高校檔案數(shù)據(jù)管理模塊的檢索查全概率和查準(zhǔn)概率普遍偏低，提高高校檔案在數(shù)據(jù)管理模塊檢索信息和提取信息的效率和準(zhǔn)確率是當(dāng)前亟需解決的問題；第二，目前大多數(shù)高校檔案的利用采用的都是傳統(tǒng)的借閱、復(fù)印等方式，極少充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的功能，對(duì)高校檔案進(jìn)行分析和加工處理，造成了部分有珍藏價(jià)值的檔案信息的損失，阻礙了有價(jià)值信息產(chǎn)品的提供。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校信息服務(wù)能力，不管是高校信息檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)模塊的檢索功能還是數(shù)據(jù)分析和加工能力，提出了更高水平的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）高校檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

高校檔案事業(yè)的服務(wù)是高校檔案管理部門賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。高校檔案部門存在的目的即是為高校各項(xiàng)工作的開展提供相關(guān)服務(wù)。一直以來，高校檔案的服務(wù)方式都很狹隘，高校檔案工作長期采用單調(diào)且枯燥的“重視保管，忽視利用”的工作模式，高校檔案管理的內(nèi)容主要以文書為主，館藏的結(jié)構(gòu)大多處于丙級(jí)和丁級(jí)，高校檔案管理的服務(wù)對(duì)象主要針對(duì)學(xué)校黨政機(jī)關(guān)和高校管理部門，為黨政機(jī)關(guān)和管理部門提供管理方案和決策參考，但是很少為高校師生提供實(shí)際性的服務(wù)；高校檔案管理服務(wù)方式需高校管理人員本人親自到高校檔案室查閱，甚至部分高校檔案室要求檔案查閱人員辦理審批查閱手續(xù)，并進(jìn)行相關(guān)登記方能為其提供服務(wù)，高校傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式復(fù)雜，程序繁瑣。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校對(duì)檔案信息的需求將日益增強(qiáng)，復(fù)雜繁瑣的檔案服務(wù)方式已難以為大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)的發(fā)展提供幫助。

（三）高校檔案信息安全的挑戰(zhàn)

由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，部分高校檔案信息資源較之以前采取了開放和共享模式，但是開放和共享模式雖為高校管理人員和師生提供了方便，卻也給檔案信息的管理帶來了安全隱患。高校檔案信息的安全問題主要有兩方面：其一，當(dāng)前，我國高校檔案管理部門均試圖摒棄傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文書為主的檔案管理模式，而建立新型的電子檔案系統(tǒng)的信息化管理模式，并取得了一定成效。但由于各大高校只是獨(dú)立地進(jìn)行自身高校內(nèi)部的信息化建設(shè)，高校檔案信息化建設(shè)并未形成系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)則，造成了我國高校檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)低，不夠規(guī)范的不良后果[2]。其二，我國高校有關(guān)檔案信息安全的法律法規(guī)的完善難以跟上檔案信息化的進(jìn)程，而相關(guān)法律法規(guī)的不完善極易造成對(duì)高校檔案信息安全的威脅。例如，我國信息化建設(shè)已實(shí)施了數(shù)十年，才開始頒布電子檔案歸檔和管理有關(guān)的法律法規(guī)。因此，不管是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化還是安全性能，我國高校檔案管理信息化建設(shè)仍需改進(jìn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路

（一）積極構(gòu)建大檔案體系

1.擴(kuò)大檔案收集范圍。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案收集的儲(chǔ)存空間無限，檔案室的資源不再受限于歸檔范圍和保管期限，相反，高校檔案的建立可普及至對(duì)高校教學(xué)、科研等活動(dòng)數(shù)據(jù)的收集，以便形成大數(shù)據(jù)庫，為今后高校的教學(xué)、科研等活動(dòng)提供參考價(jià)值。但是在擴(kuò)大檔案收集范圍的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)注意檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)、及時(shí)歸檔。由于不同的檔案部門收錄的檔案信息資源具有差異性，因此，提前制定出檔案收集內(nèi)容的范圍和規(guī)范要求，對(duì)檔案工作人員收集檔案和檔案歸類尤為重要。檔案部門工作人員在收集檔案和檔案歸類的過程中，應(yīng)防止發(fā)生歸檔分類錯(cuò)誤、重復(fù)歸檔、遺漏歸檔等現(xiàn)象，保證檔案的完整性。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。目前，我國高校檔案管理部門之間缺少統(tǒng)一的數(shù)字化資源標(biāo)準(zhǔn)，收集的檔案信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一，方式不一，檔案管理部門與建檔部門和其他的相關(guān)部門之間相互孤立，各種信息無法順暢地在檔案部門之間流通和共享，高校檔案部門形成為“信息孤島”，阻礙了高校檔案數(shù)據(jù)的整合和數(shù)據(jù)共享。因此，高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)劃高校檔案管理工作。例如，制定高校電子檔案建設(shè)的規(guī)范條規(guī)，以保證檔案信息資源的規(guī)范性和有效性，加快高校各個(gè)部門之間檔案信息的流通和共享，打破“信息孤島”的狹隘局勢。

