怎樣在Excel中提高對學生成績處理的效率

譚淑蓉

【摘 要】在教育領域中，計算機軟件的應用已經非常廣泛。基于此，圍繞利用Excel提高成績管理的效率進行深入研究，提出了多種提高成績管理效率的方法，幫助從事教學管理工作的教師了解Microsoft Excel的功能及使用技巧，掌握現代化辦公技術，從而提高統計與管理學生考試成績工作的效率，為改善教學質量以及提高管理水平提供理論支持。

【關鍵詞】Excel；處理學生成績；效率

Excel是一個很好用的電子表格。許多學校都用它來錄人、處理、管理學生成績。以下以Exvel2010為例，從怎樣提高成績錄入、成績處理、成績管理等方面加以論述。

一、采取保護方式，提高錄入的質量和速度

1.工作表中單元格的保護。（1）“隱藏”并“鎖定”每張工作表含有“公式”的單元格。目的：錄入人員僅能看到各“公式”的運算結果，無法看到“公式”的真正內容，并且對這些單元格也無法進行編輯操作，以保證公式的安全及計算結果的可信度。實現方法：選中這些單元格，點擊“格式→單元格”（或從右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”命令），出現對話框，選中其中的“隱藏”和“鎖定”項。（2）“鎖定”除科目的成績外的所有單元格。目的：錄入人員僅能錄入相關科目的成績，不能“插入”或“刪除”行、列，不能改變其他單元格的內容，也不能設置單元格的格式（保證打印格式的統一）。實現方法：Excel在默認情況下，對工作表中的所有單元格都設為“鎖定”狀態。為承錄入人員錄入后可以進行相關操作，我們反而要解除這些單元格的“鎖定”。具體方法是取消對“鎖定”的，我們在正常情況下不就無法編輯表格了嗎？但事實上并不是這樣的。其實，要想使單元格的“隱藏”和“鎖定”真正生效，必須執行“工具→保護→保護工作簿”命令。這時會出現對話框，可以在其中設置“保護密碼”。如果您使用的Excel XP的話，它會比Excel2010有更多的設置選項。若要實現上述的保護效果，我們在作好相關設置后，也要執行“保護工作表”命令。

2.工作簿中工作表的保護。（1）將重要的工作表“藏”起來，目的：在整個工作簿中，有一個極為重要的工作表。對于這些工作表，我們可以把它們悄悄地藏起來。成績錄入人員根本不會知道這些工作表的存在（即使知道，需有密碼才可訪問）。實現方法：切換到要隱藏的工作表，執行“格式→工作表→隱藏”命令。也可一次隱藏多張工作表，只要同時選擇中多張工作表（配合Ctrl或Shift鍵），再執行上述命令即可。（2）錄入成績的工作表也要“保護”起來。目的：在工作簿中，錄入人員無法對當前工作表進行改名和移動位置的操作，也不能添加和刪除工作表。這樣可以確保公式跨表引用時不出現找不到工作表的錯誤。實現方法：執行“工具→保護→保護工作簿”，出現對話框，選中“結構”選項，同時可以設置保護密碼。

二、錄入時設置“有效性”檢查，縮小錯誤范圍

1.選定所有需要輸入學生成績的單元格。2.單擊“數據”菜單正反“有效性”命令。3.單擊“設置”標簽，在“允許”框中選擇“小數”，在“數據”框中選擇“介于”，在“最小值”框中輸入“0”，在“最大值”框中輸入“100”。4.單擊“輸入信息”，在“標題”框中輸入“請輸入學生成績”，在“輸入信息”框中輸入“成績介于0至100之間”。5.單擊“出錯警告”，在“標題”框中輸入“輸入出錯”，在“出錯信息”框中輸入“請輸入0至100之間的數”。6.單擊[確定]按鈕。

