淺談學校檔案工作的規(guī)范化標準化管理

張宏圖

【摘要】本文論述了學校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標準化管理的策略。以期為檔案管理的規(guī)范化、標準化提供參考依據(jù)。

【關鍵詞】學校；檔案工作；規(guī)范化；標準化

在學校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學校的建設和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學校的各項建設進行科學合理的評估。總之，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，對于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實現(xiàn)對學校檔案工作的規(guī)范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標準化管理的策略。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發(fā)生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。

（二）管理標準不統(tǒng)一。管理標準不統(tǒng)一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統(tǒng)一主要是因為檔案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標準的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設也缺乏先導性，所以在實際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標，目標缺失導致的管理混亂也是管理標準得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊伍素質(zhì)不高。管理人員隊伍的素質(zhì)不高，對于管理的標準化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。

二、學校檔案管理工作標準化、規(guī)范化的管理策略

（一）強化管理制度，實現(xiàn)制度規(guī)范化。要實現(xiàn)學校檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進行設置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現(xiàn)責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進而實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標準。打造統(tǒng)一的管理標準對于檔案管理的標準化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要強化管理目標。

（三）培養(yǎng)和建設具有標準化和專業(yè)性的管理隊伍。要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，專業(yè)的管理隊伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養(yǎng)。第一是進行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題。總之，利用專業(yè)化隊伍實施檔案管理，其標準性和規(guī)范性必然會得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會得到提高。

三、結(jié)語

學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發(fā)揮，而檔案價值發(fā)揮可以幫助學校進行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規(guī)范化的策略研究，可以實現(xiàn)校園建設的科學化。

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