工時管理，盤活閑置人力資源

萬進永

精益勞動管理包括精益有效工時管理和精益現場管理兩大組成部分，而精益有效工時管理又可以分為四個部分，即精益考勤管理、精益排班管理、精益交接班管理、精益勞動力調配管理，其核心價值就是把所有勞動者的勞動時間、勞動能力、團隊合作、勞動力配置以及勞動場所的現場管理都當作資本投入，再用資本經營理念去開展精益管理，幫助廣大勞動密集型中小企業提高勞動生產效率，提升產品或服務質量。

根據國家統計局公布的數據，2015年我國勞動生產率水平僅為世界平均水平的40%，美國的7.4%。這意味著我國工人生產一件產品所花費的時間遠比美國工人多得多。當前，大多數勞務承攬項目屬于企業勞動密集型業務，在項目合作中，如何降低時間成本和人力成本是每一個項目管理者都應該努力探索的重大課題。精益勞動管理就是對這一困境的有效回應。

精益考勤管理

精益考勤管理是指將勞動者在上班時間段內“在”或“不在”的情況進行詳細記錄，包括上班考勤、中間休息考勤、午飯后上班考勤、上班時間內考勤、下班考勤等等，意在規范員工在工作時間內的行為，提高有效工時率。

制訂考勤規則

根據員工出勤的各種情況，包括遲到、早退、曠工、脫崗、請假、調休、全勤、加班加點、外出或出差等情況，將相應的行為規范、流程標準及獎懲措施等規章制度納入員工手冊；實行勞務承攬的項目單位，還應將考勤規則報送客戶單位備案。例如某鋼鐵項目部規定，員工遲到15分鐘以內的，每次考核扣除20元；遲到60分鐘以上的，計曠工一天，考核除扣除月績效工資的50%，還要受到書面警告。

嚴格執行考勤

首先，選擇適當的考勤方法。考勤方法可采用考勤機、PC互聯網和移動終端考勤，對實行項目制管理的人員和外勤工作人員應盡量采用移動終端考勤，這樣不僅便于考勤數據統計，減少時間浪費，也能公正記錄員工的出勤、缺勤工時，杜絕手工考勤作假等行為。

其次，嚴格按照員工出勤或缺勤的數據計算員工的薪酬。

精益考勤管理的策略與方法

合理安排員工加班和補休。例如，對于按單價計價的項目，可根據項目的實際需要鼓勵員工加班，在員工增加收入的同時，也增加項目總體業務量，加快項目進度，從而提高項目收益。

設立全勤獎。根據項目的實際情況設立全勤獎，對當月在規定的上班時間內未出現任何遲到、早退、請假、曠工、脫崗、串崗的員工，給予一定數額的全勤獎，以提高員工的工作積極性。

合理設定班前準備和班后交接時間。即把班前準備時間設定在上班之前而不是上班之后，把班后交接時間設定在下班之后而非下班之前。例如，某郵政分揀項目規定，全體員工必須在指定時間提前5分鐘到達工作崗位，做好崗前準備；管理人員提前10分鐘到位。

精益排班管理

精益排班管理是指每月依據應完成的生產量、業務量、服務工作量或服務工作時間，運用信息管理系統，對每個班組、班次上崗工作人員進行科學排班，使每個員工都清晰掌握每月、每日上班時間、具體班次，從而杜絕員工無序上班，減少勞動力資源浪費。

排班管理的內容與步驟

通常情況下，主要依據項目的業務量來確定用工人數和班次。項目業務量一般分為生產量和服務量兩大類型。生產量主要指生產性項目需要完成的業務量，服務量主要指服務性項目需要完成的工作量。根據生產量確定用工人數和班次，主要依據與客戶簽訂的協議約定的業務量和每月客戶下達的生產計劃來確定；根據服務工作量確定用工人數和班次，主要依據客戶提供的歷史數據，分析該項目業務量的規模、周期等變化規律，并結合客戶每月的需求，再來確定該項目每月的用工人數和排班班次。

無論是生產性項目或是服務性項目的排班，原則上都應以月度為時間單位，將一個月四周每日的工作時間進行科學排班，并于當月25日前公布下月排班表，使員工提前掌握工作時間，便于員工之間相互調班、換班。

至于工作班制和班次時間，不同的項目業務類型和業務量，會出現不同的工作班制，比如單班制、兩班制、三班制、四班三轉制、四班制等。確定好項目工作班制后，再依據班制確定班次和每班次的工作時間。每一班次的上班時間和下班時間可根據項目實際需求來設定。在設置班次時間時，要注意轉班的時間安排。

