行政事業單位辦公室人員職能探究

蘭嵐

【摘要】行政事業單位作為特殊性質的非營利性組織，其主要職能在于實現社會效益。行政事業單位的主要職能是承擔一些社會公用事業或類似工作，主要提供的業務以服務且非盈利為主，是一項“情商”“智商”兼顧工作。因此，作為行政事業單位的辦公室人員，如何處理好各方面的關系，做好相關管理與服務工作，促進事業單位業務的順利推進，尤為重要。

【關鍵詞】行政事業辦公室；人員職能

行政事業單位作為我國一類特殊的非營利組織，其主要職能在于為國家各類經濟組織、人民群眾提供社會公用事業或類似職能的相關服務。在行政事業單位中，根據國家組織人事部門的相關精神，按照“三定”方案，配置不同的部門與人員編制。在其中，辦公室作為后勤、文書、領導參謀等角色是非常突出的，是組織機構中“職能制”最典型的體現。因此，在這樣的情況下，討論辦公室人員的相關素質要求與工作具體標準，有其現實意義。

一、行政事業單位辦公室人員的基本素質要求

（一）綜合協調能力。一般來講，辦公室工作是相當繁雜的，而由于規模限制，行政事業單位的人員配置又不可能很多，因此“分工不分家”是辦公室工作的常態。辦公室人員工作的“服務意識”是一種角色意識，是辦公室人員基于工作實踐而形成的對自我的職能地位和由此規定的職責的直覺、理解和體驗。隨著信息化的發展，辦公室人員把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，工作內容和方式發生了變化。但是，服務意識是辦公室人員在為領導服務的過程中產生的，應隨著工作方式的改變而不斷更新。做好服務的核心是綜合協調，各項事務、各相關業務部門、科室之間需要辦公室進行輕重緩急、有張有馳的綜合協調，保證整個單位的團結與業務順利開展。

（二）應對信息化的能力。隨著科學技術的發展，辦公自動化已成為現代辦公室人員工作的重要組成部分，對辦公室人員工作產生了深刻的影響。這些影響主要體現在：辦公自動化提高了辦公室人員工作的效率和質量，擴大了信息來源，提升了辦公室人員工作職能，促進了辦公室人員的觀念轉變。辦公室人員在新形勢下，應提高重視程度，提升自身綜合能力，加強保密意識，更新服務理念，以積極應對辦公自動化的不斷發展。

（三）保密的觀念與操守。作為行政事業單位，對于諸多業務項目，既關系到黨和政府的一些政策執行，關系到一些社會服務的開展，還關系到一些群眾的隱私保護。同時，由于工作的特殊性，各項業務部門的事務，都可能匯集到辦公室（如檔案管理、審批流程、人事任免等）。傳統的信息載體，從甲骨文到紙卷，經歷了數千年。在當前，通過網絡等進行審批、檔案保存，如果需要長期保存的數據，可以使用光盤刻錄。需要送呈領導或會議討論的載體，可以制作電子幻燈片（PPT），或者視頻展示。在信息化條件下，數字化的信息非常便于復制，所以，對從事信息工作的相關人員來說，保密工作也提高難度了。

二、發揮行政事業單位辦公室人員的基本職能的策略

（一）提升綜合協調能力。首先，辦公室人員應意識到服務是辦公室工作的根本。這里的服務一方面是對單位外的其他單位、群眾進行服務。如與其他單位的業務交流、接洽等。另一方面是對單位內部的相關服務，如對本單位其他部門的流程審批、單位內部人員的檔案管理等等。只有調整好了心態，才能提升工作效率，提升服務質量。辦公室人員服務意識得到更新，一定程度上使服務工作的質量得到提高，有利于服務工作的深入展開。其次，辦公室人員應意識到有更多的服務方式有待運用與創建。隨著辦公自動化的發展，辦公室人員可憑借各種辦公設備與軟件為領導服務，服務方式就變得更加多樣化。最后，辦公室作為領導直接的參謀與助手，不參與直接決策，但需要為領導決策提供一些參考和意見。同時，辦公室要利用其自身條件，收集業務開展或決策進行的相關信息，在適當的時候向領導進行匯報。值得一提的是，由于辦公室人員的特殊身份，要堅持“參謀不決策，管家不當家”這樣的一種心態，獻言獻策要盡量客觀，不摻雜個人喜好，不影響領導決定。對于不同的業務項目，事前要做好“功課”，充分收集決策可能用到的資料與信息，在必要時向領導提供。

（二）提升信息化應用水平。辦公自動化促進了辦公室人員辦公風貌的整體改變，使整個辦公過程呈現出條理化、系統化。而在傳統的辦公方式下，辦公室內可能堆滿了紙張，造成辦公室凌亂不堪，嚴重影響辦公的效率和質量。在這樣的工作環境里，辦公室人員難免產生一些錯誤，此外還可能造成精神的過分緊張和焦慮。在采用了辦公自動化的單位，辦公室人員利用高科技的通信手段實現信息的互通和共享，各項工作有條不紊。人在這樣的工作環境中的精神也比較輕松、愉快，工作起來不用像以前那樣承受巨大的壓力，有利于促進辦公室人員身心健康。

（三）做好保密相關工作。保密是辦公室必須的工作觀念。信息來源的廣泛性以及呈現的海量性，需要信息相關工作者必須具有足夠的專業知識與審慎的工作態度來進行鑒別，篩選掉錯誤。首先，辦公室人員要認識到保密的重要性。要本著干好本職工作的立場，不打聽、不傳播與工作無關的信息。其次，涉及到需要保密的，尚未公開的政策或決定，雖然由于工作原因已經知曉，但在公布、解密之前，不得傳播與議論，更不能將會議尚未議定或者尚未宣布的事項擅自傳播，以免給單位業務開展帶來不利影響，導致單位形象受損。

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