紙質檔案管理對檔案安全的影響及對策研究

吳婷婷

【摘要】電子檔案由于其方便快捷、易于保管和傳輸，成為檔案管理的一大種類，然而，紙質檔案也有著相對應的優勢和不可替代性。在這種情況下，加強紙質檔案的管理制度、將紙質檔案科學地與電子檔案相結合并加強檔案管理人員的培訓和素質提升就變得尤為重要。本文通過研究紙質檔案的缺陷和優勢，分析了紙質檔案對檔案安全的影響，并對紙質檔案管理提出一些建議。

【關鍵詞】紙質檔案；檔案安全；影響及對策

由于紙質檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質檔案管理具有獨特的優勢和劣勢，所以在現代檔案理中，應當運用紙質檔案和電子檔案相結合的方法，在管理和制度方面建立科學的方法，并提高檔案管理人員的素質，科學管理紙質檔案。

一、紙質檔案的特點及缺陷

紙質檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關注和青睞，但傳統的、具有原始性質的紙質檔案也不容忽視。據了解，紙質檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質檔案對檔案安全的影響及優勢

（一） 紙質檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質檔案的記錄中，紙質檔案的閱讀、調閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術、光盤技術等高科技，信息與設備結合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質檔案載體穩定、可較長期地保存資料。紙質檔案相比其他檔案記載方式有更加穩定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質檔案記載方式傳統而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調閱方式，而電子檔案相比紙質檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術和調閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業的培訓，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當今科技發達的年代，科技發達給現代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現象也更普遍了。所以紙質檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質檔案的存在，很大程度上保護了原始數據，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數據而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數據進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質檔案。可以說，辦公自動化系統中的不安全因素，充分體現了紙質檔案存在的重要性，同時也穩固了紙質檔案在檔案中的地位。

三、紙質檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結合。既然紙質檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質檔案各自的特點，可以將紙質檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯系的系統。應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續使用性造成的破壞。

（三）建立科學的管理制度。由于紙質檔案的無法更改性和永久性，應必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強檔案管理人員素質。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應素質。第一，檔案管理人員應當了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化。

四、結語

雖然在信息科技大力發展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質檔案的研究仍然十分有必要。在紙質檔案管理建設中，我們也應該跟上科技發展的步伐，在紙質檔案建設上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。

【參考文獻】

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