我國人事檔案管理改革若干問題的思考

蘇斌

摘 要：本文根據我國人事檔案管理的理論與實踐現狀，梳理分析人事檔案現代化管理的模式，本文提出最大限度地使傳統的人事檔案手工管理向數字化、多媒體化、網絡化等現代化模式轉變。計算機、多媒體及網絡技術以其存儲數量大，占用面積小，檢索速度快，交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優勢成為實現人事檔案社會化管理的現代化手段。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；網絡技術；資源共享

1 我國人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案管理體系已經建成

我國的人事檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由中央組織部、國家人事部、勞動部領導與指導，實行集中統一、分級負責的管理體制，以維護人事檔案的準確、完整與安全，并以為人事工作和其他工作服務為原則。全國各級單位的組織、人事部門基本上都設立了人事檔案管理機構，并配備了專職或兼職檔案人員，接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

（二）業務水平和人員素質較高

人事檔案注重對個人德、能、勤、績綜合材料的收集，基本上能滿足觀其卷而知其人的要求，為科學用人、正確評價人提供了較為準確的參考依據。另外，人事檔案的案卷質量、保管、鑒別、轉遞、查閱等管理環節較之以前有了明顯的改觀，使人事檔案發揮了其應有的經濟效益和社會效益。隨著我國人事檔案工作的深入開展，人事檔案工作者隊伍正日益壯大，越來越多政治素質高，思想品德好，工作責任心強，熱愛此項工作，特別是專業知識水平高的人員加入到這一行列，并保持著較高的相對穩定性。在實際工作中，人事檔案工作者不斷提高知識水平與業務能力，以適應現代化管理的需要。

（三）人事檔案工作已引入現代化管理

人事檔案管理現代化，就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。隨著社會的發展和信息時代的到來，計算機以其存儲量大、運行速度快、查找簡便等優勢迅速滲透到社會各個領域，人事檔案工作領域也不例外。一些單位與軟件研發部門聯合，共同開發單機條件下的人事檔案管理系統軟件。

2 人事檔案管理現狀存在的問題

（一）人事檔案信息資源未能發揮應有作用

人事檔案信息資源的開發利用仍然是滯后的、被動的。歷來人事檔案工作就被認為是保密性很強的工作，人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機密，這給人事檔案披上了神秘的面紗。“還有就是現單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用?！?/p>

（二）人們在人事檔案管理的認識上存在部分不足

在實際工作中，有的領導將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，他們未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員“看堆守攤”式等待利用者上門的被動服務狀態也很普遍，文化素質與業務水平更待提高，隊伍穩定性不強，而且有很多領導和人事檔案管理人員仍堅守傳統的“管人”與“管檔”思維，不能適時把觀念調整到“用人”與“用檔”的新思路上來。

（三）人事檔案管理存在的新問題

伴隨社會主義市場經濟體制的建立，市場機制成了調節人才流動的指揮棒，加之人事制度改革的深入，企事業單位的優勝劣汰，畢業生的自主擇業和出國熱潮的沖擊及人們就業觀念的轉變，人員流動愈加頻繁，這些“社會人”的流動檔案便交由人才交流服務機構進行代管。但隨著實踐的發展，其在實際管理中的新問題也日益暴露出來。

人事檔案多頭管理，可能分散在不同部門，加之流動人員與用人單位是建立在聘用合同基礎上的勞動雇傭關系，單位多重視其創造的經濟效益而忽視對其工作中形成人事材料的收集歸檔，即使有的單位收集員工的業績考核檔案，也不愿向檔案托管機構移交，且人才流動頻繁，工作單位變換復雜，給人才交流服務機構檔案收集工作帶來一定困難。在計劃經濟時代出臺的人事檔案制度，如果不及時創新、變革，就會違背其初衷，從而成為我國經濟發展的阻力，進而危及整個和諧社會目標的最終實現。

3 進一步提升人事檔案管理的對策建議

（一）人事檔案管理電子化

人事檔案管理現代化的前提，是實現人事檔案的電子化。要求把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案，也就是將人事檔案有關信息輸入計算機，通過電子手段建立個人信息體系。在此基礎上，“建立準確、完備的人事信息數據庫，通過辦公自動化網絡系統，方便、快捷地為各級領導和相關部門提供所需要的人員基本情況、建立及綜合信息，使‘無紙化辦公、無紙檔案與‘紙質檔案相互配合，充分發揮作用。人事檔案電子化意義在于采集真實、管理規范、節約成本、減少風險、建構社會信用系統。

（二）人事檔案信息標準化

人事檔案社會化管理的目標之一就是整合人才信息資源，包括本機構、本地區的人才信息資源，也包括全國的人才信息資源。而整合的手段就是通過系統軟件支持，實現在線統計、查詢、利用等功能。因此，為達到整合、共享人才信息資源的目標，除了要求建設信息高速公路連通全國各個管理機構及利用者外，還要求各機構統一計算機等設備的軟、硬件環境，實現人事檔案信息形成、存儲、交換的標準化，便于全社會、各方面的利用，早日實現與世界接軌的愿望。

（三）人事檔案信息網絡化

人事檔案網絡化是人事檔案電子化之后，在不違背檔案保密規定的基礎上，充分利用網絡的優勢，實行人事檔案信息資源異地共享。網絡化應與人事檔案的保密特性相結合，對具有檔案保管權利的部門設置權限，使其可以通過網絡調閱查看跨地區、跨省市的相關人事檔案，而沒有權限的單位則不能自行調閱。這樣，能夠最大限度地發揮人事檔案對社會、組織和個人的價值。在利用現代化管理手段提高管理效能的同時，人事檔案管理人員的綜合素質也要與時俱進。

（四）加強人事檔案的信息服務功能

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，受網絡信息技術的影響，人事檔案利用信息的要求提高，因此，加快檔案信息化建設成了創新企業檔案工作的重要內容。展望未來人事檔案管理工作的景象，將看不到包羅萬象的檔案袋，代之以各種編碼、數據庫等電腦數據資料。用人單位如果需要養老保險、醫療保險、失業保險等方面內容，或各種考試機構提供的資格證書、考試資料等，都可憑一定手續被授權上網查找，這樣得到的信息既準確，又快捷。

參考文獻

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