關于智能辦公電子備忘錄的設計與實現

王燕 武明利

摘 要：文中簡單介紹了一種智能辦公電子備忘錄的設計和實現過程。該辦公智能備忘錄能夠被安放在需要位置自動提醒用戶在具體時間應該處理的事情，也可根據事情的重要性來設置語言提醒或者鈴聲提醒等一系列智能化操作。

關鍵詞：辦公產品；智能；備忘錄；自動提醒

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：2095-1302（2016）09-0078-02

0 引 言

隨著科技的發展和人民生活水平的提高與快節奏的日程安排，人們瑣碎的生活雜事越來越多，難免會忘記許多事情。誤工誤事給人們帶來一些不必要的麻煩。為了解決此類問題，盡量避免忘記日程安排而錯過一些重要事務，人們越來越傾向于使用智能手機上的備忘錄來記錄重要的事情以隨時查詢翻閱。大多時候人們還會因為沒能及時手動翻看備忘錄而耽擱一些重要事務。尤其對于老師、商務人士、公司老板、秘書等這類社會服務行業，每天要處理各類繁雜事物，無法時刻翻閱自己手機里的備忘錄。因此開發一種智能辦公備忘錄具有極大的市場潛力，此類電子設備主要運用于學校、公司等。

1 電子備忘錄的用途及優點

目前市場上的備忘錄主要存在于手機內部的自帶軟件中，當人們需要記錄時，點開該軟件，手動輸入內容并保存，忘記時，手動點開翻看記錄的內容。這種方式最大的缺點在于人們有可能因為沒及時翻看備忘錄而耽擱重要的事務。且它只能夠存在于手機內部，局限性較強，缺少人性化。智能電子備忘錄具有如下優點：

（1）當用戶錄入數據時，不再需要人工查找和翻開查看，到達一定用戶輸入的提醒時間，該備忘錄會自動想起音樂，并顯示要處理的事情。

（2）若用戶不在旁邊，或者未能及時按下相關鍵，它可間斷重復響鈴，直到用戶按下“知道了”按鈕，便可停止當前執行的操作。

（3）該智能電子備忘錄還能夠幫用戶儲存數據，當用戶查找以前信息時，會根據當時輸入時設置的重要性大小來排列。

（4）方便，可移動性強，大眾化。老師可以在辦公桌前方掛一個智能電子備忘錄，辦公秘書及老總可用它來提醒每天要處理的瑣事等。

2 智能辦公電子備忘錄的功能

智能辦公備忘錄設計主要包括數據存儲、備忘錄列表、備忘錄維護等。

2.1 數據存儲

數據存儲用以存儲用戶錄入的數據，用戶錄入的方式有三種：

（1）用戶可通過藍牙裝置和手機或者其他電子設備進行連接，將所需提醒的內容導入到電子備忘錄中。

（2）手動輸入提醒內容。

（3）語音輸入提醒內容。

輸入的這些內容會顯示在電子顯示屏上。

2.2 列表瀏覽

電子備忘錄功能列表主要包括提醒次數、提醒時間、提醒方式。其中提醒方式包括鈴聲提醒，智能語音提醒。

2.3 備忘錄維護

備忘錄維護的功能在于可使用戶修改或刪除輸入的數據。按下添加按鈕旁的取消按鈕，就可以取消該備忘。不僅能夠對備忘進行添加，還可以修改或刪除備忘。

3 實現過程

用戶將所需提醒或者容易忘記的重要內容可通過藍牙從電子設備、手動輸入、語音輸入方式等將其輸入到電子備忘錄中。這些內容會顯示在電子顯示屏上面。然后設置具體提醒時間、提醒次數、提醒方式。設置的備忘錄到達提醒時間時，設置的鈴聲或者鬧鈴會自動響起，同時智能電子屏上會顯示當前時間、提醒備忘的內容、需延時的時間，另外，還有“延時”按鈕和“知道了”按鈕。

4 突出優勢

智能辦公備忘錄的突出優勢主要有如下幾項：

（1）將其安放在人們工作最需要的地方，比如老師的辦公室、秘書的工作室等。移動性較強，體積小，可隨意放置。

（2）界面友好、簡潔，操作簡單方便，設計人性化。電子備忘錄顯示屏的顏色和字體都可隨用戶的愛好自動調節，也可對備忘錄列表中的事情用不同顏色或者字體進行標注來提示該條信息對于自己的重要性和意義。

（3）數據安全。本軟件有信息備份功能，可有效避免用戶信息丟失。該電子備忘錄不怕數據丟失，在存儲數據時自動備份，用戶不小心清除當前數據或者翻找以前輸入的數據時，能夠幫助用戶找到相關的具體信息。

（4）能根據用戶喜好對備忘進行區分，更加自主隨意，用戶也可以在選擇設定鈴聲時根據事情的種類和性質設定不同的鈴聲和語音提醒。

（5）個性化設置：該智能電子備忘錄具有個性化設置功能。當備忘較多時會逐行排列，因此屏幕也不會顯得混亂。在應用設置里可以根據用戶的實際需要進行個性化設置。當列表項太多時，顯示屏可以選擇性的顯示用戶自定義的重要事件。

5 結 語

隨著現代人們生活智能化水平的不斷提高，每天許多瑣碎及重要的事情也都需要智能操作，靠打開手機備忘錄手動輸入內容并保存已經無法滿足大眾的需求，在需要時還需手動翻開查找，而每一件事都需要我們大腦記憶才能夠執行，這樣既不方便，也不快捷，還會因為事情多而忘記翻開查詢，從而耽誤一些重要事情。智能辦公備忘錄能夠幫助用戶及時提醒具體時間應該做什么事情，可通過語音、藍牙、手動三種方式輸入，途徑多且便捷，可使用戶全身心的投入到當前所干的事情中，不會分心記憶近期間要做的重要事情。智能辦公備忘錄相當于給用戶配備了一個生活秘書和專業秘書?？梢员Ｕ厦繒r每刻都能為用戶及時提醒輸入的內容來解決問題。

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