關于城建檔案管理的數字化建設問題研究

文/湖北省十堰市城建檔案和地下管理信息管理中心　李菱

關于城建檔案管理的數字化建設問題研究

文/湖北省十堰市城建檔案和地下管理信息管理中心李菱

城建檔案是城市建設檔案的簡稱，其信息核心主要是城建工程文件、資料、竣工檔案等，數字化建設就是利用現代信息技術手段如通信技術、網絡技術等解決信息的采集、加工、利用等問題，城建檔案的數字化建設可以極大提高檔案信息的收集、加工以及利用水平。本文首先闡述了城建檔案管理數字化建設的意義和作用，其次分析了目前我國城建檔案管理數字化建設所面臨的問題和困難，最后就加強城建檔案管理的數字化建設提出了一定的意見和建議。

城市建設；城建檔案管理；數字化

數字化城建檔案管理是一種新型的檔案管理模式，實現了建筑信息資源的綜合整合，在原來檔案管理基礎上充分利用信息系統的強大功能，深度挖掘了建設過程中的信息內容，極大地擴大了檔案利用的功能，建筑信息的數字化為政府決策乃至社會投資提供了數據依據，如根據地上片區房屋套數以及建筑面積來快速確定地下管線埋設的位置和走勢。

一、城建檔案管理數字化建設的作用

城建檔案管理的數字化建設具有一定的經濟和社會效益，主要表現在三個方面，首先是辦公自動化，數字化管理使得網上電子辦公成為可能，過去的煩瑣步驟“去檔案館取表、回去蓋章、送回檔案館”被徹底改變，數字化檔案管理尤其是設計電子檔案軟件不僅涵蓋單位廣泛，而且涉及業務也廣泛，包括電子簽章申領、網上工程報建等，檔案館借助先進信息技術及時在網上公布審核結果等，改變了過去建設單位需要多次咨詢審核進度、更正補交材料等，很大程度上節省了其的人力、物力以及時間成本。其次是審核自動化，利用計算機輔助審核，城建檔案軟件能集成國家規范并隨時監測填報數據，對不符合標準的數據和工序等及時報錯，并能使用云數據對比來判斷送審檔案的歸檔資格，這種“機審”環節既能保證檔案的完整性和真實性，又能確保檔案質量。再次是空間占用小，城建檔案的專業分類繁多且子類復雜，傳統的紙質管理需要的空間大，對環境的溫度、濕度要求高，所以其管理成本居高不下，而電子檔案只需要儲存于硬盤和服務器中，對實體空間和環境的要求較低，很大程度壓縮了檔案管理的成本。

二、城建檔案管理的數字化建設面臨的困難

（一）來自電子文件和電子檔案管理方面的困難。經過多年的探索和實踐，我國在城建的電子文件、檔案、資料等管理上日益完善，與之相關的制表、分類基本完整，但是隨著經濟的飛速發展，城建的資料、工程文件等檔案管理方面的工作量也增加了很多，城建檔案原來的“手工管理”模式已經出現明顯的弊端，不適應現在的管理需求了。來自電子文件和電子檔案管理方面的困難主要有以下四點，一是分類、編制規范不統一，這點主要表現在現場文件資料和竣工文件資料上，同類型文件在不同時間的編制和分類上有出入，導致檔案的檢索和利用十分不便，而且采用傳統的手工管理，甚至出現檔案丟失的現象。二是檔案編制時間長，效率低，費用高。三是收集上的問題，由于系統的不完善性，信息收集的時效性很低。四是文件、資料的檢查手段落后，信息化管理水平不高，效率低下。

（二）來自數字化管理的困難。城建檔案在數字化管理的困難主要是自于來人力保障。在人才保障方面，要保證各電子信息設施的正常運行，必須要具有專業技術知識的人才進行操作和維護，而且電子信息行業更新換代快，數字化建設的各類軟件需要不斷地進行更新和升級，更不離開專業的技術人才，但實際上在城建檔案的數字化建設過程中存在著人力保障不足的問題，管理人員的知識結構需要進一步的調整，除了檔案管理知識之外，要加強計算機、數據庫管理等電子技術相關方面的知識，提高技能以促進城建檔案管理的數字化進程。

三、加強對城建檔案管理的數字化建設

（一）規范軟件的標準。目前我國城建檔案管理單位很多都已經購買或者自行開發了軟件系統來代替手工方式處理檔案信息，但是這些軟件系統沒有形成統一的規范標準，技術對口、銜接上存在很多問題，所以要加強城建檔案的數字化建設，必須要統一軟件標準，提升信息化管理要求，加強橫向聯系，形成網絡化的大氣候。

（二）加強數字化建設、專業人才培養。上級要予以重視，完善軟、硬件方面上的配套設施，提高對城建檔案管理的認知，將其數字化建設加入到行政主管重要工作議事日程當中，加強對城建檔案管理工作的宣傳，保障數字建設的物質基礎。同時，還要加強對專業人才的培養，調整檔案管理人員的知識結構，除了檔案管理知識之外，還要加強計算機、數據庫管理等電子技術相關方面的知識，若引進技術相關人才要加以檔案管理知識的細化培養，如檔案的采集、資源處理、數據庫加工、審核加工等，從而保證各電子信息設施的正常運行和系統的升級更新，提升城建檔案管理的工作效率和質量。

四、總結語

數字化城建檔案管理是一種新型的檔案管理模式，實現了建筑信息資源的綜合整合，極大地提高檔案信息的收集、加工以及利用水平，并具有一定的經濟和社會效益。目前我國的城建檔案管理數字化建設過程中存在著電子文件、檔案管理方面以及人力上保障不足的困難，因此要進一步加強城建檔案管理的數字化建設，首先要規范軟件標準，其次要加強專業人才培養，提升數字化管理要求。

［1］曾云云.對城建檔案管理的數字化建設的思考［J］.管理觀察，2015（13）：39-40.

［2］劉訓文.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考［J］.企業改革與管理，2015（20）：39.

［3］胡淑惠.有關城建檔案管理數字化建設問題的分析［J］.企業改革與管理，2015（23）：67.