交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法

■陳錦清

（福建省交通建設工程試驗檢測有限公司，福州　350011）

交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法

■陳錦清

（福建省交通建設工程試驗檢測有限公司，福州350011）

隨著我國國民經濟的快速發展、交通基礎設施建設的不斷推進，交通工程項目逐漸增多，極大促進了我國交通運輸事業的進步與發展，而加強檔案管理則是確保交通工程得以順利實施的關鍵。本文將對交通工程檔案日常管理存在的問題進行分析，并針對這些問題提出解決對策，希望能夠為相關部門提供借鑒和參考。

交通工程檔案管理問題與對策

交通工程檔案是指從項目建設開始到結束，將整個過程形成的檔案文件進行分類、整理、并歸檔，進而為工程建設提供依據與參考。項目檔案則包括建設、設計、監理、施工等單位形成的基礎性材料、設計資料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能夠為項目提供有價值的參考、憑證或者依據。下面將對交通工程檔案日常管理存在的問題進行具體分析。

1　交通工程項目檔案管理存在的問題

（1）檔案資料真實性缺失

在交通工程建設過程中，很多參與建設的施工單位對實體建設較為注重，卻對工程檔案資料形成與編制缺少關注度，錯誤的認為工程檔案資料只要形式上過得去就行，只為了應付工程檢查，臨時編制的記錄或者資料。施工單位內部有一群專門的檔案編制人員，這些人員對工程施工流程與現場缺少了解，編寫出來的檔案資料缺少根據，常與現實脫節。比如，在測量數據資料收集時不能確保收集到準確數據、編寫過于流程化，開工報告附件，土方填筑資料常出現錯填或者漏填等問題［1］。

（2）工程檔案與工程建設不同步

在完成分項工程以后，現場簽證和原始記錄不能與工程同步進行。在進行歸檔過程中，主要考慮檔案形成過程，側重于歸檔工作的開展。例如，在對灌注樁施工進行記錄時，在樁基階段不能及時將原始記錄填到表中，而是將其記在個人記事本上，然后再進行表格的統一整理；沒有及時對測量放樣、試驗檢測資料數據進行填寫，而是事后補充，很可能造成歸檔效率的降低。

（3）工程技術檔案歸檔與檔案管理規定不一致

在檔案立卷歸檔時，鑒于工程技術檔案與檔案管理相關規定不一致，不同的人對檔案的理解不同，也可能出于習慣，在分類檔案、歸檔時會出現較大差異。比如，在對一座橋梁進行立卷過程中，有的工作人員會采用縱向歸檔，每個橋墩作為一個歸檔單位，其中的立柱+蓋梁+承臺+基礎等資料，作為每個分項，而采用橫向歸檔法則是以所有橋墩中的立柱為一個單位，蓋梁又為另一個單位，以此類推［2］。

2　出現上述問題的原因

（1）檔案管理意識薄弱

在交通工程項目剛開始時，項目管理部就制定了相關法律法規，比如，《竣工檔案編制實施細則》或者《項目檔案管理辦法》等。但依然有技術人員或檔案管理人員缺乏基本的技術素養，未能進行專業培訓，對交通法規缺少足夠的認識，不能對項目檔案進行系統性、完整性的規劃與設計，與檔案資料編制目標存在較大差距。

（2）沒有嚴格執行工程建設程序

項目剛開始建設時，要先制定管理法規，依據專業法律法規制定獎懲措施，這樣才能使檔案管理更為規范，真正將檔案管理落實到位。但是，很多時候為了趕進度忽視檔案管理，無形中也增加了后期檔案管理難度。

（3）部門間的規定不統一

工程技術部門有一套對技術檔案的管理辦法，而檔案管理部門又有一套管理辦法，二者不盡一致，各有說法，也是造成檔案整理返工的另一個原因。

3　解決對策

為了使檔案管理能夠全面、系統、及時的進行，編寫出符合實際的文件資料，使管理水平提高可以采取本項目建設統一的方式，將合同管理納入其中，按照“誰形成誰負責”的管理原則，是誰的責任就由誰來負責，杜絕出現責任相互推諉的情況。各單位資料質量負責人要對檔案人員的工作進行檢查督促，負責對檔案編制的指導與動態監督［3］。