精益排班管理的策略與方法

優化輪班方式。項目員工自然流失時，通過補貼兼崗獎勵，鼓勵多勞多得，讓現有員工承接流失員工的工作，促使現有員工自發完成所有工作，實現減員增效。同時，積極與員工溝通，改變原有輪班方式，保障有足夠時間完成相關工作，既降低項目成本，又能提高項目收益。項目的業務量變化較大時，可依據項目各時段的預計業務量，把一個班的員工拆分為多班次并明確各班次員工人數。例如，某郵政分揀中心每早業務處理量較小，而下午業務處理量較大，因此，該單位將原來的單班制9名員工分為兩班制，早班3人，中班6人，減少了臨時工成本，提高了項目收益。

員工個性化配置。通過信息管理系統，讓員工自助更新個人狀態，優化排班。排班時，根據員工的特長、工作狀態、興趣愛好對人員進行合理搭配。

授權現場管理人員靈活調配員工。當項目較復雜或者項目人員流動率較高時，排班管理的重要技巧之一就是適當授權現場管理人員，讓現場班組主管根據實際情況自主調整，實現高效安排人員上崗或休息。

適當安排員工交叉上班。如果項目是前后密切銜接的不同工序，為實現班組間無縫銜接，保持上下游工作密切配合，可安排各班員工交叉上班，既降低了人工成本，又保證了項目順利運轉，增加項目收入。

精益交接班管理

交接班管理是銜接班組與班組之間、員工與員工之間的重要環節，是確保項目高效、平穩、安全、有續進行的重要保障。

做好交接班前的準備工作

主管領導檢查本班人員的精神狀態，儀容、儀表；對本班次需要注意的事項進行安排指導；檢查各種記錄是否齊全、正確；檢查崗位使用物品功能是否正常；檢查崗位是否整潔，是否按要求擺放；交班前開碰頭會，主管領導聽取本班人員對本次接班后的工作意見；無誤后方可交接班。

做好交接班過程管理

交接班必須做到“五清”和“四交接”。“五清”即看清、講清、問清、查清、點清。“四交接”即面對面交接、文字交接、在崗交接、實物交接。接班人員應提前10-15分鐘到達當班人員集合場地，由接班主管領導布置相關工作及事宜，接班人員到達崗位后要查閱交接班記錄，了解工作注意事項。交接班時，雙方應履行交接手續。交接班手續未結束前，一切工作應由交班人員負責。

做好接班后工作

接班后各崗位應及時將本崗位交接情況及時向本班主管領導匯報；主管領導要在接班后立即巡視各崗位，及時發現上一班遺留問題；根據當天天氣或特殊節日等因素調整崗位情況；主管領導組織各崗位人員做好崗位工作，保持本崗位干凈整潔；落實并完成上級布置的工作，各部門做好協調、溝通；準備交班后的講評工作。

精益交接班管理的策略與方法

召開班前會議。接班人員提前10-15分鐘到達接班現場了解情況，并由班組長組織本班人員召開班前會議，布置相關工作，注意安全風險事宜及應急事件處理方法，以便交接班實現無縫銜接。

做好交班準備，避免風險發生。交班前30分鐘由班組長檢查本班員工是否做好相關交班準備，避免危機事件的發生。

精益勞動力調配管理

精益勞動力調配管理是指在項目業務量發生變化時，在本項目不同班組、不同班次間進行勞動力調配使用，以減少項目新增勞動力成本。在本項目抽調不出勞動力時，應在本區域相同項目之間進行勞動力調配使用。當從本區域相同項目之間抽調不出勞動力時，則應從外部調動勞動力資源，以滿足項目業務量或人員的臨時突發變化。

實際上，精益勞動力調配管理就是不因項目業務量增加招聘新人，也不因項目業務量減少而讓員工閑置，而是通過勞動力調配手段盤活現有員工存量和技能組合，使勞動力使用與項目業務量相匹配，降低項目人工成本。

分析項目業務量及勞動力需求

首先，掌握項目業務量情況，即該項目每月生產量或服務工作量的大小、業務量的淡旺季變化規律、每周或每日的業務量高峰低谷變化情況。這些數據和規律既可參考項目歷史數據資料，也可在項目運營一段時間后得出。

