事業單位檔案管理中的規范化

王紅靜

【摘要】在事業單位的發展運行中，檔案管理工作是重要的工作內容之一，做好這方面工作對其整個發展具有重要影響。在當前形勢下，事業單位的內部管理工作越來越復雜和多樣化，檔案管理逐漸呈現出信息化和網絡化特點，檔案管理水平也得到了明顯提升，同時對于它的規范性管理也有了更高的要求，這是時代發展的內在要求。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；規范化

由于事業單位自身的性質較為特殊，對于其檔案管理就必須要做到精細化和嚴謹化，從檔案的收集形成到入庫保存都要做到規范化，減少人為因素導致的問題發生，這是事業單位自身發展的內在要求。但是，在實際管理中，由于一系列因素的影響，包括主客觀因素、內外部因素等等的干擾，導致檔案管理的規范化程度下降，影響到檔案管理的質量提高，因此，在新形勢下做好檔案規范化管理工作，提高管理水平勢在必行。

一、事業單位檔案規范化管理的內容

（一）檔案收集階段。檔案的收集是整個檔案管理工作的開始，這一階段的工作質量直接關系著后續各個環節工作的開展狀況。在對檔案進行收集時，收集的數量過少或者是收集的內容不具有實質性作用，都會導致后續的檔案整理、編目以及鑒定等工作出現問題，進而對事業單位的正常發展產生影響，因此，做好檔案收集工作具有重要意義，首先要做的就是加強和各個部門以及工作人員的交流和溝通，對檔案收集工作的具體流程和內容進行明確，其次在收集完成之后，由專門的工作人員進行整理入卷，并移交檔案室保存。

（二）檔案整理階段。在檔案收集結束之后，下一個環節就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達標直接影響著后續的查閱，一旦沒有對檔案進行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內容，也就使其利用率下降，事業單位在對檔案進行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質量進行檢驗和確認，確保合格后方可進行系統地整理和編目。

（三）檔案鑒定階段。對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進行銷毀，這與事業單位的檔案眾多有關。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

（四）檔案保管階段。檔案的規范管理與其保管質量有密切關系，一旦在保管措施上出現失誤就會導致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當就會導致檔案出現泄露、丟失，給事業單位的發展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環節之間的緊密相連的關系，在進行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

二、事業單位檔案管理規范化的措施

（一）重視管理制度的健全和完善。事業單位要在內部管理工作中，對現有的管理制度進行健全和完善，使各項制度具體化和明細化，同時按照“三合一制度”來對庫藏檔案進行分類整理，并確立事業單位檔案工作基本框架。按照檔案分類歸納的范圍和整理的規范性要求對事業單位的檔案進行相應的收集、整理、編目以及裝訂，保證檔案的完整性和真實性。此外，還要對監督監管機制進行完善，強化對事業單位檔案工作的監督監管，切實提高檔案管理的質量。

（二）抓好保密管理工作。由于事業單位自身性質的特殊，很多檔案是不能對外公開的，具有很強的保密性要求，因此，對于檔案保管人員就要定期進行保密教育，對《保密法》進行宣傳和學習，提高保密意識。在日常工作中做好事業單位檔案資料的解密劃控和保管期限的確定工作，不能私自隨意地抄錄和復制，而且在生活中也不能在公共場合提及保密內容。檔案的保密程度并不相同，保密程度不同，它所針對的利用對象和利用范圍也就有很大差異，涉及到的保密性材料不能列入到編研范圍，對于需要銷毀的無價值檔案，也要經過鑒定批準之后，至少有兩人在場進行銷毀，絕對不能隨意銷售到廢品回收站。

（三）管理人員自身素質的完善。事業單位檔案管理的規范化，還需要從管理人員自身素質入手，管理人員是檔案規范化管理的實施者和執行者，它是檔案管理的主體。一旦管理人員的業務素質缺失，就會導致整個檔案管理工作質量下降，工作中出現很多細節上的失誤，檔案的最終利用率下降，因此，對于事業單位來說，就需要將管理人員的業務素質提升作為重點來抓，定期對管理人員進行培訓，強化責任意識，明確檔案管理的重要性，對自身的崗位工作有一個明確的定位，也可以鼓勵管理人員自主學習和完善自身素質，多參加崗位知識和技能大賽，密切和其他工作人員之間的交流與聯系，取長補短，從而提高檔案管理水平。

三、結語

事業單位的檔案資料具有繁多性和保密性特點，對于它的檔案管理規范化和嚴謹化不僅僅是自身性質的要求，更是自身長遠發展的需要，對于事業單位來說，做好檔案管理的規范化工作，就需要在結合自身實際的基礎上，從各方面入手采取行之有效的措施，保證各個階段工作的有序開展，從而實現檔案管理的規范化。

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