當前檔案收集工作存在的不足及對策研究

劉莉

【摘要】本文針對當前檔案收集工作存在的不足，提出相關對策，以期能夠有效提升檔案收集的效果，增強檔案管理工作質量，最大限度地實現檔案資源的利用價值，為企事業單位的經營管理服務。

【關鍵詞】檔案收集；收集歸檔；對策

一、當前檔案收集工作存在的不足

檔案收集工作可以說是開展檔案管理的起點和基礎環節，也是保證后續的檔案管理工作得以順利進行、決定檔案管理工作質量的關鍵環節。一直以來，檔案收集工作始終是檔案管理的難點所在，而困擾著檔案管理人員的兩大難題便是收集難和收集質量的問題。當前我國社會經濟快速發展，對檔案管理的利用有了更高的要求，在這一形勢下，檔案收集工作所呈現出來的問題也日益突出，檔案資料收集不及時、不齊全、不合要求等現象比比皆是。當前各類文件、資料的數量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，檔案收集的領域跨度較大，致使檔案收集工作的任務極為繁重，而現代化信息技術的廣泛應用，大量電子文檔的出現及應用，形式多樣的保存格式及更新快速的軟件等運用，也使檔案收集工作的難度大大增加了。而在實際工作開展中，檔案管理制度的不完善，檔案管理意識不強，檔案管理人員的工作得不到應有的重視，積極性不強，工作態度被動，缺乏創造性等問題，也在一定程度上影響了檔案收集工作的開展及其質量。當前需要直面檔案收集工作存在的不足，努力應對，不斷有效提升檔案收集的成效，為檔案的集中統一管理奠定基礎。

二、加強檔案收集工作的相關對策

（一）確立科學的檔案收集歸檔制度。科學的檔案收集歸檔制度為齊全、完備地開展檔案資料收集工作提供重要保證，因而在新形勢下，企事業單位應與時俱進，根據自身實際不斷改進原有檔案管理制度，科學地予以完善，制定切實可行的檔案收集時間、歸檔質量要求、檔案定期移交制度和聯系催交制度、注意事項，確定檔案收集的范圍等，凡是能反映并記述單位生產經營管理活動且具有保管價值的圖紙、圖表、文字資料、計算資料、照片、圖片、錄像、錄音等文件資料都應列入收集歸檔范圍之中。在落實收集歸檔范圍及時間之后，檔案管理人員應及時了解并掌握檔案資料信息，及時進行檔案資料的催交，規避資料的漏交、少交或者不交現象，以確保檔案收集工作能合理有序地開展。檔案資料的歸檔也應遵循相關規定，保證文件材料在移交時完整和齊全，期限準確，并確保材料所用的紙張、書寫格式、排列符合規范，檔案管理人員在收集并接收文檔后，按照檔案材料內容合理進行登記、分類、編目，按標準進行統一編號，裝訂完整，依次擺放，保證案卷的整齊美觀，便于查閱和利用。

（二）加強溝通協調。隨著行業競爭的白熱化，企事業單位的經營管理活動日益繁重，而檔案收集工作本身就是一項較為繁瑣的工作，需要各部門及相關人員的積極配合，因而需要檔案管理人員在職責范圍內加強與相關人員的溝通協調，以提高檔案收集工作的效果。首先，做好檔案工作的宣傳。在單位內部宣傳檔案管理工作的重要性，使職工樹立起良好的檔案意識，努力爭取領導及管理部門的支持，使單位自上而下都充分認識到檔案工作的重要意義，自覺及時地進行檔案資料歸檔。其次，加強與歸檔相關的各職能部門進行溝通協調。由于許多檔案資料往往是分散在單位內部各職能部門之中，因此需要檔案管理人員加強與相關職能部門之間的溝通協調，督促相關人員將檔案文件材料保存好，并按時歸檔，通過溝通協調激發他們的主觀能動性，尋求他們的支持和幫助，保證檔案資料的完整性，以確保檔案收集工作得以順利開展，提升檔案收集與歸檔的效果。三是與檔案利用者進行充分有效的溝通協調，檔案管理工作的根本目的是充分發揮其利用價值，為單位的發展服務，因而加強與檔案利用者的溝通協調，主動去了解利用者的需求，及時獲取真實的檔案利用情況和信息反饋，并根據利用反饋的情況不斷改進檔案工作的思路和方式方法，根據單位的信息動向、信息需求及實際情況，按計劃、有針對性地開展檔案的收集歸檔工作，充分發揮檔案管理工作的效能。

（三）改進收集辦法。當前企事業單位的檔案資料日益豐富且多元，傳統的被動式收集辦法往往導致資源漏收等現象，因而應不斷改進收集辦法，以適應現代社會的要求。除了加強與各職能部門之間的溝通協調，及時對相關文件資料進行收集歸檔，保證資料收集的連續性和完整性，還可以綜合采取日常收集、專題收集、集中收集、跟蹤收集等方法，不斷提高收集效果。日常收集貫穿于檔案管理的日常過程，需要檔案管理人員隨時將處理完畢的文件材料收集起來，對于那些能夠單獨組卷的檔案材料，隨時予以裝訂成冊，便于有效歸檔。專題收集可針對單位定期開展的重要工作安排及大型活動等，通過專題的形式將工作及活動中所形成的文檔材料收集起來，將其完整、系統地予以歸檔，便于今后的查閱和利用。集中收集是檔案管理人員定期對單位各部門的在特定時間段所形成的文件資料進行全過程、全方位收集的辦法，以便于利用者及時了解各部門各時期工作狀況，從而有針對性地調整并制定管理策略。跟蹤收集則是檔案管理人員在整理檔案資料的過程中，或是就檔案的利用中存在的問題，以追蹤的形式，順藤摸瓜，開展檔案收集工作，以尋找問題的源頭及解決辦法。多種收集辦法的綜合運用，能夠提升收集的效果，擴大檔案的收集范圍，豐富檔案資源，最大限度地實現檔案資源的利用價值，為企事業單位的經營管理服務。

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