其次，要清楚勞動力資源需求，包括現有項目員工總數，項目崗位或工種情況，各崗位或工種實際在崗人數、最大需求人數（業務量最大時）、最小需求人數（業務量最少時）等狀況，以及能夠調用的外部勞動資源情況。

掌握了項目業務量的變化規律及勞動力的需求，才能把握勞動力調配的時間點、調配的方向、調配的數量等。

觀測項目員工勞動效能

在了解掌握項目勞動力狀況后，還需進一步記錄和評估現有員工的勞動效能情況，主要是各崗位員工的工作量飽和度、勞動效率以及員工的技能類型、技能等級或技能熟練程度等情況。只有掌握了員工的勞動效能，才能知道項目中哪些崗位、哪些員工還有多少潛力可挖、可調配。

靈活調配勞動力

對于業務量變化相對平穩的項目，可以通過排班來緩解勞動力調配的問題；對于不可預計的、臨時的或突發狀況帶來的業務量變化，則通過以下方式靈活調配勞動力：

調配班組內勞動力。對于班組內少量人員流失或工作量臨時增加但是數量有限的情況，先由班組長組織本班在崗員工以加班、并崗兼職等手段完成生產或服務任務；也可以從輪休的員工中抽調人員上班，以頂替空缺人員。

調配本項目單位內勞動力。當班組人員空缺較多或工作量增加較大而調用本班人員仍無法解決時，則由班長或項目經理與本項目其他班組溝通，調配具有相同、相似技能或能力的員工，支援該班組完成生產或服務任務。例如某郵政分揀項目中心，根據本項目內五個區域的業務量情況，對各區用工進行跨區域靈活調配，將五個區的不同崗位員工進行機動安排，從而緩解某一個區因臨時業務量增大而導致人手緊缺的狀況。

調配跨項目單位勞動力。項目內勞動力調配后仍然無法保質保量完成生產或服務任務的，則由該項目經理或項目所在公司的項目總監與其他項目經理溝通，調配具有相同、相似技能或能力的員工予以支援。

調配外部臨時工。當項目所在公司內勞動力調配后仍然無法保質保量完成生產或服務任務時，則從外部招聘使用臨時工。

做好調配使用獎勵工作

對于服從調配使用的員工，應做好員工調崗、調班時的工作業績評估以及員工歸隊后的獎勵。

精益勞動力調配管理策略與方法

制訂物質激勵措施。一是建立具有激勵性的薪酬方案，如實行計件工資制，多勞多得，以便員工樂意受調配去完成增加的項目業務量。某郵政分揀項目改變原來的計時工資為計件工資，把員工分成包裝組、收寄組、封發組和計價組四個組別，按組考核各組的實際任務完成量，發放績效工資。二是調配員工時，員工工資可按原崗位工資或所調至崗位的工資來結算，就高不就低；對并崗兼職的員工給予一定并崗補貼。三是對跨區域調配帶來的交通、用餐等費用給予報銷，并給予一定額度的補貼，確保受調配員工不用額外支付成本，還能得到一定收益。

招聘符合調配條件的員工。項目在招聘人員時，就要甄選符合條件的員工，以適應調配勞動力的需要。條件主要包括：服從公司做出的不同區域（在適當范圍內）之間調動、不同崗位之間調動的臨時安排；年齡層次、居住地等能適應項目業務量增加帶來的臨時工作任務安排；技能類型和技能熟練程度對臨時調配有利等等。

培養員工一專多能。項目運營中，項目管理人員、班組長應有意識地讓表現積極、能力較強的員工輪調到其他崗位工作，使其熟悉多個崗位的工作，掌握多項崗位技能。這樣才能在項目需要調配勞動力時靈活處理，降低外部招聘新人的成本。

建立臨時工蓄水池。為保障項目的順利運營，減少固定勞動力成本，在業務量增加時可廣泛使用臨時工，建立臨時工蓄水池。一是應與勞動力供應商建立長期合作關系，確保其價格穩定、人員供應及時；二是與職業學校保持經常性聯系，接收實習生，滿足一些周期短、技術要求低的項目需求。

近年來，國家不斷加大科技創新的投入力度，從宏觀層面提升經濟發展質量，增加單位勞動力產出價值，進而提高宏觀勞動生產率。但是，勞動生產率的提升不能一味依賴國家政策的引導，更需要企業在生產實踐中摸索規律，總結經驗，通過科學管理提升勞動者的個體勞動生產效率，進而提高企業的競爭力。