新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

王若琳

（黑龍江省榮譽軍人康復醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

王若琳

（黑龍江省榮譽軍人康復醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

事業單位各項工作展開，必須以檔案管理為基礎。當下，信息技術的快速發展對事業單位原有的檔案管理方式造成了很大的沖擊，讓其管理水平逐漸滯后。為此，事業單位要改善檔案管理上的不足，借助現代信息技術，推進檔案信息化改革。實現改革不僅可以減輕人力資源的壓力，還可以提高檔案的利用率。

新形勢；事業單位檔案管理；創新；服務；改革

前言：事業單位每一項工作從開始到結束，都會記錄成檔案，也就是說通過閱讀檔案，可以直觀的看到工作的全部內容，所以，提高檔案管理水平，可以讓事業單位工作的展開提供參考。但就目前事業單位檔案管理情況分析，有很多管理上的弊端，像是管理不規范、效率較低等。

一、事業單位檔案管理存在的不足

（一）檔案管理工作處于被動狀態。事業單位的服務工作是一個長期的過程，而檔案管理人員只會在服務結束后才會對這項工作材料進行收集，具有被動性。特別是在收集的過程中，并未認識到隨工作的進行及時收集材料的重要性［1］。因為一些部門的疏漏，可以缺少對某一工作步驟的記錄，造成工作資料缺失，讓收集到的資料過于零散，沒有及時性。

（二）缺少檔案管理技術的投入與使用。現在，很多事業單位都會引入電子設備，讓紙質檔案轉化為電子檔案，運用電子檔案的管理模式，這種方式卻依然沒有改變檔案利用率低的現狀。會造成這一現象的原因是因為電子檔案管理模式是以信息技術為基礎形成的新型管理模式，已經習慣用傳統方法的工作的管理人員很難接受，缺少應用與了解，又因為年輕管理者沒有接受過專業知識的培訓，應用并不熟練。所以，事業單位的整體管理水平依然滯后。

（三）有些事業單位缺少專門的檔案管理人員。我國一些事業單位并未設立檔案部門，而是由其他部門的工作人員兼顧檔案管理工作。這種檔案管理方式會造成兼職人員主要把工作重心放在本部門的工作上，簡化檔案管理的工作，又因為沒有專業的管理知識與技術，降低檔案管理的工作質量和效率。

二、事業單位建立檔案管理制度的原則

（一）注重規范化與靈活化。每個事業單位的規章制度都是根據國家的相關政策制定，但這并不代表制度一定要死板、墨守成規，而是可以根據規模的大小以及工作存在的差異性，根據實際情況，制定符合自身特點的管理方式與制度［2］。

（二）明確職責。事業單位在制定檔案管理制度時，必須明確管理人員的職責，說明職權范圍，同時，還要用其他條款保證工作人員形使的權益，把這兩者放到同等重要的位置上。

（三）讓動態與靜態相結合。事業單位制定的制度并不是一成不變的，要根據時代的進步不斷進行調整，做適當的改變。因此，檔案管理部門要積極吸取其他地區成功的經驗，與自身的管理方法相結合，改善工作中的不足，完善管理制度。

三、實現事業單位檔案管理工作改革的有效措施

（一）重組檔案管理業務流程。重組業務流程是指以信息化為切入點，客觀分析每個管理業務流程，找到工作中存在的問題，利用信息技術對其進行重新規劃，優化整合，完成升級［3］。又因為信息化可以從根本上改變檔案管理，讓流程符合信息化的要求。事業單位可以從以下兩方面實現重組：

首先，實現業務流程的優化。事業單位的管理者要根據已定的管理流程，確定檔案管理部門與其他部門的協作關系，要求檔案對工作內容實時跟蹤，及時錄入，對其進行編制、更新，并定期對數據庫進行維護，同時，還要根據需求者查閱資料的內容，給出具有針對性與目的性的流程，滿足其他部門的多種需求。其次，讓業務標準化。制定標準化的業務流程，可以讓檔案管理工作按照規定的程序進行，并以此判斷流程具有的使用價值與可行性，確定職責權限，重組結構，樹立長遠的發展觀念。

（二）提高對檔案管理的重視度。事業單位必須實現檔案管理方式的改革，以促進單位持續發展，提高工作效率［4］。因此，事業單位的管理者要對檔案管理工作做客觀的分析，認識到：檔案會記錄單位內進行的各項工作與事務，記錄員工的工作內容，通過閱讀檔案，可以看到工作中的各個流程，對人員進行監督，并且，可以把檔案作為參考，根據確定的評價機制對工作業績進行測評，制定單位發展的重要決策和改革措施。所以，事業單位要定期組織培訓，同時還有參考其他單位成功的管理方法，進行對比，發現自身管理上優勢與不足，及時改正。還要要求檔案管理人員總結社會不同發展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機制，實現科學規范化管理。

（三）加快專業管理人才的培養。事業單位加強對檔案管理人員專業知識與素質的培養，有助于改變他們的工作觀念，強化責任意識，提高管理質量與效率，用科學化的管理方法實現有效管理。因此，事業單位的管理者要改變自己的態度，根據單位檔案管理的特點，適當調整制度，建立培訓機制，定期組織相關人員對工作人員進行培養，讓其在實際管理中熟練運用專業知識與技術，培養專業人才。同時，還可以建立獎懲機制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發，不斷汲取成功的管理經驗，熟悉國家制定檔案管理規章制度，提高專業素質，探索新的檔案管理模式，讓事業單位的工作有序進行。

（四）完善管理方法。事業單位要全面貫徹并實行管理機制，根據自身的發展特點做適當的調整，貼合實際。另外，檔案管理部門的領導者要遵照規章適度進行檔案管理工作，起到帶頭作用，強化管理人員的服務理念，用創新性的思維解決管理問題，整合現有的信息資源，提高管理效率。并且還要增加技術設備的投入，為檔案部門體統計算機等辦公用具，適當檔案信息化。

總結：檔案是事業單位進行各項工作的重要參考，有很高的實用價值。在新形勢下，事業單位必須遵循原則，實現檔案管理方式的改革，利用現代化信息技術，改變檔案管理人員的觀念，注重專業人才的培養，創新檔案管理模式，提高管理質量。

［1］王玲玲. 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究［J］.辦公室業務，2015，12：74-75.

［2］張鑫. 試論新形勢下事業單位檔案管理與創新［J］. 群文天地，2011，24：204.

［3］尤麗. 淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革［J］. 山西檔案，2014，06：63-65.

［4］夏楓. 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究［J］. 企業改革與管理，2015，18：20.

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1671-864X（2016）10-0297-01