（二）積極構(gòu)建大資源體系

大資源指的是將大檔案體系中不同類型的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分類。高校檔案管理人員應(yīng)積極培養(yǎng)建立大資源體系的思想觀念，促進(jìn)大檔案體系中數(shù)據(jù)的集成、整合和加工的進(jìn)程，以形成完善的、全面的大數(shù)據(jù)資源庫。構(gòu)建大資源體系可從以下二方面著手。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案信息資料的數(shù)量增多，種類多樣。因此，高校檔案管理部門在構(gòu)建大資源體系時(shí)，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)功能可將孤立的但有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)集中在一起，構(gòu)建一個(gè)有機(jī)整體。但是在構(gòu)建有機(jī)整體數(shù)據(jù)時(shí)，需注意收集數(shù)據(jù)的科學(xué)性、客觀性、準(zhǔn)確性，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)、數(shù)據(jù)的遺漏、數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。高校檔案信息管理人員應(yīng)建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫，將不同內(nèi)容的數(shù)據(jù)分門別類地儲(chǔ)存于相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)資源欄目內(nèi)，并建立各個(gè)欄目鏈接，形成整體的資源體系。

2.高校檔案信息資源安全對(duì)大資源體系的構(gòu)建尤為重要。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代資源的不斷開放和共享，高校檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身檔案安全觀念，且培養(yǎng)其下屬檔案工作人員的安全意識(shí)，避免因安全常識(shí)缺乏引起檔案信息安全事故。與此同時(shí)，高校檔案管理人員需建立大資源安全體系，制定大資源安全條例，明確劃分大資源安全職責(zé)，增強(qiáng)大資源安全設(shè)施硬件和軟件的雙重建設(shè)，例如，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的維護(hù)工作、確保檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)設(shè)備等的穩(wěn)定安全運(yùn)行、對(duì)數(shù)字化計(jì)算機(jī)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密設(shè)置，限制訪問權(quán)限等，以提升高校信息資源的安全系數(shù)。

（三）積極構(gòu)建大服務(wù)體系

大服務(wù)是一種整體意識(shí)，指的是高校檔案管理人員應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的開放和共享特征，加以充分發(fā)揮，并迎合高校檔案用戶的需求，不斷探索檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，提升高校檔案的服務(wù)質(zhì)量。構(gòu)建大服務(wù)體系可從以下三方面入手。

1.高校檔案資源是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，也是高校總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題和改進(jìn)管理的重要依據(jù)。高校檔案資源對(duì)高校的發(fā)展、高校規(guī)章制度的建立、高校學(xué)生學(xué)歷審核、高校老師教研活動(dòng)等方面都發(fā)揮著巨大作用[3]。因此，高校檔案管理人員應(yīng)將檔案資源公開和共享于社會(huì)，不僅為高校領(lǐng)導(dǎo)、師生服務(wù)，還為社會(huì)各界人士提供參考價(jià)值。

2.高校檔案構(gòu)建大服務(wù)體系應(yīng)不斷更新服務(wù)方式。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書的服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代高校對(duì)檔案信息的需求，高校檔案工作人員應(yīng)積極開拓檔案服務(wù)方式，例如，利用現(xiàn)今的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)高校檔案挖掘服務(wù)、在線檔案信息互動(dòng)和共享服務(wù)等，提高高校檔案的最大化利用率和發(fā)揮高校檔案最大化價(jià)值，為高校檔案用戶提供多樣化的服務(wù)方式，滿足不同檔案用戶的多樣化需求。

3.高校構(gòu)建大服務(wù)體系的質(zhì)量需不斷改善。高校檔案的服務(wù)質(zhì)量取決于檔案用戶。高校可建立專門的服務(wù)監(jiān)督部門和意見部門，由檔案用戶評(píng)分和提出相關(guān)建議，服務(wù)監(jiān)督部門和意見部門積極反饋用戶的需求和相關(guān)提議，不斷吸取檔案服務(wù)過程中的教訓(xùn)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，完善高校檔案的服務(wù)質(zhì)量，為不同的檔案用戶制定個(gè)性化的服務(wù)方針，提升檔案服務(wù)水平。

四、結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代不斷深化其發(fā)展進(jìn)程，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案帶來了服務(wù)能力、服務(wù)方式和信息安全三方面的挑戰(zhàn)，高校檔案信息管理人員和工作人員應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)、提供個(gè)性化的服務(wù)方式、保障檔案信息安全，并不斷建設(shè)大檔案體系、大資源體系和大服務(wù)體系，確保高校檔案工作的有效性。

[1]賈婀娜.文化認(rèn)同視野下的高校班級(jí)檔案文化建設(shè)研究[J].山西檔案,2016,(3).

[2]賈婀娜.群體認(rèn)同視野下的高校宿舍檔案文化建設(shè)研究[J].山西檔案,2016,(4).

[3]劉玉蘭,韓海濤,田偉.全媒體時(shí)代高校學(xué)籍檔案信息服務(wù)模式探討[J].山西檔案,2016,(4).

G647；G270.7

A

1005-9652（2016）05-0050-03

（責(zé)任編輯：魏登云）

白海珍（1970-），女，內(nèi)蒙古呼和浩特人，內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。