檔案信息化建設相關問題的探討

文/海口市第一職業中學 韓清衍

檔案信息化建設相關問題的探討

文/海口市第一職業中學 韓清衍

隨著現代信息技術的快速發展，檔案信息化成為檔案事業發展的新趨勢。本文結合檔案信息化的內涵, 分析了目前國內檔案信息化建設過程中存在的主要問題，并提出了加強檔案信息化建設的幾點措施。

檔案信息化；檔案管理；開發利用；措施

一、檔案信息化的內涵

檔案信息化是現代信息技術快速發展和普遍應用的產物，是對傳統檔案體系工作的創新，是檔案事業發展的必然趨勢。早在2002 年11 月25 日， 國家檔案局中央檔案館向全國各檔案部門印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》， 明確提出檔案信息化建設涵蓋基礎設施建設、信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息化標準規范建設。這五個方面基本上對檔案信息化做了較為全面的解讀。為檔案信息化的具體實施指明了切入點。

二、目前檔案信息化建設過程中存在的主要問題

近幾年來，檔案信息化日益受到相關單位的高度重視，在檔案信息化的推進上都取得了一定的經驗和成果。但我們也發現，檔案信息化進程中仍然存在著不少問題。

（一）檔案信息化建設意識有待加強。由于長期以來檔案都是以紙質媒介或者實體等形式貯藏，檔案工作人員在向檔案信息化的觀念轉變上比較困難，仍然習慣于傳統的檔案工作體系，檔案信息化的意識比較淡薄。很多單位領導對檔案本身的重要性認識不足，在檔案建設的投入上難以放到優先考慮的位置。這些都對檔案信息化建設的順利開展帶來了一些干擾或障礙，延緩了信息化的整個進程。

（二）檔案管理人員素質有待提高。檔案室屬于單位的行政服務部門，過去在此部門的工作人員文化水平普遍較低，年齡偏大，他們手工操作比較熟練，但對電腦操作卻很生疏，在電子文件管理方面缺乏經驗。檔案信息化建設的最終目的是提高檔案的服務價值，電子文檔便于檢索和查詢，網絡讓檔案資源實現了共享，拓展了服務對象范圍，提高了利用效率和價值。很顯然，檔案信息化建設對檔案管理人員的素質提出了新的要求。原先的管理人員需要盡快參加現代信息技術方面的培訓，提高自身的業務水平。

（三）檔案信息化建設的基礎設施相對薄弱。檔案信息化要求檔案管理引入現代信息技術，而現代信息技術又必須依賴于現代化的軟件和硬件設施。內存比較大的計算機、運行速度較快的局域網、功能比較強大的服務器以及專門為檔案管理開發出來的數據庫等等，這些都是檔案信息化建設的必要條件。目前檔案管理部門因為資金比較緊張，增加收入的渠道比較少，一定程度上制約了在基礎設施上的投入，導致檔案信息化建設陷入心有余而力不足的窘境。

（四）檔案信息化建設的標準滯后。檔案信息的規范化和標準化是檔案信息化的基本要求之一。國內目前對檔案管理的工作標準制定了不少標準，但主要是針對傳統紙質檔案的，對數字化的檔案管理制定的標準比較少。檔案信息資源的貯存必須要用共同的信息技術和共同的信息語言，否則會出現各自為政，電子檔案混亂的局面。檔案信息化建設要求從數字檔案信息的著錄、保護等方面入手，制定新的標準來規范工作實踐。

三、加強檔案信息化建設的主要措施

（一）轉變觀念，樹立現代檔案管理意識。單位各級領導及全體檔案管理人員都要迅速轉變觀念，從檔案事業的發展戰略高度認識檔案信息化建設的重要性。互聯網技術、多媒體技術、數字化技術等都是當前鮮明的時代特征，檔案管理也必須與時俱進，充分利用現代信息技術豐富、完善傳統檔案管理的不足，樹立現代檔案管理意識，實現檔案資源收集、著錄、開發利用等方面的突破，更好地滿足用戶的需要， 提高檔案管理的社會效益。

（二）外引內培，優化檔案管理人員素質。檔案信息化建設的成效歸根結底取決于檔案管理人員的素質。檔案信息化建設要求檔案管理人員不僅要掌握專業的檔案管理知識，熟悉傳統的紙質或實體材料的存檔，還要能運用現代信息技術手段獲取檔案信息資源、通曉電子著錄并能提供數字化的檔案信息服務。一方面，單位要組織內部員工進行技能培訓，讓他們盡快適應新的工作挑戰，另一方面，要積極引進電腦操作熟練、懂軟件開發和利用的高素質人才，打造檔案信息化建設的精英團隊，為檔案信息化建設提供人力資源上的保障。

（三）增加投入，創建現代化的檔案信息中心。檔案信息化建設是為了更好地為經濟、社會、企業等提供服務。單位應該加大資金投入，創建現代化的檔案信息中心，使檔案管理部門成為提升本單位的形象和核心競爭力的生力軍之一。有條件的單位可以把檔案室、圖書館、計算機中心等部門進行整合，形成技術上互相支持、信息資源共享的良好格局，促進檔案信息化建設。現代化的檔案信息中心需要有方便快捷的信息網絡、性能穩定并且功能強大的數據庫以及數量足夠的計算機和服務器。另外，各級部門要緊密配合檔案管理部門，加大網絡信息資源的開發，并利用現代化的信息網絡，實現檔案信息在短時間內的異地傳輸與交流， 使分散在各地的檔案信息資源實現共享。

（四）結合實際， 制定檔案信息化建設的標準和制度。數字化技術快速發展的今天，檔案載體不再只是停留在紙質媒介和實體等形式，而是呈現出多元化的態勢。單位應立即行動起來，按照國家的有關法律和規定，結合自身的實際情況，制定與檔案信息化相適應的標準和制度。電子檔案的鑒定、電子文件的格式和存儲及利用都有相應的標準和規范。檔案信息的密級應制定嚴格的標準，根據檔案的密級配置相應的服務器，完善檔案管理制度，加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。

檔案信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢，單位只有迎頭趕上，適應這一重大變革。創新工作思路，積極探索檔案信息化建設的有效路徑，不斷總結經驗，推動檔案信息化建設上新的臺階。

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