三、錄入完后使用“條件格式”，再次檢查數據的正確性

1.選定平均分所在單元格區域。2.單擊“格式”菜單下的“條件格式”命令。3.輸入條件1（大于90分）；在第一個下拉列表框中，選擇“單元格數據”，在第二個下拉列表框中選擇“大于”，在第三個下拉列表框中輸入“90”，單擊[格式]按鈕，把字設為紅色。4.單擊[添加]按鈕，照上述方法添加條件2（60-90分）和條件3（60分以下）。5.單擊[確認]按鈕。

四、使用Excel中常用函數一鍵完成，提高數據處理效率

首先確保Excel視圖菜單的狀態欄被勾選，在選定需要進行運算的單元格后，用鼠標右鍵單擊一下Excel狀態欄右側的NUM區域，會彈出一個小菜單，里面的“求和（S）、最小值（1）、最大值（M）、計數（C）、均值（A）”就分別對應Excel的SUM函數、MIN函數、MAX函數、COUNT函數和AVERACE函數。要想進行其中一項運算只需用鼠標作相應選擇。NUM區域的左邊就會顯示出運算結果。另外，若您的機器年代久遠，怕這個自動運算的功能影響系統運行速度的話還可選擇小菜單中的“無”項來取消這項功能。

五、成績快速統計利用Excel——要“詳”要“略”隨心所欲

1.以班別依據進行排序（這一步是必須的）；單擊數據區域中任一單元格，單擊“數據→排序”，出現“排序”對話框。在“主要關鍵字”下拉列表框中選中“班別”項，單擊[確定]按鈕。

2.統計各班各學科平均分：單擊數據區域中任一單元格，單擊“數據→分類匯總”，出現“分類匯總方式”下拉列表框中選中“均值”項，在“選定匯總項（可多個）”下拉列表框中選中“語文”、“數學”、“英語”等項，單擊[確定]按鈕，得到各班各學科和全年級各學科的平均分。

六、統計案例，提高效率

EXCEL有著強大的統計功能，在期中期末成績統計中它可以發揮強大的優勢，明顯提高效率。例如：已知：一次考試集中評卷時各大題成績已評出，需要合計每個人的單科成績（試卷總分）、并統計該班（40人）的及格人數、及格率、優秀人數、優秀率、高低分排名等第一步：輸入標題。打開電子文檔在第一行依次輸入“考號”、“姓名”、“第1題”、“第2題”…（卷面有幾項得分就設幾個，本試卷共5項，設第5題）最后“合計”。第二步：輸入成績。

選中C2：C41（40人）順次輸入成績。第三步：計算個人卷面分。選中“H2”，點“∑求和”，回車。再選中“H2”，讓右下角變成實心十字，下拉至“H41”，回車。第四步：按名次排序。選中“H列”，點“數據”——篩選——排序（降列、有標題行），回車。第五步：計算總分、平均分、及格人數、及格率、優秀人數、優秀率。求該班總分：在A42輸入“總分”，選中“H42”，點“∑求和”，回車。求平均分：在A43輸入“平均分”選中“H43”，點“∑求平均值（H2：H42）”，回車。可以設置小數點后兩位：選中“H43”，選中“格式—單元格—數字—數值—小數位數—兩位小數”統計總人數：在A44輸入“總人數”回車。在H44輸入“=COUNT（H2：H41）”回車。統計及格人數：在A45輸入“及格人數”，在H45輸入“=COUNT（H2：H41，“≥60”）”回車。統計及格率：在A46輸入“及格率”，在H46輸入“=H45/H44”回車。可以設置百分數，選中“H43”，選中“格式—單元格—數字—百分比—小數位數—兩位小數”統計優秀人數：在A47輸入“優秀人數”，在H47輸入“=COUNT（H2：H41，“≥80”）”回車。統計優秀率：在A48輸入“優秀率”，在H48輸入“=H47/H44”回車。可以設置百分數，選中“H43”，選中“格式—單元格—數字—百分比—小數位數—兩位小數”。