（1）建立檔案管理責任制

交通工程建設初期要構建出由業主、監理單位以及施工單位共同負責的檔案管理責任制，并要委托咨詢部門成立起文檔編制項目部，其作用是對檔案編制進行指導。還要有專門的檔案室，設置人員負責日常管理工作，確立下來的制度要嚴格落實，參與建設的部門也要參與檔案編制與管理。檔案員要提高業務能力，增強檔案管理能力，養成基本的檔案管理素養，構建臨時文件管理制度，做好文件收集、編制、整理、立卷歸檔等各個環節的工作。例如以我省莆永高速公路為例，檔案管理組織結構流程可參考下圖1：

圖1　直接參謀型網絡圖管理組織結構

（2）及時建檔立卷，使項目檔案與施工同步

檔案編制部門要按照審批的程序進行分項列表、整理，將各卷的樁號標注上，將預立案卷的目錄形成，檔案管理員要對項目改進有所了解，每完成一個項目環節以后，就要及時做好數據、資料的收集和這些資料的分類與歸檔。立卷歸檔，始終堅持“隨時收集隨時歸檔”的原則，這樣才能確保檔案的真實性與完整性，在工作交接上也就更加順暢［4］。建設單位、監理單位在工程交工驗收前，要對檔案資料進行會審，在審核了全部檔案材料以后才能正式簽發交工證書。

（3）加強檔案編制的檢查管理力度

在項目開展的不同階段可實施動態管理，定期或不定期對全部的原始資料進行檢查，對檔案資料的整理情況、電子文件的編制情況進行整理，編制竣工文件。收集的文件要原始，資料要具備真實性、準確性和規范性。

可以將項目檔案管理納入到項目管理條例中，因為檔案編制的數量與移交數量要保持一致，將更加有利于工程質量的維護，減少出現檔案移交過程中出現的拖延情況。完成了工程交接以后就能夠與參與建設的單位一起進行檔案匯編工作，使檔案得以進一步完善。

（4）做好檔案網絡管理系統的建設與使用

隨著信息化的發展與進步，應用在交通工程中的信息技術也在逐漸增多，使工程檔案管理的效率有了極大提高，從而節省了人力、物力和財力。國內某工程建設單位就使用了某公司研發的HDS公路工程竣工文檔管理系統，在這一系統下對檔案進行集中管理與分類處理，按照交通部下發的《交通工程竣工文件歸檔管理辦法》中的相關內容，開設了7個模塊進行檔案的動態收集，同時，系統能夠按照質量要求，對電子檔案記錄進行篩查，并對檔案的真實性進行審核，真正實現了紙張檔案資料與電子文件的同步管理。由此，在未來的交通工程檔案日常管理中可以多應用信息技術，開展信息化管理［5］。

（5）重視人員培訓，增強日常工作上的交流

在竣工文件收集與管理上離不開專業人員的支持，缺少相關人員對工作的支持將使檔案管理工作陷入癱瘓，由此，不僅要保證檔案管理員的數量，更要不斷提升這些管理員的業務素養，定期組織培訓與學習，可以選派專業人員到優秀的單位學習、觀摩，各級領導要鼓勵其進行創新與技術研究，不斷轉變過去傳統的檔案管理模式，體現自身價值。

4　結語

隨著現代化生產技術的進步與發展，對交通工程檔案編制管理工作也提出了更高的要求，為了使檔案信息更加廣泛、準確，滿足工程需要，就要依靠現代化的信息網絡系統進行編制與管理。工程檔案管理是工程建設中必不可少的工作，也是一項長久工作，工程檔案管理人員必須承擔起檔案管理的責任，將檔案管理與實際工作聯系起來，不斷提高工程檔案質量，使檔案價值得以落實和提高，為交通工程建設提供依據和服務。

［1］劉宇.淺析建筑工程檔案管理工作的重要性和日常管理［J］.中國科技財富，2010（24）：191.

［2］王麗濤，薄雪萍.精心謀劃認真實施做好檔案升級工作——崗南水庫檔案升級工作點滴談［J］.河北水利，2011（6）：44.

［3］趙曉輝.建筑工程中加強工程檔案管理以及對其監控措施的探討［J］.建筑工程技術與設計，2015（6）：1116-1116.

［4］王靜.論述工程檔案管理對促進建設工程質量的作用［J］.科技致富向導，2014（17）：136-136.

［5］賀遠程.工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究［J］.中外建筑，2010（11）：125-126.

［6］王曉輝，祝玫年.水電廠企業檔案分類表在拉西瓦水電站工程檔案管理中的應用［J］.水力發電，2011（11）：8-9.