如何實現檔案管理信息化

文/白銀礦冶職業技術學院 高建麗

如何實現檔案管理信息化

文/白銀礦冶職業技術學院 高建麗

計算機技術的進步也使得檔案管理工作得到了極大的便利，我們的檔案管理從過去的紙質管理上升到了信息化的管理，并且傳統的檔案管理已經不適應當前的檔案管理工作，為此，信息化的檔案管理也成為當前的發展趨勢，本文就檔案信息化的實施進行簡單研究。

檔案；信息化；管理

檔案能夠保存最真實可靠的原始數據。當前我們的檔案已經逐步從過去的紙質版改為現在的信息化管理，對檔案管理工作也提出了新的要求，檔案管理必須能夠具有一定的技術性、時效性等。隨著信息化時代的來臨，計算機網絡技術已經深入到我們的生活、工作的每個角落，為此，相關單位的檔案管理工作應當及時做出調整，對檔案的科學化、規范性做出一定的改善。

一、檔案信息化的現狀分析

隨著計算機網絡技術在生活工作當中的全面普及，也為我們提供了巨大的便利，大大提高了工作效率。檔案信息化則是單位檔案利用計算機網絡技術，收集整理相關的檔案數據，最后進行存儲利用的一系列流程。信息化的檔案能夠為人們提供更加全面的數據，并且查閱非常方便。電子檔案主要包括網絡化、數字化以及規范化等方面的內容。

在計算機時代以前，我們的檔案管理工作還是以紙質檔案為主，在網絡信息時代，一些單位已經逐漸開始采用信息化的電子檔案與紙質檔案結合的方式。隨著信息技術的不斷更新發展，檔案管理工作已經逐漸向全信息化的時代發展。就目前來說，我們國家的檔案管理工作仍然是電子檔案與紙質檔案結合的方式，信息化檔案還需要進一步發展，

二、檔案信息化的實施策略分析

（一）加大信息化基礎設施的投資力度。為提高檔案的信息化程度，企業必須要提供良好的信息化環境，加強投資力度，完善相關的設備，促進檔案管理的現代化發展。對于企業的檔案管理工作來說，可以將管理工作分為內部網以及外部網兩種。前者的工作內容主要是各種數據的收集、整理以及存儲，然后將這些數據為企業人員提供服務；而后者的主要工作內容則是為將企業的數據進一步的進行處理，為廣大社會群眾提供服務。

對于檔案管理工作的信息化來說，必須要具備一定的硬件設備才能支持信息化建設工作的開展，比如，計算機、路由器、相機等數碼產品、u盤等等。為此，相關單位必須要加大投資力度，完善企業的相關硬件設施，并且能夠大大降低傳統檔案管理工作保存、保密以及存儲等問題，同時能夠大大改善工作效率，節省企業的人力資源，進而實現成本控制。此外，檔案對于一個企業來說是非常重要的，為此我們必須要加強其保管，確保檔案數據的安全保密，信息化的檔案管理，必須要完善相關的監督系統以及操作系統，保證操作系統的安全問題，提高檔案管理工作的安全性能。

（二）檔案管理工作逐步規范化。企業首先要建立起完善的管理制度，對于檔案中的可公開文件及保密文件區分完善，比如一些單位內部的合同等是必須保密的，檔案管理部門必須要加強保密措施，完善工作流程，對工作的每個環節都要嚴格把關，確保工作流程的規范化及科學性。同時，企業必須要建立起管理工作標準來，使得檔案管理工作能夠統一化進行管理，這對檔案信息化的建設來說有著非常積極的意義。通過統一標準來約束企業人員的工作，避免檔案出現混亂的現象，同時也有助于檔案信息化的逐步完善。

此外，在檔案信息化的建設過程中，工作人員必須要能夠有效地規范自己的工作行為，能夠將相關數據信息完整的整理到數據庫當中，確保信息的完整性。通過電子檔案的設立，工作人員可以利用計算機查詢技術，在短暫的時間內查詢想獲得的信息，避免傳統檔案查閱時大量的翻閱工作，大大節省了工作的時間。

（三）提高從業人員的綜合素質。檔案信息化的建設對從業人員的專業素質要求比較高，他們必須對檔案管理、計算機、網絡等技術有著一定的掌握才能很好地從事該工作。檔案管理工作本身比較煩瑣，并且也是系統性的工作，對于檔案的信息化建設來說，企業負責人必須要對其有著正確的認識。同時，電子檔案必須要通過計算機來完成相關的工作，工作人員必須要具備一定的專業基礎才能勝任該項工作。為此，企業必須要對檔案管理工作人員進行一定的培訓后方能上崗操作，同時定期為工作人員進行培訓，使其能夠跟上技術的發展進步。同時，企業也要制定相關的考核制度，使得工作人員能夠對檔案管理工作相當熟悉，對工作的流程掌握牢固，能夠快速準確地處理各種電子數據及信息。

對于檔案管理工作人員來說，必須要對該項工作有著高度的重視，對自身的各項素質也要有著充分的了解，對不足之處必須要想方設法地提高自我，完善自身專業技能，并且對相關技術的更新發展有著一定的了解，充分將計算機技術應用到實際的檔案管理工作當中，確保自身的業務水平能夠滿足工作需求。

三、總結

檔案信息化建設也是當前檔案管理工作的必然發展方向，為此，企業必須能夠遵循社會發展方向，積極采用先進的管理技術及管理措施，提高信息化的水平，逐步完善企業的檔案管理工作。

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［2］趙連琴.檔案信息化的管理與制度創新［J］.中國科技信息，2005（18）.

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