檔案信息化、數字化和網絡化三者之間的關系

文/海口市第一職業中學 馮錦青

檔案信息化、數字化和網絡化三者之間的關系

文/海口市第一職業中學 馮錦青

現代信息技術的廣泛應用為檔案事業的發展帶來了前所未有的機遇。大力加強檔案信息化建設不僅是時代發展的必然要求，也是檔案事業發展本身的內在需要。本文試圖探討檔案信息化、數字化和網絡化三個概念之間關系。檔案信息化是總綱，是檔案數字化和網絡化的綜合；檔案數字化和網絡化是檔案信息化的核心元素和重要內容。明確三者之間的關系對檔案信息化建設的具體實施有著積極的現實意義。

檔案；信息化；數字化；網絡化

檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程，檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。將傳統載體的檔案加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，迎接檔案信息服務新環境的挑戰，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案信息化、網絡化建設是檔案信息化建設的重要內容。

一、檔案信息化是檔案數字化和網絡化的綜合

現代信息技術的快速發展為檔案的管理和服務打開了更為廣闊的空間，也為檔案事業的發展增添了新的活力。檔案信息化是大勢所趨。我們已經處在一個知識和信息大爆炸的時代，每天都有大量的知識和信息涌現，而知識經濟與信息經濟都需要我們重新思考檔案管理和服務在經濟建設及社會發展中的地位和價值。互聯網技術的廣泛應用，打破了處理信息的時空限制，瞬時收集信息和利用信息都成為現實。傳統的檔案管理模式和服務水平顯然無法滿足當前經濟快速發展的要求。傳統的檔案管理重在檔案的收集、整理和保管，檔案主要以紙質媒介或實體等形式存在，需要大量的存管設施和館室，操作上也基本上是手工為主，需要大量的人力。而在提供服務上，從人工查找檔案目錄到按照檔案目錄提供的信息找到所要的檔案材料，需要一定的時間，效率非常低下。檔案管理和服務必須與時俱進，借助現代信息技術，在對檔案信息資源進行數字化處理后，研究開發功能比較完善的檔案管理和服務數據庫，加大網絡設施的投入和建設，把檔案管理中心打造成現代化的檔案信息服務中心，通過互聯網和局域網，為用戶提供優質快捷的服務。檔案信息化是當前檔案發展的總綱，是檔案數字化和檔案網絡化的綜合。

二、檔案數字化是檔案信息化的前提和基礎

檔案信息化建設依托于數字技術將紙質檔案材料轉換成計算機識別的“數字語言”材料。目前應用比較廣泛的掃描技術、音頻錄制、影像攝制等基本上能把原始的紙質檔案和影像資料都以數字化的形式進行收集，再經過計算機的著錄、編目等處理，并把所有的檔案信息都存儲于數據庫系統中，形成一個有序結構的檔案信息庫。檔案數字化不僅需要對傳統的檔案載體進行轉換，還要做好電子文件的收集和存儲工作。當前無紙化辦公已經成為常態，電子政務系統在我們處理日常事務中發揮著傳統辦公方式無法比擬的優勢，但這也給檔案信息資源的收集和整理、存儲等提出了新的課題。首先，面對眾多的電子文件信息，檔案管理人員需要逐個甄別，把有檔案價值的文件遴選出來。然后，按照編排好的電子文件目錄，分門別類地進行歸檔。檔案信息經過數字化處理后，都成為脫離紙質載體或實體的數字信息資源，這是檔案信息化建設的基礎性工作，是檔案信息化建設的前提條件。檔案數字化可以提高檔案管理的效率，檔案管理人員對檔案信息的處理主要是通過計算機和檔案數據庫來完成。檔案信息的查詢、檢索都非常方便。另外數字化的檔案信息保存比較便利，對場地沒有特別的要求，只需要有足夠數量的電腦和服務器即可。

三、檔案網絡化拓展了檔案數字化資源的利用和服務的時空界限

互聯網使得信息的交流與傳輸更加快捷和活躍。檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容。在檔案數字化的基礎上，把檔案數據庫連接到互聯網或者其他相關專門領域和行業的網絡，讓檔案信息資源進入網絡高速公路，用戶通過網絡可以隨時隨地檢索自己需要的信息。單位內容通過局域網，把各個部門的檔案信息資源同單位的檔案信息中心進行連接。一方面檔案信息可以分散存儲于各個部門，另一方面又可以供信息中心隨時調閱，打破了檔案管理的時空限制。各個部門只需要把本部門的信息進行收集、整理，以電子文件的形式進行歸檔，通過專用服務器和身份驗證，存儲到檔案信息數據庫中。檔案信息中心可以通過網絡對本部門的檔案信息材料開展鑒定和驗收等工作。同樣地，單位的檔案信息中心可以通過互聯網同外部的檔案管理中心連接，使得本單位的檔案信息中心融入到行業或社會的檔案體系中，供更多的用戶查閱，大大拓展了數字化資源的利用和服務的時空界限，使得本單位的數字化成果得到最大限度的推廣，從而創造出更大的社會效益，提高了單位的美譽度，進而為單位帶來一定的經濟效益。

四、結束語

檔案信息化是當前檔案建設的戰略重點和發展方向，檔案數字化是檔案信息化建設的關鍵內容，是信息化的前提和基礎，而網絡化則為數字化成果的推廣和利用提供了更為廣闊的空間。三者彼此依托、互為一體。我們要大力培養既能熟練運用數字技術、網絡技術，又懂檔案管理和服務的專業人才，推動檔案信息化的進程。

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