淺談學(xué)校檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理

張宏圖

【摘要】本文論述了學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。以期為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來(lái)看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估。總之，檔案管理工作具有重要的價(jià)值，所以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，分析管理中的問(wèn)題并進(jìn)行針對(duì)性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個(gè)主要問(wèn)題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案管理的責(zé)任制度存在缺陷，在實(shí)際管理的過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生責(zé)任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對(duì)檔案分門(mén)別類地進(jìn)行處理，但是目前存在的分類混亂嚴(yán)重影響了責(zé)任的落實(shí)。第二是在管理檔案的時(shí)候，級(jí)別劃分存在問(wèn)題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價(jià)值會(huì)進(jìn)行不同等級(jí)地劃分，而等級(jí)不同，采取的管理也會(huì)存在差異。目前，等級(jí)劃分的衡量標(biāo)準(zhǔn)缺陷嚴(yán)重，所以檔案價(jià)值的判斷有失標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一主要是因?yàn)闄n案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。再者，檔案管理的目標(biāo)建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實(shí)際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)，目標(biāo)缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一的重要原因。簡(jiǎn)而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，基本來(lái)源于管理環(huán)境的混亂，所以要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不高，對(duì)于管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對(duì)待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價(jià)值沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)。再者，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會(huì)存在檔案分類或者分級(jí)的錯(cuò)誤，更有甚者，會(huì)因?yàn)椴僮鞯膯?wèn)題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進(jìn)一步的提高。

二、學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略

（一）強(qiáng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來(lái)確立：第一，要建立健全管理責(zé)任制度。在管理中，要將工作進(jìn)行分級(jí)和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置或者是部門(mén)的劃分，通過(guò)這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。第二，要詳細(xì)檔案的分級(jí)制度。在管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理，通過(guò)級(jí)別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要做好兩項(xiàng)工作：第一是對(duì)檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會(huì)存在差異，所以對(duì)檔案管理的過(guò)程進(jìn)行步驟劃分，更有利于在各個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過(guò)程中，要確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的標(biāo)準(zhǔn)更容易明確。簡(jiǎn)而言之，要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要強(qiáng)化管理目標(biāo)。

（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)性的管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)的管理隊(duì)伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍打造需要進(jìn)行兩個(gè)方面的培養(yǎng)。第一是進(jìn)行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對(duì)檔案管理的重要意義和價(jià)值有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從而在工作中能夠重視檔案管理，認(rèn)真對(duì)待管理工作。第二是對(duì)管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料的分級(jí)、分類、存儲(chǔ)以及具體的實(shí)施方法等。通過(guò)專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來(lái)的分類分級(jí)錯(cuò)誤或者是檔案資料損毀問(wèn)題。總之，利用專業(yè)化隊(duì)伍實(shí)施檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性必然會(huì)得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會(huì)得到提高。

三、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過(guò)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，而檔案價(jià)值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進(jìn)行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說(shuō)，深入地分析校園檔案管理工作存在的問(wèn)題，然后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的策略研究，可以實(shí)現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。

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